Dernek nasıl kurulur? Kurucular, tüzük, kuruluş bildirimi ve ilk genel kurul

Dernek nedir, kimler dernek kurabilir?

5253 sayılı Dernekler Kanunu m.2, derneği kazanç paylaşma dışında, kanunlarla yasaklanmamış belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere, kanunda belirtilen sayıda gerçek veya tüzel kişinin bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmesiyle oluşan, tüzel kişiliği bulunan kişi topluluğu olarak tanımlar. 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu m.56 da aynı tanımı yapar ve hukuka ya da ahlâka aykırı amaçlarla dernek kurulamayacağını ekler. Tanımdaki iki ifade pratikte çok önemlidir: dernek üyelerine kazanç dağıtmak için kurulamaz ve amacı belirli ve süreklidir.

Dernekler Kanunu m.3'e göre fiil ehliyetine sahip gerçek veya tüzel kişiler önceden izin almaksızın dernek kurma hakkına sahiptir. Bu genel kuralın yanında akılda tutmanız gereken birkaç sınır vardır:

• Silahlı kuvvetler ve kolluk mensupları ile memur statüsündeki kamu görevlileri hakkında özel kanunlarında getirilen kısıtlamalar saklıdır. Kamu görevlisi bir kurucu varsa, kendi personel mevzuatına bakması gerekir.
• Kanunda sayılan bazı suçlardan mahkûm olanlar, derneklerin genel kurul dışındaki organlarında görev alamaz. Yönetim ve denetim kurullarında görev alacak kişileri belirlerken bu hükmü göz önünde bulundurun.
• Kanunda belirtilen yaşı doldurmuş, ayırt etme gücüne sahip küçükler, yasal temsilcilerinin yazılı izniyle çocuk dernekleri kurabilir; çocuk derneklerine yetişkinler kurucu ya da üye olamaz.
• Türkiye'de yerleşme hakkına sahip yabancı gerçek kişiler, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu m.93 uyarınca dernek kurabilir veya kurulmuş derneklere üye olabilir.
• Tüzel kişiler de kurucu olabilir; bu durumda kuruluş bildirimine tüzel kişinin yetkili organının kararı eklenir.

Dernek kurma adımları

Aşağıdaki sıra, 5253 sayılı Dernekler Kanunu, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği hükümlerine göre bir derneğin kuruluşunu baştan sona özetler. Adımları atlamadan ilerlemek, idarenin inceleme sırasında eksiklik bildirme ihtimalini azaltır.

Amacı ve adı netleştirin

Dernek tüzüğünde gösterilen amaç ve çalışma konuları dışında faaliyette bulunamaz (Dernekler Kanunu m.30). Bu yüzden amacı yazmadan önce derneğin ileride ne yapacağını kurucularla birlikte somut olarak konuşun: hangi topluluğa hizmet edecek, hangi faaliyetleri yürütecek, hangi coğrafyada çalışacak? Ad seçerken de dikkatli olun: Kanunun m.28 hükmü, dernek adlarında bazı kelimelerin ancak İçişleri Bakanlığının izniyle kullanılabileceğini düzenler; m.29 ise başka kuruluşların adını, amblemini ve benzeri işaretlerini kullanmayı yasaklar. Adın başka bir derneğin adıyla karışmamasına da özen gösterin.

Kurucuları belirleyin ve belgelerini toplayın

Kurucuların kimlik bilgilerini, yerleşim yerlerini ve iletişim bilgilerini derleyin. Tüzel kişi kurucular için yetkili organın kararını, yabancı uyruklu kurucular için Türkiye'de yerleşme hakkına sahip olduklarını gösteren belgeleri önceden hazırlayın. Dernekler Yönetmeliği m.5 bu belgeleri kuruluş bildiriminin ekleri arasında sayar. Kuruluş bildirimini kimlerin imzalayacağı ve kimin yazışmaları takip edeceği de bu aşamada belli olmalıdır.

