Özel kurs nasıl açılır? Kurs açma şartları, izin süreci ve belgeler

Özel kurs nedir, mevzuatta hangi kurs türleri var?

5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu özel öğretim kurumlarını sayarken kursları iki ana başlıkta toplar. Çeşitli kurslar, kişilerin sosyal, sanatsal, sportif, kültürel ve mesleki alanlarda bilgi, beceri, dil, yetenek ve deneyimlerini geliştirdiği kurumlardır (m.2/g). Özel öğretim kursu ise Bakanlıkça belirlenmiş bilim gruplarına uygun ortamlarda, bir bilim grubunda eğitim veren kurumdur (m.2/ö). Millî Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği çeşitli kursları da kendi içinde ayırır (m.4).

Tablodaki örnekler bizim yorumumuzdur. Kursunuzun hangi türde açılacağını, uygulayacağınız onaylı öğretim programı belirler. Başvurudan önce il ya da ilçe milli eğitim müdürlüğüne programınızı göstererek kurum türünü netleştirmeniz, sonradan program ilavesi ya da dönüşüm uğraşına girmenizi önler. Akademik destek ve etüt tarafındaki ayrımı etüt merkezi nasıl açılır rehberinde ayrıca ele alıyoruz.

Kurs açmak için izin şart mı?

Evet. Kanuna göre bir kurumda öğretime başlamak için kurum açma izni almak zorunludur ve izin alınmadıkça kuruma öğrenci kaydı yapılamaz (m.3). Aynı madde, her ne ad altında olursa olsun eğitim ve öğretim sunmak amacıyla yürütülen faaliyetlerin Bakanlığın izin ve denetimine tabi olduğunu söyler. Kurum açma izni ve iş yeri açma ve çalışma ruhsatı olmadan bu faaliyetleri yürüten yerleri kuran ya da işletenlere idari para cezası uygulanır ve bu yerler valilikçe kapatılır.

Önemli bir ayrıntı: Kanun, belediye ve il özel idaresi mevzuatındaki işyeri izin ve ruhsatlarının özel öğretim kurumlarını kapsamadığını, iş yeri açma ve çalışma ruhsatının Bakanlıkça verildiğini ve bu yetkinin valiliklere devredilebileceğini açıkça belirtir (m.3). Yani kursunuzun ruhsat makamı milli eğitim tarafıdır. Tek başınıza, bir kurum kurmadan özel ders vermek ise ayrı bir konudur; onun çerçevesini özel ders vermek yasal mı rehberimizde anlatıyoruz.

Özel kurs nasıl açılır? Adım adım süreç

Aşağıdaki sıra, yönetmeliğin kurum açma maddesindeki belge listesine ve başvuru işleyişine göre hazırlandı. Adımların çoğu birbirine bağlıdır; örneğin binayı kesinleştirmeden yerleşim planını, programı seçmeden de araç gereç listesini hazırlayamazsınız.

Kurucu şartlarını kontrol edin

Kanun kapsamındaki kurumları Türkiye Cumhuriyeti uyruklu gerçek kişiler, özel hukuk tüzel kişileri ya da özel hukuk hükümlerine göre yönetilen tüzel kişiler açabilir (m.1). Kurucu bir şirketse adına işlem yapan bir kurucu temsilcisi seçilir. Kanunun m.4 hükmü, kurucularda, tüzel kişi kurucuların yönetim organlarında, kurucu temsilcilerinde ve personelde belirli suçlardan ceza almamış olma ve terör örgütleriyle irtibatı bulunmama gibi şartlar arar; bu maddenin bazı ibareleri Anayasa Mahkemesi kararlarıyla iptal edildiğinden güncel metnine mutlaka bakın. Tüzel kişi kurucuların ortakları arasında yabancı uyruklu gerçek ya da tüzel kişi bulunması hâlinde de Kanunda yaptırım öngörülür (m.3).

Tüzel kişi kurucularda ana sözleşmenin kuruluş amaçları arasında özel öğretim kurumu işletmeciliğinin yer alması gerekir. Bilim grubunda eğitim veren özel öğretim kursu açacaklar için yönetmelik ayrıca kurucunun ya da kurucu temsilcisinin eğitim fakültesi mezunu olduğuna veya öğretmen ya da uzman öğretici olarak atanabileceğine dair belge ister (m.5/2-t).

Kurs türünü ve öğretim programını belirleyin

Çeşitli kurslar başvuruda, uygulayacakları öğretim programının onaylandığı Talim ve Terbiye Kurulu kararının tarih ve sayısını bildirir; özel öğretim kursu açacaklar ise bir bilim grubunda hazırlanmış ve Genel Müdürlük internet sitesinde yayımlanan programı uygulayacaklarını taahhüt eder (m.5/2-f). Onaylı programı bulunmayan bir alanda kurs açmak istiyorsanız programın önce Bakanlık onayından geçmesi gerekir (m.5/2-g). Programı seçmek, ileride hangi araç gereci alacağınızı ve hangi nitelikte öğretici çalıştıracağınızı da belirler.

