Dernek aidatı ve bağış kabulü: Alındı belgesi, banka tahsilatı ve aidat takibi

Dernek aidatının hukuki dayanağı

4721 sayılı Türk Medeni Kanunu m.70, üyelerin ödenti verme borcunun tüzükle düzenleneceğini söyler. Tüzükte düzenleme yoksa üyeler, dernek amacının gerçekleşmesi ve borçlarının karşılanması için zorunlu ödentilere eşit olarak katılır. 5253 sayılı Dernekler Kanunu m.4-h ise üyelerin ödeyeceği giriş ve yıllık aidat miktarının belirlenme şeklinin tüzükte yazılmasını zorunlu tutar. Yani tüzük aidat tutarını doğrudan yazmak zorunda değildir; tutarın nasıl belirleneceğini (örneğin her olağan genel kurulda genel kurul kararıyla) göstermesi gerekir. Tüzük yazımı için dernek tüzüğü rehberimize bakın.

Türk Medeni Kanunu m.99 dernek gelirlerini sayar: üye ödentisi, dernek faaliyetleri sonucunda veya dernek malvarlığından elde edilen gelirler ile bağış ve yardımlar. Aidat bu gelirlerin en düzenli olanıdır; bu yüzden takibi de en sistemli yapılması gerekendir.

Giriş aidatı ve yıllık aidat

Kanun giriş aidatı ile yıllık aidatı ayrı ayrı anar. Giriş aidatı üyeliğe kabul sırasında alınan ödentidir; yıllık aidat ise üyelik sürdükçe tekrarlanır. Tüzüğünüz yıllık aidatın taksitle ödenip ödenemeyeceğini ve ödeme zamanını da düzenleyebilir. Türk Medeni Kanunu m.68 dernek üyelerinin eşit haklara sahip olduğunu ve derneğin eşitliği bozan ya da bazı üyelere ayrıcalık tanıyan uygulamalar yapamayacağını söyler. Öğrenci veya emekli üyeler için farklı aidat gibi kademeler düşünüyorsanız bunu tüzüğe ve genel kurul kararına dayandırın ve bir hukukçuya danışın.

Onursal üyeler ve ayrılan üyeler

Türk Medeni Kanunu m.70 onursal üyelerin ödenti vermek zorunda olmadığını açıkça söyler. Aynı madde, dernekten çıkan veya çıkarılan üyenin üyelikte bulunduğu sürenin ödentisini vermek zorunda olduğunu da belirtir. Türk Medeni Kanunu m.66 her üyenin yazılı olarak bildirmek kaydıyla dernekten çıkma hakkına sahip olduğunu düzenler; bu nedenle ayrılma bildirimlerini yazılı alın ve tarihini üye kayıt defterine işleyin.

Dernek gelirleri nasıl tahsil edilir?

5253 sayılı Kanun m.11 temel kuralı koyar: dernek gelirleri alındı belgesiyle toplanır, giderler harcama belgesiyle yapılır. Gelirler bankalar aracılığıyla toplanırsa bankanın düzenlediği dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer. Aşağıdaki tablo yaygın tahsilat yollarını özetler.

Alındı belgesi nasıl bastırılır?

5253 sayılı Kanun m.11 ve Dernekler Yönetmeliği m.42 uyarınca alındı belgeleri yönetmelik ekindeki biçimde ve yönetim kurulu kararıyla bastırılır. Belgeler müteselsil seri ve sıra numarası taşıyan, kendinden karbonlu ciltler ya da elektronik sistemlerle yazdırılan form veya sürekli form şeklinde olur. Dernekler Tarafından Bastırılacak Alındı, Ayni Yardım Teslim ve Ayni Bağış Alındı Belgeleri ile Gider Makbuzları Hakkında Tebliğ (Tebliğ No: 2005/1) seri ve sıra numaralarının nasıl verileceğini düzenler. Pratik adımlar şöyledir:

• Yönetim kurulu, bastırılacak belgelerin seri ve sıra numaralarını ve adedini karar defterine yazılan bir kararla belirler.
• Yönetim kurulu başkanı veya sayman üye, kararın tarih ve sayısını, seri ve sıra numaralarını ve cilt adedini belirten bir yazıyla basımevinden baskı ister.
• Basımevi, belgelerde kendi adını, adresini, iletişim ve vergi bilgilerini ve basım yılını gösterir; bastığı belgelerin seri ve sıra numaralarını kanunda belirtilen süre içinde mülki idare amirliğine bildirir (Kanun m.16).
• Sayman üye, seri ve sıra numaralarını ve baskı kusurlarını kontrol eder; hatalı ciltleri iade edip yenisini bastırır.
• Belgeler matbaadan sayman tarafından tutanakla teslim alınır.

