İYS kaydı, ticari elektronik ileti gönderecek işletmenin iys.org.tr üzerinden e-Devlet şifresiyle ya da elektronik imzayla başvurması, markalarını tanımlaması ve Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesini imzalamasıyla yapılır. MERSİS kaydı olan şirketler başvuruyu çevrim içi tamamlar; MERSİS kaydı olmayanlar ve Türkiye'de yerleşik olmayan firmalar belgelerini e-posta ve kargo ile gönderir. Kayıt ücretsizdir.
Kayıt, Yönetmelik m.5/2 gereği zorunludur: ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişiler İYS'ye kaydolur. Kayıt olmadan SMS firmanız da gönderiminizi başlatmaz (m.11/6). Bu yazıda başvuru öncesi hazırlığı, adım adım başvuruyu, özel durumları ve kayıttan sonra yapmanız gerekenleri anlatıyoruz. İYS'nin genel mantığı için İYS nedir yazısına bakabilirsiniz.
Başvurudan önce hazırlayın
İYS'nin başvuru sayfası ve SSS'si başvurudan önce şunları istiyor:
- Güncel MERSİS bilgileri: Başvuruyu yalnızca MERSİS kaydı olan ve bu kayda göre yetkili görünen kişiler yapabilir. Bilgileriniz güncel değilse önce MERSİS üzerinden güncelleyin; İYS bu bilgileri MERSİS'ten alır.
- İmza yetkilisinin bilgileri: T.C. kimlik numarası, cep telefonu ve kurumsal e-posta adresi.
- Marka tescil belgeleri (PDF): Ticaret unvanınız dışında farklı isimlerle (markalarla) ileti gönderiyorsanız tescil belgelerinin yüklenmesi zorunludur.
- Giriş aracı: Yetkilinin e-Devlet şifresi ya da elektronik imza token'ı (USB veya akıllı kart).
- Adobe Acrobat Reader: Taahhütnameyi elektronik imzayla imzalayacaksanız bilgisayarınızda kurulu olmalı.
Adım adım İYS başvurusu
1. Başvuru yolunu seçin: e-Devlet veya e-imza
İYS Başvuru Nasıl Yapılır? sayfası üzerinde iki yol var. e-Devlet ile başvuru daha hızlıdır ve MERSİS kaydı olanlar içindir; 28 Eylül 2020'de açılmıştır. E-imza ile başvuru ise yetkili kişinin elektronik imzasıyla yürütülür. T.C. vatandaşı olmayan yetkililer veya MERSİS kaydı bulunmayanlar manuel başvuru yapar (aşağıda).
2. Bilgileri girin ve markalarınızı tanımlayın
Sitenin başvuru ekranlarındaki sıraya göre kimlik ve MERSİS doğrulamasından sonra firma bilgileri girilir, ardından markalar tanımlanır ve belgeler yüklenir. Bu aşamada istenebilecek belgeler arasında marka tescil belgesi, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve hizmet sözleşmesi bulunur.
3. Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesini imzalayın
Başvuru sırasında size özel bir taahhütname oluşturulur; sitede inceleyebileceğiniz bir örnek Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi de var. E-imza ile imzalarken İYS elektronik imza yardım kılavuzu şu sırayı anlatır:
- Taahhütnameyi başvuru ekranından indirin.
- E-imza cihazınızı takın; token veya kart okuyucu yazılımının kurulu ve güncel olduğundan emin olun.
- Belgeyi Adobe Acrobat ile açın, Araçlar sekmesinden Sertifikalar bölümüne geçip "Dijital Olarak İmzala" seçeneğini kullanın.
- İmza alanını çizin, dijital kimliğinizi seçin, PIN'i girin ve belgeyi yeni bir adla kaydedin.
- İmzalı PDF'i başvuru ekranındaki ilgili alana yükleyin.
Şirketinizde müşterek temsil varsa, ilk yetkilinin imzaladığı belgeyi en az bir yetkilinin daha imzalaması gerekir. Adobe ile sorun yaşarsanız İYS, eSignBox veya İmzager yazılımlarının da kullanılabileceğini belirtiyor.
