Kurs web sitesi nasıl kurulur? Özel kurslar için sayfalar, yasal kurallar ve kayıt formu

Kurs web sitesi neden ayrı bir iş olarak ele alınmalı?

Kurs arayan bir veli ya da yetişkin kursiyer genellikle önce arama yapar, birkaç kursun sitesine bakar, sonra yalnızca güven veren birkaçını arar. Bu nedenle site, kursunuzun ilk görüşmesidir. Sosyal medya hesabı kısa duyurular için iyidir, ama program içeriklerini, yasal olarak göstermeniz gereken bilgileri ve kayıt sürecinizi düzenli biçimde anlatmaya yetmez.

Bireysel özel ders veren bir öğretmenin sitesi kişinin kendisini anlatır; bu konuyu özel öğretmen web sitesi nasıl kurulur yazımızda ele aldık. Bir kursun sitesi ise izinli bir kurumu, onaylı programları ve bir öğretmen kadrosunu anlatır. Sitedeki her bilgi, kurumun resmî kayıtlarıyla tutarlı olmak zorundadır.

Siteyi kurmadan önce: ad, alan adı ve izin durumu

Kurum adı ve alan adı

Millî Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği m.7, kurumların tabela, reklam, ilan ve her türlü iş ve işlemlerinde yalnızca kurum açma izni ile iş yeri açma ve çalışma ruhsatında yer alan kurum adını ve varsa kısaltmasını kullanacağını söyler. Pratikte bu, sitenin başlığında, logosunda, sayfa başlıklarında ve sosyal medya profillerinde izindeki adın kullanılması demektir. Akılda kalıcı bir marka adı düşünüyorsanız bunu kurum adını belirlerken düşünmeniz gerekir, sonradan sitede farklı bir ad kullanmak sorun yaratır.

Aynı madde, kurumlara amacına ve programına uygun Türkçe ad verilmesini esas alır; yabancı ad verilebilecek kurumlar arasında yalnızca yabancı dil eğitimi veren kurslar sayılır. Bir dil kursu yabancı bir ad taşıyabilirken müzik ya da etüt kursu için aynı esneklik yoktur. Alan adınızı seçerken de izindeki adı ya da kısaltmasını temel alın. Alan adı alma adımları için alan adı nasıl alınır rehberine bakabilirsiniz.

İzin alınmadan kayıt alınmaz

5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu m.3 açıkça, kurum açma izni alınmadıkça kuruma öğrenci kaydı yapılamayacağını söyler. Siteniz izin sürecinde yayına girecekse kayıt alıyormuş gibi görünen düğmelerden ve metinlerden kaçının. Bu dönemde yalnızca bilgi almak isteyenlerin iletişim talebini toplamak daha güvenlidir; izin öncesi hangi duyuruların yapılabileceğinden emin değilseniz il ya da ilçe milli eğitim müdürlüğüne danışın.

Kurs web sitesinde olması gereken sayfalar

Aşağıdaki yapı dil, müzik ve etüt kurslarının büyük kısmı için yeterli bir başlangıçtır. Sayfa sayısını büyütmek yerine her sayfayı gerçekten soruları yanıtlayan bir içerikle doldurmak daha değerlidir.

• Ana sayfa: Kursun adı, hangi alanlarda eğitim verdiği, kime hitap ettiği, adresi ve iletişim yolu. Ziyaretçi ilk bakışta doğru yerde olup olmadığını anlamalıdır.
• Programlar: Her program için ayrı bir sayfa ya da bölüm: kimler için olduğu, seviye yapısı, içerik başlıkları, grup düzeni ve kayıt koşulları.
• Öğretmenler: Öğretmenlerin alanları ve mesleki geçmişleri, öğretmenin bilgisi ve onayıyla.
• Kayıt ve süreç: Kayıt için hangi belgelerin istendiği, seviye belirleme yapılıp yapılmadığı, sözleşme ve bilgilendirme adımları.
• Kurum bilgileri: Kurumun resmî adı, adresi, ücret ilanı ve yönetmeliğin sitede bulundurulmasını istediği diğer bilgiler.
• Duyurular ya da blog: Dönem başlangıçları, etkinlikler ve velilerin ya da kursiyerlerin sık sorduğu soruların yanıtları.
• İletişim: Adres, harita, telefon, e-posta ve bilgi talep formu.
• Yasal metinler: KVKK aydınlatma metni, çerez bilgilendirmesi ve gerekiyorsa açık rıza metinleri.