Yönetmelik m.42, alındı belgelerinin yönetmelik ekindeki bilgileri içermek koşuluyla İçişleri Bakanlığınca oluşturulan veya izin verilen yazılımlar kullanılarak elektronik ortamda da düzenlenebileceğini ve bu belgelerin Genel Müdürlüğün elektronik sisteminde saklanacağını söyler. Elektronik alındı düşünüyorsanız kullanacağınız sistemin bu kapsamda olup olmadığını il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne sorun.

Alındı belgesi nasıl kullanılır?

Yönetmelik m.44 ve m.45 kullanım kurallarını düzenler. Sayman, alındı belgelerini gelir tahsil etmeye yetkili kişilere imza karşılığı verir ve kullanıldıktan sonra imza karşılığı geri alır. Belgeler okunaklı, silintisiz ve kazıntısız doldurulur; asıl yaprak ödeme yapana verilir, koçan ciltte kalır. Hata yapılırsa hatalı yaprak ödeyene verilmez; asıl ve koçan yaprağa "İPTAL" yazılır ve yapraklar koparılmadan birlikte ciltte bırakılır. Belgedeki tüm bilgiler eksiksiz doldurulur ve ilgili kişilerce imzalanır. Sayman değiştiğinde alındı belgeleri eski ve yeni sayman arasında tutanakla devredilir.

Gelir toplama yetki belgesi

Herkes dernek adına para toplayamaz. 5253 sayılı Kanun m.11, gelir toplayacak kişilerin yönetim kurulu kararıyla belirlenmesini ve adlarına yetki belgesi düzenlenmesini ister. Yönetmelik m.46 ayrıntıyı verir: yönetim kurulu asıl üyeleri ve kanuna göre temsilci olarak görevlendirilenler dışındaki kişiler, yetki süresi de belirtilerek yönetim kurulu kararıyla belirlenir. Kişinin açık kimliğini, imzasını ve fotoğrafını içeren yetki belgesi dernekçe düzenlenir ve yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yönetim kurulu asıl üyeleri yetki belgesi olmadan da gelir tahsil edebilir.

Yetki belgesinin süresi yönetim kurulunca yönetmelikte belirtilen azami süreyi aşmayacak şekilde belirlenir ve süre bitince yenilenir. Süre bittiğinde, kişi görevden ayrıldığında ya da dernek sona erdiğinde belge yönetim kuruluna iade edilir; yönetim kurulu yetkiyi her zaman iptal edebilir. Kanun m.32-d, adına yetki belgesi düzenlenmeden gelir toplayanlar ile bunu bilerek izin veren yönetim kurulu üyeleri için idari para cezası öngörür.

Tahsil edilen paranın teslimi ve dernek kasası

Yönetmelik m.47 uyarınca dernek adına gelir tahsil etmeye yetkili kişiler, topladıkları paraları yönetmelikte belirtilen süre içinde dernek saymanına teslim eder veya derneğin banka hesabına yatırır; tahsilat yönetmelikte belirtilen tutarı aşıyorsa bu süre beklenmeden ve yönetmelikte belirtilen daha kısa süre içinde bankaya yatırılır. Dernek kasasında bulundurulabilecek para miktarını ise ihtiyaçlara göre yönetim kurulu belirler. Bu kararı yazılı almak, saymanın sorumluluğunu da netleştirir.

Banka yoluyla tahsilat ve parasal sınır

5253 sayılı Kanun m.32-u, kanunda belirtilen parasal sınırı aşan her türlü gelir, tahsilat, gider ve ödemenin bankalar, diğer finans kuruluşları veya kanunda sayılan posta kuruluşu aracılığıyla yapılmasını zorunlu kılar; aksi hâlde yönetim kurulu başkanına her işlem için idari para cezası öngörür. Bu sınır her takvim yılı başında yeniden değerleme oranıyla güncellenir. Güncel tutarı mali müşavirinizden öğrenin. Pratikte en güvenli yol, aidatları ve bağışları mümkün olduğunca derneğin banka hesabına almaktır: dekont alındı belgesi yerine geçer, kayıt kendiliğinden belgelenmiş olur.

Derneğe bağış nasıl kabul edilir?

