Dernek yönetim programı seçimi: dernekler ve yönetim kurulları için rehber

Seçimden önce derneğinizin ihtiyacını yazın

Program seçimi bir vitrin karşılaştırması değildir. Önce derneğinizin bugün nasıl çalıştığını kâğıda dökün: yeni üye nasıl kabul ediliyor, aidat nasıl toplanıyor, alındı belgesini kim kesiyor, karar defterini kim yazıyor, genel kurul çağrısı nasıl yapılıyor, dernekler birimine bildirimleri kim gönderiyor? Bu akışı yazdığınızda neyin programa, neyin hâlâ elle yürüyecek işlere kalacağını görürsünüz.

• Kaç kişi programı kullanacak ve kim hangi bilgiyi görmeli?
• Aidatlar banka yoluyla mı, alındı belgesiyle elden mi toplanıyor, yoksa ikisi birlikte mi?
• Defterleriniz işletme hesabı esasına mı, bilanço esasına mı göre tutuluyor? Bir mali müşavirle mi çalışıyorsunuz?
• Şubeniz ya da temsilciliğiniz var mı?
• Bağış kabul ediyor ya da yardım toplama kampanyası yürütüyor musunuz?
• Genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını yüz yüze mi, elektronik ortamda mı yapmayı düşünüyorsunuz?
• Üyelerle hangi kanallardan iletişim kuruyorsunuz?
• Bugün kayıtlarınız nerede: kâğıt defterler, tablolar, e-posta klasörleri?

Dernek yönetim programında derneğe özgü ölçütler

Üye kaydı ve üye kayıt defteri

Dernekler Yönetmeliği m.32, Üye Kayıt Defterine üyelerin kimlik bilgilerinin ve derneğe giriş ve çıkış tarihlerinin işlenmesini ister. 5253 sayılı Dernekler Kanunu m.23 ise üyeliğe kabul edilenler ile üyeliği sona erenlerin bilgilerinin dernekler birimine bildirilmesini zorunlu tutar. Programın üye kartında bu alanların eksiksiz bulunduğunu, üyeliğin başlangıç ve bitişinin geçmişiyle birlikte izlenebildiğini ve ayrılan üyenin kaydının silinmeden pasif duruma alınabildiğini kontrol edin. Üye kabulünün hangi yönetim kurulu kararıyla yapıldığını kayda bağlayabilmek de işinizi kolaylaştırır.

Resmî defterler ve programın rolü

Bu, seçimdeki en kritik sorudur. Dernekler Yönetmeliği m.32, yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri dışındaki defterlerin Bakanlıkça oluşturulan veya izin verilen yazılımlar kullanılarak elektronik ortamda da tutulabileceğini söyler. Yönetmeliğin m.33 hükmü defterlerin bilgisayar ortamında da tutulabileceğini, ancak form veya sürekli form şeklindeki defterlerin sayfalarının kullanılmadan önce numaralanıp onaylatılması gerektiğini ekler; m.36 ise elektronik ortamda tutulacaklar dışındaki defterlerin kullanılmadan önce il müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilmesini ister.

Bu yüzden satıcıya açıkça sorun: programınız, defterlerin elektronik ortamda tutulması için Bakanlıkça izin verilmiş bir yazılım mı, bunu gösteren bir belge var mı? Yazılı bir yanıt alamıyorsanız programı derneğin iç takip aracı olarak düşünün ve resmî defterlerinizi yönetmelikteki usule göre tutmaya devam edin. Bilanço esasında tutulan yevmiye defteri ve büyük defter için ayrıca vergi mevzuatındaki kurallar geçerlidir; bu konuyu mali müşavirinizle konuşun.