Program sayfaları

Program sayfası, sitenizin en çok ziyaret edilen ve en çok arama trafiği getiren bölümüdür. Bir veli "çocuğum için hangi grup uygun", bir yetişkin "bu seviye bana göre mi" sorusunu bu sayfada yanıtlamak ister. Her program için şu soruları yanıtlayın: kimler için, hangi seviyeler var, derslerde neler yapılıyor, grup mu bireysel mi, program sonunda ne kazanılıyor ve hangi belge veriliyor.

Yönetmelik, kurumlarda Bakanlıkça onaylanan öğretim programlarının uygulanacağını belirtir (m.46). Bu nedenle sitede anlattığınız program, onaylı programla aynı olmalıdır. Onaylı programda yer almayan bir içeriği, örneğin farklı bir sınav hazırlığını ya da atölyeyi, sitede programınızın parçasıymış gibi göstermeyin. Yetenek ve kişisel gelişim kurslarında programa uygun ek etkinlikler için yönetmelik millî eğitim müdürlüğünün uygun bulmasını arar; böyle bir etkinliği duyurmadan önce onay durumunu netleştirin.

Öğretmenler sayfası

Velilerin ve kursiyerlerin en çok merak ettiği konulardan biri, dersi kimin vereceğidir. Öğretmenlerin alanlarını, eğitimlerini ve deneyimlerini anlatan kısa profiller güven verir. Öğretmen adı, fotoğrafı ve özgeçmiş bilgisi de kişisel veridir; bu bilgileri yayımlamadan önce öğretmeni bilgilendirin, yayımlanacak içeriği onunla birlikte belirleyin ve öğretmen ayrıldığında profili kaldırın.

Sitedeki öğretmen bilgileri ile kurumda gerçekten görev yapan kadro aynı olmalıdır. Kursta görev yapmayan birini kadroda göstermek ya da öğretmenin sahip olmadığı bir unvanı yazmak yanıltıcı ilan sayılabilir. Öğretmenlerin hangi şartlarla çalıştırılabileceğini kurs öğretmen şartları rehberinde ayrıntılı anlattık.

Kayıt ve süreç sayfası

Bu sayfa, telefonla en sık sorulan soruları azaltır. Kayıt için hangi bilgi ve belgelerin istendiğini, seviye belirleme yapılıyorsa nasıl yapıldığını, sözleşmenin ne zaman imzalandığını ve dersin başlangıcına kadar hangi adımların olduğunu sırayla yazın. Yönetmelik, kursların kayıt sırasında kursiyerden kimlik numarası, ad, soyad ve doğum tarihi ile programın özelliğine göre diğer belgeleri isteyeceğini ve kayıtların Bakanlığın elektronik modülleri üzerinden yapılacağını söyler (m.51). Bu nedenle sitedeki form, resmî kaydın yerine geçmez; yalnızca bir başvuru ya da bilgi talebidir.

Kayıt sözleşmesinin içeriğini ve kayıt sürecinin hukuki tarafını kurs kayıt sözleşmesi rehberinde ele alıyoruz. Sitede sözleşme metnini yayımlayacaksanız güncel sürümü koyun ve değiştirdiğinizde sitedeki metni de güncelleyin.

Yönetmeliğe göre sitede yer alması gereken bilgiler

Özel öğretim mevzuatı, bazı bilgilerin kurumda ve varsa kurumun internet sayfasında gösterilmesini ister. Bunları ayrı bir "Kurum bilgileri" sayfasında toplamak hem denetimde hem de veliler açısından işinizi kolaylaştırır.