Nakdi bağış

Nakdi bağış da bir dernek geliridir ve aidatla aynı kurallara tabidir: alındı belgesiyle ya da banka yoluyla alınır ve deftere işlenir. Bağışçı belirli bir proje için bağış yapıyorsa bunu alındı belgesinin açıklamasına ya da banka açıklamasına yazdırmak, bağışın amacına uygun kullanıldığını sonradan göstermenizi kolaylaştırır.

Ayni bağış: mal ve hizmet bağışı

Dernekler Yönetmeliği m.38, kişi, kurum veya kuruluşların derneğe yaptığı bedelsiz mal ve hizmet teslimlerinin yönetmelik ekindeki Ayni Bağış Alındı Belgesiyle kabul edileceğini söyler. Dernek kişilere veya kuruluşlara bedelsiz mal ya da hizmet verdiğinde ise Ayni Yardım Teslim Belgesi düzenler. Tebliğ 2005/1 m.8 bu belgelerde mal ve hizmetlerin rayiç bedelinin gösterilebileceğini belirtir. Ayni bağış alındı belgeleri de yönetmelikteki bilgileri içermek şartıyla Bakanlıkça oluşturulan veya izin verilen yazılımlarla elektronik ortamda düzenlenebilir.

Bağış kabul etmek ile yardım toplamak aynı şey mi?

Hayır, ve bu ayrım önemli. 2860 sayılı Yardım Toplama Kanunu m.2, derneklere kendi statülerine göre üyeleri ve diğer kişiler tarafından yapılan bağış ve yardımlar ile derneğin öz kaynaklarından sağladığı gelirlerin bu Kanunun kapsamı dışında olduğunu söyler. Öte yandan aynı Kanunun m.6 hükmü, kişi ve kuruluşların yetkili makamdan izin almadan yardım toplayamayacağını düzenler. Okuduğumuz metinler, kendiliğinden gelen bir bağışı kabul etmek ile halka yönelik bir yardım toplama faaliyeti arasındaki sınırı ayrıntılı çizmiyor. Kamuya açık bir bağış kampanyası planlıyorsanız önce il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne danışın ve yardım toplama izni rehberimizi okuyun.

Diğer kuruluşlardan yardım

5253 sayılı Kanun m.10, derneklerin tüzükteki amaçlarını gerçekleştirmek üzere kanunda sayılan kuruluşlardan, örneğin benzer amaçlı derneklerden, işçi ve işveren sendikalarından ve meslek kuruluşlarından maddi yardım alabileceğini düzenler. Kamu kurum ve kuruluşlarıyla ortak projeler ise Kanun m.10 ve Yönetmelik m.91 kapsamında ayrı kurallara tabidir.

Bağışçı bağışını vergiden düşebilir mi?

Bu rehber için okuduğumuz dernek mevzuatı, bağışçının yaptığı bağışın vergi matrahından indirilip indirilemeyeceğini düzenlemiyor. Kamu yararına çalışan dernek statüsü 5253 sayılı Kanun m.27 ve Yönetmelik m.48 ile m.52 arasında düzenlenir; ancak bu statünün vergi sonuçları vergi mevzuatına bağlıdır. Bağışçılarınıza bu konuda bir şey söylemeden önce mali müşavirinize danışın.

Yurt dışından yardım ve yurt dışına yardım

5253 sayılı Kanun m.21, derneklerin mülki idare amirliğine önceden bildirimde bulunmak şartıyla yurt dışındaki kişi, kurum ve kuruluşlardan ayni ve nakdi yardım alabileceğini söyler; nakdi yardımların bankalar aracılığıyla alınması zorunludur. Dernekler Yönetmeliği m.18 bildirimin yardım kullanılmadan önce yapılmasını, m.19 ise yönetmelik ekindeki Yurtdışından Yardım Alma Bildirimi formunun doldurulmasını ister.

Yurt dışına yardım yapacak dernekler de Kanun m.21 ve Yönetmelik m.18 uyarınca yardımdan önce bildirimde bulunur; yardım gerçekleştikten sonra da yönetmelikte belirtilen süre içinde, yardımın yapıldığını gösteren belgelerle birlikte faaliyet sonuç bildirimi verir. Afet veya acil durumlarda önceden bildirim yerine yönetmelikte belirtilen süre içinde sonradan bildirim yapılabilir. Kanun m.32-c, yurt dışı yardımı bankalar aracılığıyla almayan yönetim kurulu başkanına, m.32-k ise m.21 yükümlülüklerine aykırı davrananlara idari para cezası öngörür.

Aidat takibi nasıl yapılır?

