Dernek defterleri ve beyanname: Hangi defterler tutulur, nasıl tasdik edilir?

Dernekler hangi defterleri tutmak zorunda?

5253 sayılı Dernekler Kanunu m.11, derneklerin tutacağı defter ve kayıtlara ilişkin usul ve esasları yönetmeliğe bırakır ve bu defterlerin dernekler biriminden ya da noterden onaylı olmasını zorunlu tutar. Dernekler Yönetmeliği m.32 tutulacak defterleri, m.31 ise hangi esasa göre defter tutulacağını düzenler.

İşletme hesabı esası mı, bilanço esası mı?

Dernekler Yönetmeliği m.31 hükmüne göre dernekler kural olarak işletme hesabı esasına göre defter tutar. Kamu yararına çalışma statüsü bulunan dernekler ile yıllık brüt geliri yönetmelikte belirtilen parasal sınırı aşan dernekler, takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutar. Bu sınır Yönetmelik m.101 uyarınca her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenir; güncel tutarı il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünden ya da mali müşavirinizden öğrenin.

Aynı maddeye göre işletme hesabı esasındaki bir dernek, sınıra bakmaksızın yönetim kurulu kararıyla bilanço esasına geçebilir. Bilanço esasına geçen dernek, yönetmelikte belirtilen sayıda üst üste hesap döneminde sınırın altında kalırsa takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönebilir. Şubesi olan derneklerde dernek ve şubeleri aynı esasta defter tutmak zorundadır. Ticari işletmesi bulunan dernekler ise bu işletme için ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutar; bu konuda mali müşavirinizle çalışmanız gerekir.

Demirbaş defteri hâlâ zorunlu mu?

Bu konuda dikkatli olun. Dernekler Tarafından Tutulan Karar, Evrak Kayıt, Demirbaş ve İşletme Hesabı Defterlerinde Bulunması Gereken Bilgiler ile Bu Defterlerin Şekli Hakkında Tebliğ (Tebliğ No: 2007/2) demirbaş defterinin nasıl tutulacağını düzenler ve bilanço esasında demirbaş defteri tutulmayacağını söyler. Ancak Dernekler Yönetmeliği m.32, son değişikliğiyle birlikte işletme hesabı esasında tutulacak defterleri sayarken demirbaş defterine yer vermez. Okuduğumuz metinler bu farkı açıklamıyor. Demirbaş defteri tutmaya devam edip etmeyeceğinizi il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne sorun; demirbaşlarınızın düzenli bir listesini tutmak her durumda iyi bir uygulamadır.

Hangi deftere ne yazılır?

Karar defteri

Yönetmelik m.32 ve Tebliğ 2007/2 m.5 uyarınca yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla karar defterine yazılır. Her kararın tarihi, sayısı ve konusu yazılmak zorundadır; bir karar birden fazla konuyu içeriyorsa konu kısmına genel bir ifade yazılabilir. Toplantıya katılan üyelerin adı ve soyadı ilgili bölüme yazılır, karar metni yazıldıktan sonra kararın altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır. Karara katılmayan üyeler, katılmadıklarını belirten bir ifade yazarak imza atar. Kararlar birden fazla sayfaya yayılıyorsa her sayfa paraf edilir ve kararın bittiği sayfa imzalanır. Karar numaraları her yılın başında yeniden başlar.

Elektronik ortamda yapılan yönetim kurulu toplantılarında alınan kararlar ise Yönetmelik m.15/A uyarınca fiziksel karar defterinden ayrı olarak, tarih ve sıra sayısıyla elektronik ortamda saklanır. Genel kurulun nasıl yapılacağını dernek genel kurulu rehberimizde anlattık.