• Ücret ilanı: Yönetmeliğin m.54 hükmüne göre kurumlar ücret ilanlarını Bakanlığın bilişim sistemine işler, alınan çıktının bir örneğini kurumda velilerin görebileceği bir yere asar ve kuruma ait internet sayfası varsa orada da yayımlar. Sitede ilan çıktısıyla çelişen bir ücret bilgisi bulunmamalıdır.
• Onaylı program örnekleri: Özel öğretim kursu türündeki kurumlar için m.13 hükmü, onaylı program örneklerinin kurumun internet sitesinde devamlı bulundurulmasını ister.
• Kurum adı: Sitede izin ve ruhsattaki ad ve varsa kısaltması kullanılır (m.7).
• Karekod: Ek m.4, kurumların reklam, ilan ve her türlü tanıtıcı faaliyetinde kurumu tanıtıcı bilgilerin bulunduğu karekoda yer verilmesini ve karekodun kurum girişinde kolayca görülebilecek bir yerde bulunmasını ister. Karekodun içeriği ve sitede nasıl gösterileceği konusunda il ya da ilçe milli eğitim müdürlüğüne danışın.

Reklam ve ilan kuralları: sitede neler yazılmaz?

Kurs sitesi bir tanıtım aracıdır; bu yüzden özel öğretim mevzuatındaki reklam ve ilan hükümleri sitedeki metinler, görseller ve duyurular için de dikkate alınmalıdır. 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu m.7, gerçeğe aykırı veya yanıltıcı reklam ya da ilan vermeyi ve reklam veya ilanlarda öğrenci resim ya da bilgilerini kullanmayı idari para cezası gerektiren fiiller arasında sayar. Bu fiillerin tekrarında yaptırım ağırlaşır ve ileri aşamada kurum açma izni ile iş yeri açma ve çalışma ruhsatının iptali gündeme gelir.

Yönetmeliğin ek m.4 hükmü de kurumların reklam ve ilanlarında öğrenci resimleri ve isimleri ile öğrenci başarı durum bilgilerinin kullanılamayacağını söyler. Kursiyer sayfası, "başarılı öğrencilerimiz" bölümü ya da sınav sonucu listesi gibi içerikler bu nedenle risklidir.

• Öğrenci fotoğrafı, adı ya da başarı bilgisi içeren tanıtım görselleri ve metinleri kullanmayın; ders ortamını göstermek istiyorsanız öğrencilerin tanınmadığı görseller tercih edin.
• Sonuç ya da başarı garantisi veren ifadelerden kaçının; öğrenmenin kişiye göre değiştiğini açıkça yazın.
• Onaylı programınızda olmayan bir hizmeti, sınavı ya da belgeyi sunuyormuş gibi görünmeyin.
• Kurum adınızı izindeki biçimiyle kullanın; farklı bir adla ya da yalnızca bir slogan adıyla tanıtım yapmayın.
• Bursluluk sınavı düzenliyorsanız Yönetmeliğin m.62 hükmü, bu sınavların reklam ve duyurusunun valilik izniyle ve ek m.4 çerçevesinde yapılabileceğini söyler; izni almadan duyuru yayımlamayın.
• Görsel ve müzik kullanıyorsanız lisansını kontrol edin; başka kurumların ad ve logolarını kullanmayın.

Bilgi talep formu ve KVKK

Formdan gelen ad, telefon, e-posta ve çocuğun yaş grubu gibi bilgiler kişisel veridir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.10, veriler elde edilirken veri sorumlusunun kimliğini, verilerin hangi amaçla işleneceğini, kimlere aktarılabileceğini, toplama yöntemini ve hukuki sebebini ve kişinin haklarını bildirme yükümlülüğü getirir. Formun hemen yanında aydınlatma metnine bağlantı verin.

Kanunun m.4 hükmü, verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını ister. Bilgi talep formunda yalnızca geri dönüş için gereken bilgileri isteyin. Kimlik numarası, sağlık bilgisi ya da okul karnesi gibi verileri formdan toplamayın; resmî kayıt aşamasında gereken belgeler kurumda, kayıt sürecinin içinde alınır. Kanunun m.6 hükmü sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar ve işlenmesini sıkı şartlara bağlar.