Aidat takibi, hem mali düzen hem de genel kurul hazırlığı için gereklidir. Yasal zemin şöyle: Tebliğ 2006/1, aidat miktarlarının üye kayıt defterine yazılmasını zorunlu tutmaz ama mümkün kılar; Yönetmelik m.32 de giriş ve yıllık aidatların bu deftere işlenebileceğini söyler. Gelirin kendisi ise her durumda işletme hesabı defterine ya da bilanço esasındaki defterlere, dayanak belgesiyle birlikte işlenir. İyi bir takip düzeni şu unsurlardan oluşur:

• Her üye için güncel bir kayıt: üyelik tarihi, ödenmesi gereken aidat, yapılan ödemeler ve dayanak belge numaraları.
• Banka hesabına gelen ödemelerin üyelerle düzenli eşleştirilmesi; açıklaması eksik ödemelerin araştırılması.
• Elden yapılan her tahsilatın alındı belgesi seri ve sıra numarasıyla kayda geçirilmesi.
• Ayrılan, çıkarılan veya üyeliği kendiliğinden sona eren üyelerin aidat kaydının o tarihte kapatılması.
• Borçlu üyelere yapılacak hatırlatmanın yazılı ve kayıtlı yapılması.

Bu kayıtları bir tablo, muhasebe programı ya da dernekler için hazırladığımız yazılım gibi bir araçla tutabilirsiniz; hangi aracı seçerseniz seçin, yasal defter ve belgeler yerine geçip geçmediğini dernek defterleri rehberimizde anlattığımız kurallara göre ayrıca değerlendirin. Üyelerin kimlik, iletişim ve ödeme bilgileri kişisel veridir ve dernek üyeliğine ilişkin bilgi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır; ayrıntılar dernekte üye verisi ve KVKK yazımızda. Üyelere toplu e-posta veya kısa mesaj göndermeden önce bülten göndermek için izin gerekip gerekmediğini ve İleti Yönetim Sistemini anlatan yazılarımıza da bakın.

Bir saymanın ay sonu: örnek akış

Aşağıdaki akış, orta büyüklükte bir kültür derneğinin saymanının dönem sonunda yapabileceği işleri gösteren genel bir senaryodur:

• Banka hesap özetini indirir ve gelen ödemeleri üye listesiyle eşleştirir.
• Yetkili kişilerden elden toplanan paraları ve kullanılmış alındı belgelerini imza karşılığı teslim alır.
• Tüm gelir ve giderleri dayanak belgeleriyle işletme hesabı defterine işler.
• Kasadaki parayı yönetim kurulunun belirlediği miktarla karşılaştırır, fazlasını bankaya yatırır.
• Süresi dolmak üzere olan yetki belgelerini yönetim kuruluna bildirir.
• Aidat borcu birikmiş üyelerin listesini yönetim kuruluna sunar.
• Yeni üye kabulleri ve ayrılmalar için idareye yapılacak bildirimleri sekreterle birlikte kontrol eder.

Aidatını ödemeyen üye ne olur?

Aidat borcu derneğe karşı bir borçtur; ancak borçlu üye hakkında neler yapılabileceği büyük ölçüde tüzüğünüze bağlıdır. Türk Medeni Kanunu m.67, tüzükte üyelerin çıkarılma sebeplerinin gösterilebileceğini söyler. Tüzükte çıkarma sebepleri gösterilmişse çıkarma kararına bu sebeplerin haklı sayılamayacağı iddiasıyla itiraz edilemez; tüzükte çıkarma düzenlenmemişse üye ancak haklı sebeple çıkarılabilir ve bu karara haklı sebep bulunmadığı ileri sürülerek itiraz edilebilir. Türk Medeni Kanunu m.80 ise üyelikten çıkarma hakkında son kararı genel kurulun vereceğini düzenler.

Bu nedenle tüzüğünüz aidat borcunu bir çıkarma sebebi olarak düzenliyorsa izleyeceğiniz yol şöyle olabilir:

• Borcu ve ödenmeyen dönemleri kayıtlarla belgeleyin.
• Üyeye yazılı ve kayıtlı bir hatırlatma gönderin; tüzük bir bildirim veya ihtar usulü öngörüyorsa ona uyun.
• Tüzükte öngörülen sürecin sonunda yönetim kurulunda karar alın ve kararı karar defterine yazın.
• Kararı üyeye yazılı bildirin ve tüzükteki itiraz yolunu belirtin.
• Üyeliği sona erdiğinde çıkış tarihini üye kayıt defterine işleyin ve üyelik değişikliğini idareye bildirin.