Bina seçin, ama kira sözleşmesini aceleye getirmeyin

Okullar dışındaki kurumlar, bütün birimleri aynı binanın birbirine bitişik daire ya da katlarında veya aynı bahçe içinde, tamamı kuruma ait bölümlerde açılır (m.11/1-e). Zemin kat dışında kurum açılacaksa asansör ya da engellilerin erişimini sağlayan sistemler aranır; zemin katta engelliler için ders ve hizmet verilmesi hâlinde diğer katlar için bu şart aranmaz (m.11/2). Okullar dışındaki kurumların belirli bölümleri ortak kullanılarak aynı binada başka bir kurum açılamaz (m.12/3). Kanun ayrıca okullar dışındaki kurumlarla meyhane, bar, kahvehane, elektronik oyun merkezi gibi umuma açık yerlerin ve içki satılan yerlerin aynı binada bulunamayacağını belirtir (m.4).

Kurum türüne göre bina standartları Genel Müdürlükçe belirlenip internet sayfasında yayımlanır; başvurunuz bu standartlara ve Umuma Açık Yerler ve İçkili Yerler ile Resmî veya Özel Öğretim Kurumları Arasındaki Uzaklıkların Belirlenmesine Dair Yönetmeliğe uygunluk yönünden incelenir (m.6/1). Bu yüzden kira sözleşmesini imzalamadan önce binayı müdürlüğün yayımladığı standartlarla karşılaştırın, mümkünse bir mimarla birlikte yerleşim planını taslak olarak çizdirin.

Başvuru dosyasını hazırlayın

Yönetmelik, kurum türüne göre değişen uzun bir belge listesi sayar (m.5/2). Bir dil ya da müzik kursu için öne çıkan belgeler şunlardır:

• Form dilekçe ve kurucunun Kanunun m.4 şartlarını taşıdığına dair yazılı beyanı.
• Kurucu tüzel kişiyse ana sözleşme örneği ve kurucu temsilcisine yetki veren kurul kararı.
• Kurum açılacak katlar için yerleşim planı, binanın dış cephe fotoğrafları ve bunların taşınabilir elektronik kaydı.
• Uygulanacak programın onaylandığı Talim ve Terbiye Kurulu kararının tarih ve sayısı.
• Yönetici çalışma izin teklifi ve öğretime başlamadan önce gerekli tüm personel için çalışma izin teklifi yapılacağına dair kurucu beyanı.
• Bina kurucuya aitse tapu örneği, kiralıksa tapu örneği ile yönetmelikte belirtilen asgari süreli kira sözleşmesi.
• Binanın sağlam ve dayanıklı olduğuna dair teknik rapor, sağlık birimince düzenlenen uygunluk raporu ve itfaiye raporu.
• Ruhsatı harca tabi kurumlar için harç belgesi, numarataj belgesi, kurucunun biyometrik fotoğrafı ve vergi levhası fotokopisi.

Kurum adını seçin

Kurumlara, Türk milli eğitiminin amaç ve ilkelerine uygun, kurumun amacına ve programına uygun, anlamlı bir Türkçe ad verilir; yalnızca yabancı dil eğitimi veren kurslara yabancı ad verilebilir (m.7/1). Kurum; tabela, reklam, ilan ve tüm işlemlerinde yalnızca izin belgesinde yazan adı ya da kısaltmasını kullanır (m.7/4). Adın başka kurumlarca kullanılmasına ilişkin uyuşmazlıklarda rekabet, ticaret ve sınai mülkiyet mevzuatı uygulanır (m.7/3); bu nedenle adı kesinleştirmeden önce marka araştırması yaptırmak akıllıca olur.

Başvurun ve incelemeyi bekleyin

Gerçek kişilerde kurucu, tüzel kişilerde kurucu temsilcisi dosyayla valiliğe ya da kaymakamlığa başvurur (m.5/3). İl milli eğitim müdürlüğü binayı ve dosyayı incelemek üzere görevli belirler; görevliler inceleme raporu düzenler (m.6/1). Rapor olumlu olursa ve güvenlik soruşturması ile arşiv araştırması sonucunda Kanunun m.4 şartlarının sağlandığı belgelenirse, okullar dışındaki kurumlara valilikçe kurum açma izni ile iş yeri açma ve çalışma ruhsatı düzenlenir (m.6/2). Yönetmelik bu adımlar için süreler de belirler; güncel süreleri metinden takip edin.

Müdür ve öğretmenler için çalışma izni alın

Kurumun müdürünü kurucu, diğer yönetici ve öğreticileri müdür seçer; çalışma izinleri valiliğin onayına sunulur ve valiliğin izni alınmadan hiç kimse işe başlatılamaz (Kanun m.8). Kurucu, gerekli nitelikleri taşıyorsa kurumun müdürü de olabilir; müdürlük görevi olmayan kurucu ise eğitim ve öğretime karışamaz (Kanun m.6). Okullar dışındaki kurumlarda müdür olacak kişinin Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı ve lisans mezunu olması aranır (m.30). Ayrıntılar kurs öğretmen şartları rehberinde.