• Formun amacını tek cümleyle yazın: "Program ve kayıt hakkında size dönüş yapmak için."
• Aydınlatma metnini formun yanında, tıklanabilir bir bağlantıyla verin.
• Kampanya ve duyuru mesajı göndermek istiyorsanız bunun için ayrı ve isteğe bağlı bir onay kutusu kullanın; formu göndermeyi bu onaya bağlamayın.
• Form yanıtlarının kimin e-postasına ya da hangi sisteme düştüğünü belirleyin; ortak bir telefondaki mesaj geçmişinde biriktirmeyin.
• Dönüş yapılan ve kayda dönüşmeyen taleplerin ne zaman silineceğini belirleyin.

Aydınlatma ve açık rıza metinlerinin ayrımını iletişim formu KVKK aydınlatma ve açık rıza yazısında, sitenin genel kontrolünü web sitesi KVKK uyumu kontrol listesi yazısında anlattık. Ticari amaçlı SMS ve e-posta için 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.6 kural olarak önceden onay arar; ayrıntılar için İYS nedir yazımıza bakın.

Kurs sitesinin aramalarda bulunması

Kurs arayan kişiler genellikle "semt adı + İngilizce kursu", "şehir adı + piyano kursu" ya da "etüt merkezi yakınımda" gibi yerel aramalar yapar. Sitenizin bu aramalarda görünmesi için teknik bir hileye değil, açık ve yararlı içeriğe ihtiyacınız vardır.

• Her program için ayrı, açıklayıcı bir sayfa açın ve sayfa başlığında programın adını ve semtinizi doğal biçimde kullanın.
• Adresinizi, telefonunuzu ve kurum adınızı sitede, harita kaydınızda ve sosyal medya profillerinizde aynı biçimde yazın.
• Velilerin gerçekten sorduğu soruları yanıtlayan bir sık sorulan sorular bölümü hazırlayın.
• Sitenin telefonda rahat okunduğundan ve hızlı açıldığından emin olun; kurs arayanların çoğu telefondan bakar.
• Dönem başlangıçları ve etkinlikler için güncel duyurular yayımlayın; eskiyen duyuruları kaldırın ya da güncelleyin.

Yerel aramalarda görünmenin ayrıntılarını yerel SEO rehberi yazımızda, kursa özgü tanıtım yöntemlerini ise kurs öğrenci bulma rehberinde anlattık.

Adım adım kurs web sitesi kurulumu

• Kurum adını netleştirin: İzin ve ruhsatta yer alan adı ve varsa kısaltmasını esas alın.
• Alan adını alın: Kurum adına ya da kısaltmasına yakın, kolay yazılan bir alan adı seçin.
• Sayfa planını çıkarın: Programlar, öğretmenler, kayıt süreci, kurum bilgileri, iletişim ve yasal metinler.
• İçerikleri resmî bilgilerle karşılaştırın: Program içerikleri onaylı programla, ücret bilgisi ücret ilanıyla, kadro bilgisi kurumdaki görevlendirmelerle aynı olmalı.
• Görselleri seçin: Öğrencilerin tanınmadığı, kurumun kendi mekânını gösteren fotoğraflar kullanın.
• Formu ve yasal metinleri hazırlayın: Aydınlatma metni, ayrı onay kutusu, form verisinin güvenli saklanması.
• Yayına almadan önce kontrol edin: Yanıltıcı ifade, öğrenci bilgisi, eksik kurum bilgisi ve kırık bağlantı kalmasın.
• Bakım düzeni kurun: Her dönem başında ve her resmî değişiklikte siteyi gözden geçirecek bir sorumlu belirleyin.

Bir kurs sitesinin yönetiminde sıradan bir gün

Sabah kurum müdürü form yanıtlarını açar ve önceki günden kalan bilgi taleplerini sekreterlikle paylaşır. Öğle saatlerinde bir veli, sitedeki grup düzenini okuyup çocuğu için seviye belirleme görüşmesi ister. Öğleden sonra bir öğretmen kurumdan ayrıldığını bildirir; aynı gün öğretmenler sayfasındaki profili kaldırılır. Akşamüstü yeni dönem duyurusu hazırlanırken müdür, duyurudaki program adının onaylı programla aynı olduğunu ve görselde öğrenci yüzü bulunmadığını kontrol eder. Bu küçük rutinler, sitenin hem güven veren hem de mevzuata uygun kalmasını sağlar.