Tüzüğü hazırlayın

Her derneğin bir tüzüğü bulunur. Dernekler Kanunu m.4, tüzükte bulunması zorunlu hususları tek tek sayar: ad ve merkez, amaç ve çalışma konuları, üyelik koşulları, genel kurulun toplanma şekli ve yetkileri, yönetim ve denetim kurulları, şube, aidat miktarının belirlenme şekli, borçlanma usulleri, iç denetim, tüzük değişikliği ve fesih hâlinde tasfiye. Medeni Kanun m.58 bunlara ek olarak gelir kaynaklarının ve geçici yönetim kurulunun tüzükte gösterilmesini ister. Tüzük yazımını ayrıntılarıyla dernek tüzüğü nasıl hazırlanır rehberimizde anlatıyoruz.

Kuruluş bildirimini ve eklerini verin

Kurucuların imzaladığı kuruluş bildirimi ve ekleri, derneğin kurulacağı yerin mülki idare amirliğine verilir. Dernekler Yönetmeliği m.5'e göre başlıca ekler şunlardır:

• Kurucular tarafından her sayfası imzalanmış dernek tüzüğü.
• Kurucular arasında tüzel kişi varsa, tüzel kişinin unvanı, yerleşim yeri, kuruluş belgesi ve yetkilendirdiği gerçek kişiyi gösteren karar örneği.
• Kurucular arasında yabancı dernek ya da kâr amacı gütmeyen başka bir yabancı kuruluş varsa, İçişleri Bakanlığınca izin verildiğine dair kurucuların imzaladığı yazılı beyan.
• Kurucular arasında yabancı uyruklular varsa, Türkiye'de yerleşme hakkına sahip olduklarını gösteren belgelerin örnekleri.
• Çocuk derneklerinde, kurucu çocukların yasal temsilcilerinin izni.

Mülki idare amirliği bildirimi aldığında başvuru sahibine bir alındı belgesi verir ve dernek kütüğe kaydedilir. Medeni Kanun m.59 ve Yönetmelik m.5 uyarınca dernek, bu belgeleri verdiği anda tüzel kişilik kazanır. Başvurunun hangi kanaldan yapılabileceği ve güncel form örnekleri konusunda, başvurmadan önce il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne danışmanız en sağlıklısıdır.

İdarenin incelemesini takip edin

Kuruluş bildirimi, ekleri ve tüzük, kanunda belirtilen süre içinde mülki idare amiri tarafından ya da yetki verdiği sivil toplumla ilişkiler birimince dosya üzerinden incelenir (Medeni Kanun m.60, Yönetmelik m.6). İnceleme sonunda kanuna aykırılık veya noksanlık görülürse bunun giderilmesi kuruculardan yazılı olarak istenir. Eksiklik belirtilen süre içinde giderilmezse mülki idare amiri, derneğin feshi için dava açılması amacıyla durumu Cumhuriyet savcılığına bildirir. Bu yüzden idareden gelen yazıları takip edecek kişiyi baştan belirleyin ve eksiklik yazısını bekletmeyin.

Belgelerde aykırılık ya da noksanlık yoksa, veya süresinde giderilmişse, durum bir yazıyla derneğin geçici yönetim kurulu başkanlığına bildirilir. Bu yazı, kuruluş sürecinin idari kısmının tamamlandığını gösterir ve ilk genel kurul için sürenin başladığı tarihtir.

İlk genel kurulu yapın ve organları oluşturun

Medeni Kanun m.62 ve Yönetmelik m.12, derneğin idarenin yazılı bildiriminden itibaren kanunda belirtilen süre içinde ilk genel kurul toplantısını yapmasını ve zorunlu organlarını oluşturmasını ister. Zorunlu organlar genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kuruludur (Medeni Kanun m.72). Bu adım ihmal edilirse ağır bir sonuç doğar: Medeni Kanun m.87, ilk genel kurulun kanunda öngörülen sürede yapılmamış ve zorunlu organların oluşturulmamış olmasını derneğin kendiliğinden sona erme sebepleri arasında sayar. Çağrı, divan, seçim ve tutanak işlemlerini dernek genel kurulu nasıl yapılır rehberimizde ayrıntılı anlatıyoruz.