Üye kayıt defteri

Dernekler Tarafından Tutulan Üye Kayıt Defterinde Bulunması Gereken Bilgiler ile Bu Defterin Şekli Hakkında Tebliğ (Tebliğ No: 2006/1), yazılı başvurusu yönetim kurulunca kabul edilen gerçek kişi üye için şu bilgilerin deftere yazılmasını zorunlu tutar: adı soyadı, T.C. kimlik numarası, tabiiyeti, anne adı, cinsiyeti, üyeliğe giriş ve üyelikten çıkış tarihi. Mesleği, yerleşim yeri ve e-posta adresi isteğe bağlı olarak yazılabilir. Yabancı üyelerde kimlik numarası satırına varsa vatandaşı olduğu ülkenin vatandaşlık numarası yazılır.

Tüzel kişi üyelerde ise unvan, varsa vergi kimlik numarası, merkezinin bulunduğu ülke ve hukuki statüsü ile giriş ve çıkış tarihleri yazılır. Aynı tebliğ, aidat miktarlarının deftere yazılmasının, açıklama bölümünün doldurulmasının ve fotoğraf yapıştırılmasının zorunlu olmadığını söyler; Yönetmelik m.32 de giriş ve yıllık aidat miktarlarının bu deftere işlenebileceğini belirtir. Üye kayıt defteri kişisel veri içerir; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.6 dernek üyeliğine ilişkin verileri özel nitelikli kişisel veri sayar. Bu verileri nasıl koruyacağınızı dernekte üye verisi ve KVKK yazımızda ele aldık.

Evrak kayıt defteri

Tebliğ 2007/2 m.6 uyarınca evrak kayıt defteri karşılıklı sayfalarda gelen evrak ve giden evrak bölümleri hâlinde tutulur. Her satıra bir evrakın bilgileri yazılır; sıra numaraları her yılın başında yeniden başlar. Gelen ve giden evrak için ayrı defter de tutulabilir; bu durumda defterler bir araya getirilerek tek defter olarak saklanır. Yönetmelik m.32, gelen evrakın aslının ve giden evrakın kopyasının dosyalanmasını, e-postayla gelen veya giden evrakın da çıktısı alınarak saklanmasını ister.

İşletme hesabı defteri

Tebliğ 2007/2 m.8 uyarınca işletme hesabı defteri karşılıklı sayfalarda gelirler ve giderler bölümleri hâlinde tutulur; her satıra bir belgenin bilgileri yazılır. Defter hesap dönemi sonunda yönetmelik ekindeki örneğe uygun düzenlenen İşletme Hesabı Tablosunun yazılmasıyla kapatılır ve yeni dönemin kayıtları yeniden numaralanır. Gelirleri ve giderleri belgeleyen alındı belgeleri, harcama belgeleri ve banka dekontları bu defterin dayanağıdır.

Bilanço esasında yevmiye defteri ve büyük defter

Yönetmelik m.32 uyarınca bilanço esasına göre defter tutan dernekler karar, üye kayıt ve evrak kayıt defterlerini tutmaya devam eder; bunlara ek olarak yevmiye defteri ve büyük defter tutar. Bu defterlerin tutulma usulü ve kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile Hazine ve Maliye Bakanlığının yayımladığı Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerine göre belirlenir. Bu esasa geçtiyseniz kayıtları bir mali müşavirle birlikte yürütmeniz pratikte kaçınılmazdır.

Dernek defterleri nasıl tasdik edilir?

Dernekler Yönetmeliği m.36, yönetmelikte yazılı defterleri kullanacak derneklerin, elektronik ortamda tutulacak defterler hariç, bunları kullanmaya başlamadan önce il müdürlüğüne, yani il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirmesini ister. Tebliğ 2007/2 m.9 da ilçelerde, büyükşehir sınırları içindeki ilçeler dâhil, ilçe birimlerinin defter tasdiki yapmadığını belirtir. Pratik akış şöyledir:

• Derneğin işletme hesabı esasında mı bilanço esasında mı defter tutacağını netleştirin.
• Yönetmelik ve tebliğ eklerindeki örneklere uygun defterleri edinin; Tebliğ 2007/2 m.10 ve Tebliğ 2006/1 m.7, örneğe uygun olmayan defterlerin onaylanmayacağını söyler.
• Defterleri kullanmaya başlamadan önce il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne ya da notere götürün.
• Tasdik eden makam her deftere ayrı bir tasdik numarası verir; derneğin adı, kütük numarası, yerleşim yeri, defterin türü, sayfa sayısı, tasdik tarihi ve numarasını içeren tasdik şerhi defterin ilk sayfasına yapıştırılıp mühürlenir.
• Defterin son sayfası, sayfa sayısı ve tasdik bilgileriyle mühürlenip imzalanır; sayfaların sıra numarasıyla birbirini izleyip izlemediği kontrol edilerek her sayfa mühürlenir.
• Tasdikli defter sayfaları bitene kadar kullanılır; ara tasdik yapılmaz.

Şu istisnaları unutmayın. Yevmiye defteri, kullanılacağı yıldan önceki son ayda her yıl yeniden tasdik ettirilir. Büyük defterin onaylatılması ise zorunlu değildir. Tebliğ 2007/2 m.9 ayrıca, her yıl yeni defter tutulması ya da defterin zorunlu olarak değiştirilmesi hâlinde önceki defterin kullanılmayan boş sayfalarının iptal edileceğini söyler.

Kayıt kuralları: defter nasıl yazılır, nasıl düzeltilir?

Defterin tasdikli olması tek başına yetmez; kayıtların da kurallara uygun tutulması gerekir. 5253 sayılı Kanun m.31 ve Yönetmelik m.33 kayıtların Türkçe olmasını zorunlu tutar. Yönetmelik m.33 ve m.34 ile Tebliğ 2007/2 m.9 şu kuralları getirir:

• Defterler mürekkepli ya da tükenmez kalemle yazılır.
• Bir kayıt kazınarak, çizilerek veya silinerek okunamaz hâle getirilemez.
• Yanlış yazılan rakam veya yazı, okunabilecek şekilde çizilir, doğrusu üstüne veya yanına yazılır ve çizen kişi paraf atar. Yevmiye defterindeki yanlışlar ise muhasebe kurallarına göre düzeltilir.
• Karar defterinde imza için bırakılan kısım hariç satırlar boş bırakılamaz ve atlanamaz; ciltli defterlerin sayfaları koparılamaz.
• Derneğe ait belgeler, defterdeki kayıt sırasına uygun olarak numaralandırılır ve dosyalanarak saklanır.
• İşlemler defterlere günlük olarak kaydedilir; gelir ve gider kayıtları için yönetmelik, muhasebe düzenini bozmayacak ve yönetmelikte belirtilen süreyi aşmayacak bir gecikmeye izin verir. Defterler denetim için istenirse kayıtların bu süre beklenmeden işlenmesi gerekir.

Dernek defterleri bilgisayarda veya elektronik ortamda tutulabilir mi?

Burada farklı yollar var. Bunlardan biri bilgisayar çıktısıdır: Yönetmelik m.33 ve Tebliğ 2007/2 m.9 uyarınca defterler bilgisayar ortamında hazırlanabilir; ancak çıktılar, kullanılmaya başlanmadan önce sayfa numarası verilerek onaylatılmış form veya sürekli formlara yazdırılır. Formların yalnızca onaylı ve numaralı yüzü kullanılır, onaylı sayfalar kullanıldıktan sonra defter hâline getirilerek saklanır.

Diğer yol elektronik defterdir: Yönetmelik m.32 son fıkrası, yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defterinin Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığının tebliğlerindeki usule göre; diğer defterlerin ise İçişleri Bakanlığınca oluşturulan veya izin verilen yazılımlar kullanılarak elektronik ortamda da tutulabileceğini söyler. Yani her yazılımda tutulan kayıt, kendiliğinden yasal defter yerine geçmez. Üye ve aidat takibini kolaylaştırmak için dernekler için hazırladığımız yazılım gibi bir araç da dâhil olmak üzere herhangi bir program kullanırken, yasal defterinizin hangisi olduğunu ve tasdik ya da izin şartını nasıl karşıladığınızı ayrıca netleştirin; emin değilseniz il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne danışın.