Üyelikteki değişikliklerin bildirimi zorunludur: 5253 sayılı Kanun m.23 ve Yönetmelik m.92, üyeliğe kabul edilenler ile üyeliği sona erenlerin adı, soyadı, doğum tarihi ve kimlik numarasının kanunda belirtilen süre içinde dernek merkezinin bulunduğu sivil toplumla ilişkiler birimine bildirilmesini ister. Kanun m.32-s bu bildirimi yapmayan yönetim kurulu başkanına idari para cezası öngörür. Çıkarma kararlarında usul hatası, kararın iptaline yol açabilir; tüzükte açık hüküm yoksa işlem yapmadan önce bir hukukçuya danışın.

Sık yapılan hatalar

• Tüzükte aidatın belirlenme şeklini yazmamak ya da genel kurul kararı olmadan aidatı değiştirmek.
• Elden alınan aidat için alındı belgesi kesmemek veya rastgele bir makbuz kullanmak.
• Yetki belgesi olmayan gönüllülerin dernek adına para toplamasına izin vermek.
• Kanundaki parasal sınırı aşan ödemeleri nakit almak ya da nakit yapmak.
• Toplanan paraları uzun süre gönüllülerin elinde bırakmak; yönetmelikteki teslim kuralını uygulamamak.
• Hatalı alındı yaprağını koparıp atmak; hatalı yaprak iptal edilip ciltte bırakılmalıdır.
• Mal bağışlarını belgesiz kabul etmek ve kayıtlara işlememek.
• Yurt dışından gelen yardımı kullanmadan önce bildirmemek.
• Bağışçılara vergi indirimi konusunda, mali müşavire danışmadan söz vermek.
• Aidatını ödemeyen üyeyi tüzükte dayanak olmadan ve usulsüz biçimde üyelikten çıkarmak.

Sık Sorulan Sorular

Dernek aidatı ödemek zorunlu mu?

Türk Medeni Kanunu m.70 üyelerin ödenti borcunun tüzükle düzenleneceğini söyler; tüzükte düzenleme yoksa üyeler zorunlu ödentilere eşit olarak katılır. Onursal üyeler ödenti vermek zorunda değildir. Tüzükte aidat öngörülmüşse üye bu borcu ödemekle yükümlüdür.

Dernek aidatı elden alınabilir mi?

Alınabilir; ancak yalnızca yönetim kurulu asıl üyeleri ya da yönetim kurulu kararıyla belirlenip adına yetki belgesi düzenlenen kişiler tahsil edebilir ve her tahsilat için dernek adına bastırılmış alındı belgesi kesilir. Kanunda belirtilen parasal sınırı aşan tahsilatların bankalar veya diğer finans kuruluşları aracılığıyla yapılması zorunludur.

Derneğe yapılan bağış için hangi belge verilir?

Nakdi bağış için alındı belgesi düzenlenir; bağış banka yoluyla geldiyse banka dekontu alındı belgesi yerine geçer. Mal ve hizmet bağışları için Dernekler Yönetmeliği m.38 uyarınca Ayni Bağış Alındı Belgesi düzenlenir ve bu belgede rayiç bedel gösterilebilir.

Aidatını ödemeyen üye dernekten çıkarılabilir mi?

Tüzükte aidat borcu bir çıkarma sebebi olarak düzenlenmişse, tüzükteki usule uyularak çıkarılabilir. Tüzükte çıkarma düzenlenmemişse Türk Medeni Kanunu m.67 uyarınca üye ancak haklı sebeple çıkarılabilir ve karara itiraz edebilir. Üyelikten çıkarma hakkında son kararı genel kurul verir.

Derneğe yapılan bağış vergiden düşülür mü?

Okuduğumuz dernek mevzuatı bu konuyu düzenlemiyor; bağışın vergi sonuçları vergi mevzuatına bağlıdır. Bağışçılarınıza bilgi vermeden önce mali müşavirinize danışın.

Dernek yurt dışından bağış alabilir mi?

Alabilir. 5253 sayılı Kanun m.21 uyarınca dernekler mülki idare amirliğine önceden bildirimde bulunmak şartıyla yurt dışındaki kişi, kurum ve kuruluşlardan ayni ve nakdi yardım alabilir. Nakdi yardımların bankalar aracılığıyla alınması ve kullanılmadan önce bildirilmesi zorunludur.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Dernek nasıl kurulur? · Dernek defterleri ve beyanname · Yardım toplama izni · Dernekte üye verisi ve KVKK · Dernek genel kurulu · İYS nedir?