Aidat takibi ve alındı belgesi

Dernekler Yönetmeliği m.38, dernek gelirlerinin alındı belgesiyle tahsil edildiğini, banka yoluyla tahsilatta dekont veya hesap özetinin alındı belgesi yerine geçtiğini söyler. Aynı madde, ayni bağış alındı belgelerinin Bakanlıkça oluşturulan veya izin verilen yazılımlarla elektronik ortamda da düzenlenebileceğini ekler. Programın aidat modülünde şunlara bakın: her ödemenin hangi alındı belgesine ya da banka hareketine bağlandığı görülebiliyor mu, borçlu üye listesi yalnızca yetkili kişilere mi açık, hatırlatma iletileri tanıtım içeriğinden ayrı tutulabiliyor mu? Programın kendisi resmî alındı belgesi üretiyorsa, bunun hangi dayanağa göre yapıldığını yazılı olarak isteyin. Aidat ve bağış kurallarının ayrıntısı için aidat ve bağış rehberimize bakın.

Genel kurul hazırlığı

Dernekler Yönetmeliği m.14, genel kurula katılma hakkı olan üyelerin listesinin yönetim kurulunca düzenlenmesini ve üyelerin ilan, yazılı bildirim, e-posta ya da iletişim numarasına mesaj gibi yollarla toplantıya çağrılmasını düzenler. Programın aidat durumuna ve tüzüğünüzdeki koşullara göre katılım listesini çıkarabildiğini, çağrının kime hangi kanaldan ve ne zaman gönderildiğini kayıt altına alabildiğini kontrol edin. Genel kurulun adımları için dernek genel kurulu rehberimize bakın.

Toplantıları elektronik ortamda yapmayı düşünüyorsanız Yönetmeliğin m.15/A hükmü belirleyicidir: dernekler genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda yapabilir, ancak bunu İçişleri Bakanlığı Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğünce uygun görülüp onaylanan elektronik sistemler üzerinden yapar. Katılımcılar sisteme güvenli elektronik imza ya da ek doğrulama adımı içeren kimlik doğrulamayla girer; sistem divan oluşturma, oylama, söz alma ve önerge verme işlemlerini, yedeklemeyi ve mevzuata uygun arşivlemeyi desteklemelidir. Bir satıcı çevrim içi genel kurul özelliğinden söz ediyorsa bu onayı belgeleriyle göstermesini isteyin.

Bildirimler ve DERBİS

Dernekler Yönetmeliği m.96, beyanname ve bildirimlerin elektronik ortamda verilmesi için dernek başkanına kullanıcı kodu, parola ve şifre verildiğini ve bu bilgilerin başka amaçla kullanılamayacağını, başkasının kullanmasına izin verilemeyeceğini söyler. Başkan, yönetim kurulu kararıyla derneğin idari ve mali işlemlerinden sorumlu kişilere görev alanlarıyla sınırlı DERBİS giriş yetkisi verebilir. Bu yüzden bir programın DERBİS şifrenizi kendisine kaydetmenizi istemesi ciddi bir uyarı işaretidir. Programın bildirimler için hazırlık yapmanıza yardım etmesi, örneğin dönem içindeki üye giriş ve çıkışlarını listelemesi faydalıdır; bildirimin kendisi ise derneğin yetkili kişisinin sorumluluğunda kalır.

Bağış ve yardım toplama kayıtları

Derneğiniz kamuoyundan yardım toplama kampanyası yürütüyorsa, bu kampanyanın makbuzları, kayıt defteri ve kesin hesabı derneğin olağan gelirlerinden ayrı tutulur. Programın kampanya gelir ve giderlerini ayrı izleyebildiğini kontrol edin; kuralların ayrıntısı yardım toplama izni rehberimizde.

Yönetim kurulu kararları ve evrak

Karar defteri ve evrak kayıt defteri de yönetmeliğin saydığı defterler arasındadır. Yönetmelik m.15/A, elektronik ortamda alınan yönetim kurulu kararlarının fiziksel karar defterinden ayrı olarak tarih ve sıra sayısıyla elektronik ortamda saklanmasını ister. Programda karar taslaklarını hazırlamak ve evrakı numaralamak kolaylık sağlar; ama hangi kaydın resmî defter yerine geçtiği sorusunu yukarıdaki ölçütlere göre yanıtlayın.