Gelir ve gider belgeleri ile saklama süresi

Defterlere yazılan her kaydın bir belgesi olmalıdır. 5253 sayılı Kanun m.11 ve Yönetmelik m.38 uyarınca dernek gelirleri alındı belgesiyle toplanır; gelir bankalar aracılığıyla toplanırsa bankanın düzenlediği dekont veya hesap özeti alındı belgesi yerine geçer. Giderler fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleriyle yapılır; vergi mevzuatındaki gider pusulası ya da yönetmelik ekindeki gider makbuzu da belirli durumlarda kullanılır. Bedelsiz mal ve hizmet teslimleri için ayni yardım teslim belgesi ve ayni bağış alındı belgesi düzenlenir.

Saklama konusunda Kanun m.11 ve Yönetmelik m.39, alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgelerin, özel kanunlardaki süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak kanunda belirtilen süre boyunca saklanmasını ister. Dernek feshedilirse Yönetmelik m.89 uyarınca defter ve belgeleri tasfiye kurulu sıfatıyla son yönetim kurulu üyeleri saklar. Tahsilat tarafındaki ayrıntıları aidat ve bağış kabulü rehberimizde anlattık.

Yıl sonu: hesap dönemi ve tablolar

Yönetmelik m.35 uyarınca derneklerde hesap dönemi takvim yılıdır; yeni kurulan derneklerde hesap dönemi kuruluşla başlar ve takvim yılı sonunda biter. Yıl sonunda işletme hesabı esasında kayıt tutan dernekler yönetmelik ekindeki biçimde İşletme Hesabı Tablosu düzenler (m.40); bilanço esasında defter tutan dernekler ise Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosu hazırlar (m.41). Bu tablolar hem genel kurulda üyelere sunacağınız mali bilginin hem de dernek beyannamesinin temelidir.

Dernek beyannamesi nedir, nasıl verilir?

5253 sayılı Kanun m.19, derneklerin yıl sonu itibarıyla faaliyetlerini ve gelir gider işlemlerinin sonuçlarını bir beyannameyle her yıl kanunda belirtilen süre içinde mülki idare amirliğine vermekle yükümlü olduğunu düzenler. Dernekler Yönetmeliği m.83 bu yükümlülüğü dernek yönetim kurulu başkanına yükler: başkan, her takvim yılında yönetmelikte belirtilen süre içinde bir önceki yıla ait Dernek Beyannamesini mülki idare amirliğine verir.

Beyannameyi kim verir, şube ve temsilcilikler ne yapar?

Beyanname yönetim kurulu başkanının sorumluluğundadır. Şubeler kendi beyannamelerini verir ve bir örneğini bağlı oldukları derneğe de iletir. Temsilcilikler için ayrıca beyanname verilmez; temsilciliklere ilişkin bilgiler dernek beyannamesinde gösterilir. Yönetmelik m.83, beyannamede derneğin amaç ve faaliyet alanları, ekonomik faaliyetleri ile üye, personel ve diğer görevlilerin meslek ve eğitim durumları için sınıflamalar kullanıldığını belirtir. Bilanço esasına göre defter tutan derneklerin beyannamelerindeki mali bilgiler, faaliyet bilgileri ve gerekli görülen diğer bilgiler Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün ve derneğin internet sayfasında yayımlanır.

Beyanname elektronik ortamda nasıl gönderilir?