Kuruluştan sonraki ilk işler

Tüzel kişilik kazanmak işin başlangıcıdır. Derneğin düzenli çalışabilmesi için ilk genel kurul öncesinde ve hemen sonrasında şu işleri tamamlamanız gerekir:

• Defterleri tasdik ettirin. Dernekler Kanunu m.11 tutulacak defterlerin dernekler biriminden ya da noterden onaylı olmasını zorunlu kılar. Yönetmelik m.36'ya göre defterler, elektronik ortamda tutulanlar hariç, kullanılmaya başlanmadan önce il müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilir.
• Hangi esasa göre defter tutacağınızı belirleyin. Yönetmelik m.31'e göre dernekler kural olarak işletme hesabı esasına göre defter tutar; kamu yararına çalışan dernekler ile yönetmelikte belirtilen gelir sınırını aşan dernekler bilanço esasına geçer. İşletme hesabı esasında karar defteri, üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri ve işletme hesabı defteri tutulur (m.32).
• Alındı belgelerini bastırın ve yetki belgelerini düzenleyin. Dernek gelirleri alındı belgesiyle toplanır; banka aracılığıyla toplanan gelirlerde dekont veya hesap özeti alındı belgesi yerine geçer (Kanun m.11). Gelir toplayacak kişiler yönetim kurulu kararıyla belirlenir ve adlarına yetki belgesi düzenlenir.
• Derneğin yerleşim yerini netleştirin. Kanun, derneğin yerleşim yerini yönetim faaliyetlerinin yürütüldüğü yer olarak tanımlar. Yerleşim yeri değişiklikleri yönetmelikte belirtilen süre içinde mülki idare amirliğine bildirilir (Yönetmelik m.92).
• Üye kaydını baştan düzgün kurun. Üyelik başvuruları yazılı yapılır, yönetim kurulunca karara bağlanır ve kabul edilen üye bu amaçla tutulan deftere kaydedilir (Medeni Kanun m.64).

Defterlerin türleri, tasdik ve yıllık beyanname konusunu dernek defterleri ve beyanname rehberimizde; alındı belgesi, banka yoluyla tahsilat ve yetki belgesini dernekte aidat ve bağış kabulü rehberimizde ele alıyoruz.

DERBİS ve elektronik işlemler hakkında yönetmelik ne diyor?

Dernekler Kanunu ek m.2, derneklerle ilgili her türlü kayıt ile iş ve işlemin elektronik ortamda da yapılabileceğini düzenler. Dernekler Yönetmeliği, Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) adını birkaç yerde anar. Yönetmelik m.96'da öne çıkan hükümler şunlardır:

• Elektronik ortamda beyanname ve bildirim doldurma yetkisi, kuruluş sürecinde geçici yönetim kurulu tarafından geçici yönetim kurulu başkanına, organlar oluştuktan sonra ise yönetim kurulu kararıyla dernek başkanına verilir.
• Başkana kullanıcı kodu, parola ve şifre verilir; bu bilgiler başka amaçla kullanılamaz ve başkasına kullandırılamaz.
• Dernek başkanı, yönetim kurulu kararıyla, görev alanlarıyla sınırlı olmak üzere derneğin idari ve mali işlerinden sorumlu kişilere DERBİS giriş yetkisi verebilir; bu durumda başkanın sorumluluğu ortadan kalkmaz.
• Bilanço esasına göre defter tutan dernekler ile kamu yararına çalışan dernekler beyanname ve bildirimlerini elektronik ortamda göndermek zorundadır; diğer dernekler isterlerse elektronik ortamı kullanabilir.
• Elektronik ortamda gönderilen beyanname ve bildirimler ile kâğıt ortamında verilenler arasında hukuki sonuç bakımından fark yoktur.

Dernek kurulduktan sonra her yıl ne yapılır?

Bir derneği kurmak kadar, onu kurallara uygun yaşatmak da önemlidir. Kanun ve yönetmelik, yönetim kuruluna düzenli olarak yerine getirilmesi gereken bir dizi yükümlülük yükler. Aşağıdaki tablo bunları kaynaklarıyla birlikte özetler; sürelerin her biri ilgili maddede yazılıdır.

Bunlara ek olarak mülki idare amiri, derneğin işlemlerinde suç oluşturmayan hata ve noksanlıklar tespit ederse bunların giderilmesini yazılı olarak ister ve dernek bunları kanunda belirtilen süre içinde gidermek zorundadır (Kanun m.17). Defter ve kayıtlar Türkçe tutulur (m.31). Lokal, yurt veya pansiyon açmak ise mülki idare amirinin iznine bağlıdır (m.26, m.26/A).