Veri güvenliği ve KVKK: satıcıdan yazılı isteyin

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.6 dernek üyeliğini özel nitelikli kişisel veri sayar. Programı kullansanız da kullanmasanız da veri sorumlusu derneğinizdir; yazılım sağlayıcısı veri işleyen konumundadır ve Kanun m.12 hükmüne göre güvenlik önlemlerinden onunla birlikte sorumlu olursunuz. Bu yüzden şu konuları satış sunumunda değil, yazılı belgelerde görün:

• Veri işleme koşullarını, gizliliği ve alt hizmet sağlayıcıları düzenleyen yazılı bir sözleşme.
• Verilerin nerede tutulduğu; yurt dışında tutuluyorsa Kanun m.9 kapsamındaki aktarım şartlarının nasıl karşılandığı.
• Kullanıcı bazında yetkilendirme: sekreter, sayman ve başkan yalnızca kendi işine gereken bilgiyi görebilmeli.
• Kim, ne zaman, hangi kaydı değiştirdi sorusuna yanıt veren işlem kayıtları.
• Yedekleme düzeni ve bir veri ihlalinde size nasıl ve ne kadar hızlı haber verileceği.
• Sözleşme bittiğinde verilerin size eksiksiz teslimi ve sağlayıcıdaki kopyaların silinmesi.

Üye verisinin hukuki çerçevesini dernekte üye verisi ve KVKK rehberimizde ayrıntılı anlattık; web siteniz için genel bir kontrol listesi burada.

Satıcıya sorulacak sorular

• Program dernekler için mi tasarlandı, yoksa genel bir müşteri ya da üyelik yazılımı mı?
• Dernekler Yönetmeliğinde sayılan defterlerden hangilerini karşılamayı hedefliyor ve bunun dayanağını yazılı gösterebilir misiniz?
• Defterlerin elektronik ortamda tutulması için Bakanlıkça izin verilmiş bir yazılım mı?
• Alındı belgesi üretiyorsa bu belgeler hangi kurala göre düzenleniyor?
• Çevrim içi toplantı özelliği varsa, yetkili genel müdürlükçe onaylanmış bir sistem mi?
• DERBİS kullanıcı bilgilerimizi istiyor mu?
• Verilerimizi hangi biçimlerde, ne kadar eksiksiz dışa aktarabiliriz?
• Veri işleme sözleşmeniz ve güvenlik belgeleriniz neler?
• Mevzuat değiştiğinde güncellemeleri nasıl duyuruyorsunuz?
• Destek hangi kanaldan ve hangi kapsamda veriliyor?
• Yönetim değiştiğinde kullanıcıları ve yetkileri nasıl devrediyoruz?

Deneme sürecini nasıl değerlendirmelisiniz?

Deneme hesabında gerçek üye verisi kullanmayın; uydurma isimlerle test kayıtları oluşturun. Ardından derneğinizin bir dönemini küçük ölçekte canlandırın: yeni bir üye kabul edin, aidatını banka yoluyla ve elden tahsil edilmiş gibi kaydedin, bir üyeyi ayrılmış olarak işaretleyin, borçlu üye listesini çıkarın, genel kurula katılma hakkı olanların listesini alın ve bir çağrı taslağı hazırlayın. Her adımda kendinize sorun: bu kayıt, resmî defterde ve bildirimde ihtiyaç duyacağım bilgiyle uyumlu mu?

Son olarak verileri dışa aktarın ve dosyayı açıp inceleyin. Dışa aktarılan dosya eksikse ya da yalnızca programın kendi biçiminde açılıyorsa, ileride sağlayıcı değiştirmek zorlaşır. Denemeye sekreteri ve saymanı mutlaka katın; programı her gün onlar kullanacak.