Yönetmelik m.96, beyanname ve bildirimlerin elektronik ortamda verilmesini düzenler. Elektronik doldurma yetkisi, organlar oluştuktan sonra yönetim kurulu kararıyla dernek başkanına verilir; başkan bu kararla mülki idare amirliğine başvurur ve kullanıcı bilgilerini alır. Dernek başkanı, yönetim kurulu kararıyla ve görev alanlarıyla sınırlı olarak derneğin idari ve mali işlerinden sorumlu kişilere Dernekler Bilgi Sistemine (DERBİS) giriş yetkisi verebilir; ancak bu durumda başkanın sorumluluğu ortadan kalkmaz. Başkan değişirse durum bildirilir ve eski kullanıcı bilgileri iptal edilir.

Bilanço esasına göre defter tutan dernekler ile kamu yararına çalışan dernekler beyanname ve bildirimlerini elektronik ortamda göndermek zorundadır; diğer dernekler isterse bu yolu kullanır. Elektronik beyannamenin süresinde verilmiş sayılması için doldurma ve onaylama işleminin sürenin son günü bitmeden tamamlanması gerekir. Teknik arıza nedeniyle gönderilemezse beyanname son günün mesai bitimine kadar mülki idare amirliğine elden verilir veya taahhütlü postayla gönderilir. Elektronik ve kâğıt beyanname arasında hukuki sonuç bakımından fark yoktur.

Beyanname dönemine hazırlık: saymanın akışı

Aşağıdaki akış, beyanname dönemine giren bir dernek saymanının yapabileceği işleri gösteren genel bir senaryodur:

• İşletme hesabı defterinin yıl sonu toplamlarını alın ve İşletme Hesabı Tablosunu ya da bilanço ve gelir tablosunu hazırlayın.
• Defterdeki her kaydın karşılığında alındı belgesi, harcama belgesi veya banka dekontu olduğunu kontrol edin.
• Banka hesap özetlerini işletme hesabı defteriyle karşılaştırın.
• Üye kayıt defterindeki giriş ve çıkışları, idareye yapılan üye bildirimleriyle karşılaştırın.
• Yıl içindeki faaliyetleri, projeleri ve varsa yurt dışı yardım bildirimlerini derleyin.
• Beyannameyi doldurun, yönetim kurulu başkanının onayına sunun ve süresi içinde gönderin.
• Gönderim kaydını, beyanname örneğini ve dayanak tabloları dernek dosyasında saklayın.

Denetim ve yaptırımlar

Dernek kayıtları hem içeriden hem dışarıdan denetlenir. 5253 sayılı Kanun m.9, denetim kurulunun derneğin amaca uygun çalışıp çalışmadığını ve defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve tüzüğe uygun tutulup tutulmadığını denetleyeceğini düzenler. Kanun m.19 ise gerekli görülen hâllerde İçişleri Bakanının veya mülki idare amirinin derneği kamu görevlilerine denetletebileceğini; denetimde istenen her türlü bilgi, belge ve kaydın gösterilmesinin zorunlu olduğunu söyler. Yönetmelik m.84 uyarınca beyannameler valiliklerce incelenir; eksik veya yanlışlık görülürse ek bilgi ve belge istenir, bunlar verilmezse dernek denetime tabi tutulabilir.

Kanun m.32 bu alanda ciddi yaptırımlar öngörür. Tutulması gereken defter ve kayıtları hiç tutmayan ya da tasdiksiz defter tutan dernek yöneticileri için hapis veya adli para cezası; defter ve kayıtların usulüne uygun tutulmaması hâlinde idari para cezası vardır (m.32-d). Defter veya kayıtları tahrif eden, yok eden veya gizleyenler için hapis ve adli para cezası öngörülür (m.32-e). Beyannameyi bilerek gerçeğe aykırı verenler adli para cezasıyla (m.32-j), beyanname verme yükümlülüğünü yerine getirmeyenler idari para cezasıyla (m.32-l) karşılaşır. Kanun m.33 uyarınca bu maddedeki "dernek yöneticileri" ifadesi yönetim kurulu başkanını kasteder.