Bu takvimi elle izlemek mümkündür, ancak üye sayısı arttıkça sürelerin kaçması kolaylaşır. Üye kaydı, aidat ve genel kurul hazırlığını tek yerde toplamak bu yüzden işe yarar; dernekler için hazırladığımız yazılım da bu ihtiyaçtan doğdu. Hangi aracı seçerseniz seçin, yasal sorumluluğun yönetim kurulunda kaldığını unutmayın.

Bir kuruluş sürecinin akışı: örnek senaryo

Bir mahallede çocuklara yönelik kültür ve okuma etkinlikleri düzenlemek isteyen bir grup komşu düşünün. Grup önce derneğin amacını, faaliyet biçimlerini ve çalışma alanını yazıya döker. Kuruculardan biri tüzük taslağını hazırlar, diğerleri kanunda tüzükte bulunması zorunlu hususların her birinin taslakta karşılığı olup olmadığını kontrol eder. Tüzükte geçici yönetim kurulu belirlenir.

Kurucular tüzüğün her sayfasını imzalar, kuruluş bildirimini doldurur ve ilçedeki mülki idare amirliğine teslim eder. Alındı belgesini aldıkları anda dernek tüzel kişilik kazanmıştır. Geçici yönetim kurulu başkanı idareden gelecek yazıları takip eder; inceleme sonrasında küçük bir eksiklik bildirilir ve hemen giderilir. İdarenin uygunluk yazısı gelince geçici yönetim kurulu defterleri tasdik ettirir, alındı belgelerini bastırır, ilk genel kurulun tarihini belirler ve üyelere çağrıyı yapar. İlk genel kurulda yönetim ve denetim kurulları seçilir, genel kurul sonuç bildirimi süresinde verilir. Dernek artık olağan işleyişine geçmiştir.

Sık yapılan hatalar

• Amacı "her türlü sosyal faaliyet" gibi belirsiz ifadelerle yazmak ya da tam tersine, derneğin ileride yapacağı faaliyetleri dışarıda bırakacak kadar dar tutmak.
• Hazır bir tüzüğü derneğin gerçek ihtiyaçlarına göre uyarlamadan kopyalamak.
• Kuruluş bildirimini verdikten sonra idareden gelen eksiklik yazısını takip etmemek.
• İlk genel kurulu ertelemek ve geçici yönetim kuruluyla uzun süre çalışmak.
• Defterleri tasdik ettirmeden kullanmaya başlamak; Kanun m.32, tutulması gereken defterleri tutmamayı ve tasdiksiz defter tutmayı cezai yaptırıma bağlar.
• Alındı belgesi olmadan ya da yetki belgesi düzenlenmemiş kişiler aracılığıyla gelir toplamak.
• Beyanname, genel kurul sonuç bildirimi ve üyelik bildirimlerini son güne bırakmak ya da hiç vermemek.
• Üyelerin kişisel verilerini dağınık listelerde, kimin erişebildiği belli olmadan tutmak.

Dernek rehberlerimizin haritası

Dernek kurmak ve yönetmek pek çok ayrı konuya dokunur. Her birini ayrı bir rehberde, yalnızca resmî metinlere dayanarak anlattık.

Dernek kurmak

• Dernek tüzüğü nasıl hazırlanır?: Tüzükte bulunması zorunlu hususları, amaç ve organ maddelerinin yazımını ve tüzük değişikliğini kontrol listesiyle anlatır.
• Dernek ve vakıf farkı: Kuruluş, mal varlığı, organlar ve denetim bakımından iki yapıyı karşılaştırır ve hangisinin kime uygun olduğunu tartışır.

Genel kurul, defter ve aidat

• Dernek genel kurulu nasıl yapılır?: Olağan ve olağanüstü toplantı, çağrı, divan, seçim, tutanak ve sonuç bildirimini adım adım açıklar.
• Dernek defterleri ve beyanname: Tutulması zorunlu defterleri, defter tasdikini, yıllık dernek beyannamesini ve belgelerin saklanmasını anlatır.
• Dernekte aidat ve bağış kabulü: Alındı belgesi, banka yoluyla tahsilat, yetki belgesi, yurt dışından yardım bildirimi ve aidat takibini ele alır.