Kâğıt defterlerden ve tablolardan geçiş

Geçişi bir plana bağlayın ve yönetim kurulu kararıyla sorumlusunu belirleyin. Resmî defterlerinizi geçiş sürecinde kapatmayın; programdaki kayıtlarla bir süre paralel karşılaştırın.

• Aktif üyelerin kimlik ve iletişim bilgilerini, giriş tarihlerini ve aidat durumlarını aktarın.
• Ayrılan üyeleri silmeden pasif olarak işaretleyin.
• Açık aidat borçlarını alındı belgeleri ve banka hareketleriyle doğrulayarak aktarın.
• Aktarım tamamlanınca eski tablo ve kopyaları güvenli şekilde arşivleyin ya da gereksizse silin.
• Kullanıcı yetkilerini görev dağılımına göre tanımlayın.

Biz de dernekler için hazırladığımız yazılım üzerinde çalışırken kendimize aynı soruları soruyoruz. Hangi programı seçerseniz seçin, bu rehberdeki ölçütleri karşılaştırma tablosu olarak kullanabilirsiniz.

Karar tablosu

Sık yapılan hatalar

• Programı yalnızca ekran görünüşüne ve üye uygulamasına göre seçmek.
• Programdaki kaydın resmî defter yerine geçtiğini varsaymak.
• DERBİS kullanıcı bilgilerini programa ya da sağlayıcıya vermek.
• Onay durumunu sormadan çevrim içi genel kurul planlamak.
• Deneme hesabına gerçek üye listesini yüklemek.
• Herkese tam yetkili kullanıcı tanımlamak.
• Veri işleme sözleşmesi ve dışa aktarma koşullarını sözleşmeden sonra sormak.
• Aidat hatırlatmalarına tanıtım içeriği eklemek; ileti kuralları için bülten izni yazımıza bakın.
• Geçiş sırasında eski kâğıt defterleri bırakmak ve kayıtları karşılaştırmamak.

Sık Sorulan Sorular

Dernek için en iyi yönetim programı hangisi?

Herkes için tek bir en iyi program yoktur. Doğru program, derneğinizin defter esasına, aidat toplama yöntemine, toplantı düzenine ve üye sayısına uyan, mevzuattaki kayıtlarla çelişmeyen ve verilerinizi eksiksiz dışa aktarmanıza izin veren programdır.

Dernek defterleri bilgisayarda tutulabilir mi?

Dernekler Yönetmeliği defterlerin bilgisayar ortamında tutulabileceğini, ancak form şeklindeki defter sayfalarının önceden numaralanıp onaylatılması gerektiğini söyler. Defterlerin elektronik ortamda tutulması ise Bakanlıkça oluşturulan veya izin verilen yazılımlarla mümkündür; yevmiye ve büyük defter için ayrıca vergi mevzuatı geçerlidir. Ayrıntılar için dernek defterleri rehberimize bakın.

Dernek programı DERBİS ile bağlantılı çalışır mı?

Okuduğumuz metinler bu konuda bir yazılım bağlantısından söz etmiyor; bu yüzden böyle bir iddiayı satıcıdan belgeyle isteyin. DERBİS kullanıcı kodu, parola ve şifresinin başkasına kullandırılamayacağını da unutmayın.

Genel kurulu çevrim içi yapabilir miyiz?

Dernekler Yönetmeliği genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasına izin verir, ancak İçişleri Bakanlığı Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğünce onaylanan sistemler üzerinden. Yüz yüze toplantıya ilişkin bütün usuller elektronik toplantı için de geçerlidir.

Yazılım firması üye verilerinden sorumlu olur mu?

Veri sorumlusu derneğinizdir; yazılım firması veri işleyendir. Kanun, veri işleyenin güvenlik önlemlerinden veri sorumlusunu da birlikte sorumlu tutar. Bu yüzden yazılı bir veri işleme sözleşmesi şarttır.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Dernek nasıl kurulur? · Dernekte üye verisi ve KVKK · Dernek defterleri ve beyanname · Aidat ve bağış kabulü · Dernek genel kurulu · Kurumsal mail adresi