Kayıt talepleri, gruplar ve veli iletişimi büyüdükçe bu işleri formlar ve tablolarla yürütmek zorlaşır. Kurs yönetimi için bir program düşünüyorsanız seçim ölçütlerini kurs yönetim programı seçimi rehberinde anlattık; dil, müzik ve etüt kursları için hazırladığımız yazılım hakkında haber almak isterseniz yazının sonundaki bağlantıdan ön kayıt bırakabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Sitede, izindeki adla aynı olmayan bir marka adı kullanmak.
• İzin belgesi düzenlenmeden "kayıtlar başladı" duyurusu yapmak.
• "Başarılı öğrencilerimiz" bölümünde öğrenci fotoğrafı, adı ya da sınav sonucu yayımlamak.
• Onaylı programda olmayan içerikleri programın parçasıymış gibi göstermek.
• Ücret ilanıyla uyuşmayan ücret bilgisi yayımlamak ya da ilanı sitede güncellememek.
• Bilgi talep formunda gereğinden fazla veri istemek ve aydınlatma metnini unutmak.
• Kampanya mesajı onayını formun zorunlu bir parçası yapmak.
• Ayrılan öğretmenleri ve eskiyen duyuruları sitede bırakmak.

Sık Sorulan Sorular

Kurs web sitesi açmak zorunlu mu?

İncelediğimiz mevzuatta kurumun mutlaka bir internet sitesi açması gerektiğine dair bir hüküm görmedik. Ancak Yönetmelik, internet sayfası olan kurumların ücret ilanını orada da yayımlamasını, özel öğretim kurslarının ise onaylı program örneklerini kuruma ait internet sitesinde devamlı bulundurmasını ister. Bu nedenle site açtığınızda bu bilgileri eklemeniz gerekir.

Kurs sitesinde öğrenci fotoğrafı kullanılabilir mi?

Yönetmeliğin ek m.4 hükmü, kurumların reklam ve ilanlarında öğrenci resimleri ve isimleri ile başarı durum bilgilerinin kullanılamayacağını söyler; Kanun da bunu yaptırıma bağlar. Kurum sitesi tanıtım amaçlı olduğundan öğrencilerin tanınabildiği fotoğrafları ve öğrenci adlarını kullanmayın.

Dil kursuna yabancı bir ad verilebilir mi?

Yönetmeliğin m.7 hükmü, yalnızca yabancı dil eğitimi veren kurslara yabancı ad verilebileceğini söyler. Ad, kurum açma izni ile birlikte verilir; sitede ve tanıtımlarda bu ad ve varsa kısaltması kullanılır.

Kurs sitesinden online kayıt alınabilir mi?

Sitedeki form ile başvuru ya da bilgi talebi toplayabilirsiniz, ancak resmî kayıt Yönetmeliğin m.51 hükmüne göre Bakanlığın elektronik modülleri üzerinden yapılır ve kayıt sırasında belirli bilgi ve belgeler istenir. Online başvurunun hangi aşamada kayda dönüştüğünü sitede açıkça anlatın; ayrıntı için il ya da ilçe milli eğitim müdürlüğüne danışın.

Kurs sitesinde ücret yazmak gerekir mi?

Yönetmeliğin m.54 hükmü, ücret ilanı çıktısının kurumda asılmasını ve kuruma ait internet sayfası varsa orada da yayımlanmasını ister. Sitede ilan dışında farklı bir ücret bilgisi bulundurmayın; ücret ilanının nasıl yapılacağını kayıt sürecinin bir parçası olarak kurs kayıt sözleşmesi rehberinde ele aldık.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Özel kurs nasıl açılır? · Kurs öğrenci bulma · Kurs kayıt sözleşmesi · Kurs yönetim programı seçimi · Özel öğretmen web sitesi · KVKK uyumu kontrol listesi