Yardım, veri ve yazılım

• Yardım toplama izni: Derneklerin üyeleri dışından yardım toplaması için Yardım Toplama Kanunu kapsamındaki izin sürecini anlatır.
• Dernekte üye verisi ve KVKK: Üye kayıt bilgilerinin korunmasını, aydınlatmayı, üyelere toplu ileti gönderimini ve fotoğraf paylaşımını inceler.
• Dernek yönetim programı seçimi: Üye ve aidat takibi için bir program seçerken hangi sorulara cevap aramanız gerektiğini tarafsız bir kontrol listesiyle verir.

Derneğiniz için bir internet sitesi ve kurumsal e-posta adresi açacaksanız alan adı nasıl alınır ve kurumsal mail adresi alma rehberlerimize, sitenizin kişisel veri uyumunu kontrol etmek için web sitesi KVKK uyumu kontrol listesine bakabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Dernek kurmak için kaç kişi gerekir?

Dernekler Kanunu m.2 ve Medeni Kanun m.56, derneğin kanunda belirtilen sayıda gerçek veya tüzel kişi tarafından kurulmasını ister. Bu sayının altında dernek kurulamaz. Ayrıca yönetim ve denetim kurullarının asıl ve yedek üyeleri için kanunda asgari sayılar bulunduğunu, bunun ilk genel kurulda yeterli sayıda üyeye ihtiyaç doğurduğunu hesaba katın.

Dernek kurmak için izin almak gerekir mi?

Hayır. Dernekler Kanunu m.3 ve Medeni Kanun m.57, dernek kurma hakkının önceden izin almaksızın kullanılabileceğini açıkça düzenler. Kuruluş, izin başvurusu değil bildirim esasına dayanır. Ancak dernek adında bazı kelimelerin kullanılması (Kanun m.28) ya da lokal açılması (m.26) gibi bazı işlemler izne bağlıdır.

Dernek ne zaman tüzel kişilik kazanır?

Medeni Kanun m.59'a göre dernek, kuruluş bildirimini, tüzüğünü ve gerekli belgeleri yerleşim yerinin bulunduğu yerin en büyük mülki amirine verdiği anda tüzel kişilik kazanır. İdarenin sonradan yaptığı inceleme, tüzel kişiliğin kazanılmasının şartı değildir; ancak incelemede bildirilen eksikliklerin süresinde giderilmesi gerekir.

Memurlar dernek kurabilir mi?

Dernekler Kanunu m.3, memur statüsündeki kamu görevlileri hakkında özel kanunlarında getirilen kısıtlamaların saklı olduğunu belirtir. Yani genel kural dernek kurma serbestliğidir, ama kurucu kamu görevlisiyse kendi personel mevzuatında bir sınırlama olup olmadığını kontrol etmesi gerekir. Emin değilseniz kurumunuzun personel birimine ya da bir hukukçuya danışın.

Dernek kurduktan sonra ilk genel kurul ne zaman yapılır?

İlk genel kurul, idarenin kuruluş belgelerinde aykırılık bulunmadığını derneğe yazıyla bildirmesinden itibaren kanunda belirtilen süre içinde yapılmalı ve zorunlu organlar oluşturulmalıdır (Medeni Kanun m.62, Yönetmelik m.12). Bu süre içinde ilk genel kurulun yapılmaması derneğin kendiliğinden sona erme sebepleri arasındadır.

Derneğin adresi ev adresi olabilir mi?

Kanun derneğin yerleşim yerini yönetim faaliyetlerinin yürütüldüğü yer olarak tanımlar; okuduğumuz metinlerde bu yerin niteliğine ilişkin ayrıca bir şart yer almıyor. Kira, site yönetimi veya bina kullanım kuralları gibi başka mevzuattan doğabilecek sınırlamalar için il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne ya da bir hukukçuya danışmanızı öneririz. Lokal açmak ise ayrı bir izne ve kanunda sayılan yer şartlarına tabidir.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Dernek tüzüğü · Dernek ve vakıf farkı · Dernek genel kurulu · Dernek defterleri ve beyanname · Aidat ve bağış kabulü · Yardım toplama izni · Üye verisi ve KVKK · Dernek yönetim programı seçimi