4. Kontrol ve onay
Taahhütnamenin 3.2 ve 3.3 maddelerine göre İYS A.Ş. sunduğunuz bilgi ve belgelerin doğruluğunu kontrol eder. Eksiklik, tutarsızlık veya şüphe görürse yeni belge ya da düzeltme isteyebilir. Belgeler tam ve doğruysa başvuru onaylanır ve taahhütname yürürlüğe girer. Yarıda kalan bir başvuruya devam etmek veya durumunu sorgulamak için başvuru sayfasındaki "Mevcut Başvuruya Devam Et" bağlantısını kullanabilirsiniz. Kaynaklarda inceleme süresine dair bir bilgi yer almıyor.
MERSİS kaydı olmayan işletmeler
MERSİS numarası olmayan hizmet sağlayıcılar (örneğin MERSİS'e kayıtlı olmayan bazı esnaf veya kurumlar) çevrim içi başvuru yerine ön kayıt yapar. Bilgi ve belgeler PDF olarak onkayit@iys.org.tr adresine gönderilir.
| Gerekli bilgiler | Gerekli belgeler |
|---|---|
| İmza yetkilisinin TCKN’si (yabancı yetkili için pasaport no) | Vergi levhası fotokopisi (yoksa vergi numarasını içeren belge) |
| Yetkilinin adı soyadı, e-postası, cep telefonu | Yetkilinin şirket unvanı altında düzenlenmiş imza sirküleri |
| Ticaret unvanı, vergi kimlik numarası, vergi dairesi | Marka kullanım yetkisini gösteren belge (tescil belgesi, yetkilendirme yazısı) |
| Web sitesi, iletişim numarası | Kaşeli ve imzalı taahhütname |
| İl, ilçe ve iletişim adresi | Sitenin bir sürümünde ayrıca nüfus cüzdanı fotokopisi ve varsa oda kayıt belgesi |
Taahhütnamenin tüm sayfaları kaşeli ve imzalı olmalı; hem e-postayla hem de aslı kargoyla gönderilir. Diğer belgelerin fiziken gönderilmesi gerekmez. Kargo adresi: İleti Yönetim Sistemi A.Ş. Hukuk Departmanı, TOBB İkiz Kuleleri C Blok Kat 21, Dumlupınar Bulv. No:252, 06530 Çankaya / Ankara.
MERSİS numarası olduğu hâlde çevrim içi başvuramayanlar (örneğin yetkilisi T.C. vatandaşı olmayan şirketler) de aynı adrese yazar. Bu durumda yukarıdaki bilgilere MERSİS numarası eklenir; belge olarak imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi, marka kullanım yetkisi belgesi ve kaşeli, imzalı taahhütname (aslı kargoyla) istenir.
Türkiye’de yerleşik olmayan firmalar
İYS SSS, Bakanlığın şu görüşünü aktarır: Türkiye'de yerleşik olsun ya da olmasın, ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek veya tüzel kişiler mevzuata uymalı ve İYS'ye kaydolmalıdır. Türkiye'deki alıcılara ileti gönderen yabancı firmalar apostil tasdikli faaliyet belgelerini ve başvurudaki yetkililerin yetki belgelerini bilgi@iys.org.tr adresine gönderir. Aynı belgeler daha sonra posta yoluyla İYS A.Ş. merkez adresine de iletilir.
Kayıttan sonra ilk yapılacaklar
Hesabınız açıldığında hukuki yükümlülükler bitmez, asıl iş başlar. Taahhütnamenin 5.1 maddesi de İYS'ye kaydolmanın mevzuattaki yükümlülüklerin tamamını karşılamadığını açıkça yazar. Kontrol listesi:
- Kullanıcıları tanımlayın: Yetkili kullanıcılar ekleyin ve şifreleri paylaşmayın. Taahhütnameye göre yetkili kullanıcıların tüm işlemlerinden şirket sorumludur. API ve hesap işlemlerinde yetkili kişi dışında varsa iki hesap yöneticisi daha e-Devlet ile giriş yapabilir.
- Mevcut onaylarınızı yükleyin: Web arayüzünden tek tek, CSV dosyasıyla toplu ya da API ile. Her kayıtta iletişim adresi, izin tarihi, kanal (arama, mesaj, e-posta), alıcı tipi (bireysel veya tacir) ve izin kaynağı bulunur.