Sık yapılan hatalar

• Defteri tasdik ettirmeden kullanmaya başlamak ya da tasdikten önce yazılan kayıtları sonradan deftere aktarmaya çalışmak.
• Örneğe uymayan, kırtasiyeden alınmış rastgele bir defteri tasdike götürmek.
• Yanlış kaydı silmek, daksille kapatmak ya da sayfayı koparmak.
• Karar defterinde karara katılmayan üyelerin şerhini almamak veya imzaları eksik bırakmak.
• Üye kayıt defterinde çıkış tarihlerini işlememek; bu durum genel kurul listesini de bozar.
• Herhangi bir programda tutulan kaydı, tasdik ya da izin şartını kontrol etmeden yasal defter saymak.
• Yıllık gelir yönetmelikteki sınırı aştığı hâlde bilanço esasına geçmeyi unutmak.
• Beyannameyi son güne bırakmak ve elektronik gönderimde sorun çıkınca süreyi kaçırmak.
• Belgeleri defterdeki kayıt sırasıyla numaralandırıp dosyalamamak; denetimde belgeyi bulamamak.

Sık Sorulan Sorular

Dernek defterleri nerede tasdik edilir?

Dernekler Yönetmeliği m.36 uyarınca il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünde veya noterde tasdik edilir. Tebliğ 2007/2 m.9, ilçelerdeki birimlerin defter tasdiki yapmadığını belirtir. Elektronik ortamda tutulan defterler bu tasdik kuralının dışındadır; onlar için yönetmelikteki ayrı şartlar uygulanır.

Dernek beyannamesi ne zaman verilir?

5253 sayılı Kanun m.19 ve Dernekler Yönetmeliği m.83 uyarınca, bir önceki yıla ait beyanname her yıl mevzuatta belirtilen süre içinde mülki idare amirliğine verilir. Beyannameyi vermekle yönetim kurulu başkanı yükümlüdür. Bilanço esasına göre defter tutan ve kamu yararına çalışan dernekler beyannameyi elektronik ortamda göndermek zorundadır.

Dernek defterleri elektronik ortamda tutulabilir mi?

Yönetmelik m.32, yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defterinin ilgili tebliğlere göre; diğer defterlerin ise İçişleri Bakanlığınca oluşturulan veya izin verilen yazılımlarla elektronik ortamda da tutulabileceğini söyler. Bilgisayarda hazırlanıp onaylı formlara yazdırılan defterler de mümkündür. Kullandığınız yöntemin bu şartlardan hangisini karşıladığını önceden netleştirin.

Demirbaş defteri tutmak zorunlu mu?

Tebliğ 2007/2 demirbaş defterinin şeklini düzenler, ancak Dernekler Yönetmeliği m.32 güncel hâliyle demirbaş defterini saymaz. Okuduğumuz metinler bu farkı açıklamadığı için il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne danışmanızı öneririz. Bilanço esasında defter tutan dernekler için tebliğ zaten demirbaş defteri tutulmayacağını söyler.

Dernek beyannamesi verilmezse ne olur?

5253 sayılı Kanun m.32-l, beyanname verme yükümlülüğünü yerine getirmeyen dernek yöneticisine, yani yönetim kurulu başkanına idari para cezası öngörür. Beyannameyi bilerek gerçeğe aykırı vermek ise m.32-j uyarınca adli para cezası gerektirir. Ayrıca eksik bilgi verilmesi Yönetmelik m.84 uyarınca derneğin denetime alınmasına yol açabilir.

Dernek defteri kaybolursa ne yapılır?

Kanun m.32-k, gerekli dikkat ve özen gösterildiği hâlde elde olmayan bir nedenle kaybolan veya okunamaz hâle gelen defter ve belgeler için, öğrenme tarihinden itibaren kanunda belirtilen süre içinde yetkili mahkemeden zayi belgesi istenmesini öngörür. Bu süreyi kaçırmamak için hemen bir hukukçuya danışın.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Dernek nasıl kurulur? · Dernek genel kurulu · Aidat ve bağış kabulü · Dernekte üye verisi ve KVKK · Dernek yönetim programı seçimi · Dernek ve vakıf farkı