- Tacir ve esnaf alıcılarını da kaydedin: Onay gerekmese bile gönderimden önce bu adresler İYS'ye tacir olarak kaydedilir ve ret kontrolü yapılır (Yönetmelik m.6/6). Ayrıntı: tacir ve esnafa ticari ileti.
- Aracı hizmet sağlayıcınızı ekleyin: İYS API SSS'ye göre firma yetkilileri İYS Web'de İşyerim veya Marka Yönetimi bölümünden aracı hizmet sağlayıcı ekleyebilir. Bkz. SMS firması ve aracı hizmet sağlayıcı.
- Ret akışını kurun: Size gelen retleri üç iş günü içinde İYS'ye işleyin (m.9/6) ve günlük raporu takip edin. Temel Hizmetlerde son yedi güne ait günlük rapora erişebilirsiniz. Bkz. İYS ret bildirimi.
- Entegrasyon gerekiyorsa paket ve entegratör seçin: Bkz. İYS ücret tarifesi ve İYS entegratör nedir.
Onayları yüklerken 3 iş günü kuralı
Yönetmelik m.7/11'e göre İYS dışında aldığınız onaylar üç iş günü içinde İYS'ye kaydedilir; m.7/12'ye göre kaydedilmeyen onaylar geçersizdir. Bu kural API'de de uygulanır: üç iş gününden eski tarihli bir izin yüklemeye çalışırsanız H467 hatası alırsınız.
Eski onayların toplu aktarımı için tanınan geçiş süreleri çoktan doldu. İYS API SSS'ye göre 150.000'in üzerinde adresi olan firmalar için geçmiş tarihli izinler 1 Ocak 2021'den, diğerleri için 1 Haziran 2021'den itibaren yüklenemiyor. 1 Mayıs 2015 öncesinden onaylı olarak kayıtlı alıcılar için ayrı bir izin kaynağı (HS_2015) vardır ve bu kaynakta izin tarihi yalnızca 2015-05-01 00:00:00 olabilir. Yani bugün kaydolan bir işletme için pratik sonuç şudur: onay aldığınız gün ya da en geç üç iş günü içinde İYS'ye yükleyin.
Onay toplama formunuzu kurarken onay metninin nasıl yazılacağı, kutunun önceden işaretli olamayacağı gibi kurallar için ticari elektronik ileti onayı nasıl alınır yazısına bakın.
Sık Sorulan Sorular
İYS kaydı ücretli mi?
Hayır. Kayıt ve Temel Hizmetler (izin ekleme, sorgulama, marka ve bayi yönetimi, günlük rapor) ücretsizdir. Ücret, API entegrasyonu gerektiren bazı İLETİ paketlerinde ve ViA'da söz konusudur.
İYS’ye kaydolmadan SMS gönderebilir miyim?
Ticari ileti için hayır. İYS SSS'ye göre kayıt zorunludur ve Yönetmelik m.11/6'ya göre aracı hizmet sağlayıcı İYS'ye kayıtlı olmayan hizmet sağlayıcının ticari iletisini göndermez.
Şahıs şirketiyim ve MERSİS numaram yok. Ne yapmalıyım?
Çevrim içi başvuru yerine onkayit@iys.org.tr adresine ön kayıt yaparsınız. Vergi levhası, imza sirküleri, marka kullanım yetkisi belgesi ve kaşeli, imzalı taahhütnameyi PDF olarak gönderir, taahhütnamenin aslını kargoyla iletirsiniz.
Ajansım veya SMS firmam benim adıma kayıt olabilir mi?
Başvuruyu MERSİS kaydına göre yetkili görünen kişi yapar. Aracı hizmet sağlayıcı ise Yönetmelik m.11/4'e göre başkaları adına onların ürünlerini tanıtmak için onay alamaz. Kayıt ve onaylar işletmenin kendi adına olmalıdır.
Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.
İlgili içerikler: İYS nedir · Ticari ileti onayı nasıl alınır · İYS marka ve bayi yönetimi · İYS ücret tarifesi · E-ticaret sitesinde zorunlu bilgiler