Açılış öncesi son kontroller

• Ücretlerinizi belirleyin ve ilan edin: kurumlar ücretlerini ilan etmeden kursiyerden ücret tahsil edemez; ilan Bakanlık bilişim sistemine işlenir, çıktısı kurumda velilerin görebileceği yere asılır ve varsa internet sitesinde yayımlanır (m.54).
• Ücretlerin tahsili için kurum adına banka hesabı açın ve hesabı bildirin; kursiyerlerden alınan ücretler Bakanlık sistemindeki modüllere işlenir (m.55/3).
• Yıllık ya da dönemlik çalışma takviminizi ve haftalık çalışma saatlerini gösteren çizelgeyi bağlı olduğunuz müdürlüğe gönderin (m.10/4).
• Girişte Atatürk köşesini oluşturun (m.8).
• Bakanlıkça belirlenen kayıt sözleşmesini hazırlayın; sözleşmeleri kurucu ya da yetki verdiği kişi imzalar (m.31/4, m.53/1). Ayrıntılar kurs kayıt sözleşmesi rehberinde.

Açıldıktan sonra kursun işleyişinde dikkat edilecekler

Kurum açma izni bir başlangıçtır; kurs, faaliyeti boyunca Bakanlığın denetimi altındadır (Kanun m.11). Günlük işleyişte en çok karşılaşacağınız kurallar şunlardır:

• Kurslara devam zorunludur; programda belirtilen sürenin yönetmelikte belirtilen oranından fazlasına devam etmeyen kursiyer sınava alınmaz (m.10/8).
• Okullar dışındaki kurumlarda günlük çalışmalar yönetmelikte belirtilen saat aralığında yapılır; zorunlu eğitim çağındaki öğrencilerin devam ettiği programlarda bu aralık daha dardır (m.10/6).
• Sınıf mevcutları yönetmelikteki üst sınırı geçemez; gruplar kursiyerin yaşı, öğrenim ve bilgi düzeyi dikkate alınarak oluşturulur (m.48/2).
• Kayıtta kursiyerden T.C. kimlik numarası, ad, soyad, doğum tarihi ve programın gerektirdiği diğer belgeler istenir; kurslar arasında kursiyer nakli kural olarak yapılamaz (m.51/7).
• Eğitim sonunda yapılan sınavlarda başarılı olanlara Bakanlık bilişim sisteminde kurs bitirme belgesi düzenlenir (m.46/4).
• Derslerin sisteme girilen gün ve saatlerde yapılıp yapılmadığı ve kursiyerlerin devam durumu müdürlükçe görevlendirilen personel tarafından kontrol edilebilir (m.67/5).

Son madde, düzenli kayıt tutmanın neden bu kadar önemli olduğunu gösterir: ders programınız, yoklamalarınız ve sisteme girdiğiniz bilgiler birbiriyle tutarlı olmalıdır. Biz de bu ihtiyaçtan yola çıkarak dil, müzik ve etüt kursları için hazırladığımız yazılım üzerinde çalışıyoruz; hangi aracı seçerseniz seçin, bilgilerin tek bir yerde ve güncel durması denetimde işinizi kolaylaştırır.

Reklam ve tanıtım kuralları

Kanun, kurumların yalnızca amaçlarına uygun tanıtıcı nitelikte reklam ve ilan verebileceğini, gerçeğe aykırı beyanda bulunamayacağını ve televizyonda reklam yapamayacağını söyler (m.11). Gerçeğe aykırı ya da yanıltıcı reklam vermek ve reklamlarda öğrenci resmi ya da bilgisi kullanmak idari para cezası gerektiren fiiller arasındadır (m.7). Yönetmelik de reklam ve ilanlarda öğrenci resimleri, isimleri ve başarı bilgilerinin kullanılamayacağını, tanıtıcı faaliyetlerde kurumu tanıtan bilgilerin yer aldığı karekoda yer verileceğini ve bu karekodun kurum girişinde de bulunacağını düzenler (ek m.4). Bu kuralların web sitesine ve sosyal medyaya yansımasını kurs web sitesi ve kurs öğrenci bulma rehberlerinde anlatıyoruz.

Ara vermek ya da kapatmak

Kursiyeri bulunmayan ve kurum açma şartlarını koruyan bir kurum, mazereti uygun görülürse yönetmelikte belirtilen azami süre boyunca faaliyetine ara verebilir; süre sonunda öğretime başlamayan kurumun izni iptal edilir (m.9/B). Okullar dışındaki bir kurumun kurucusu kurumunu, valiliğe, personele ve kursiyerlere Kanunda belirtilen süre önceden yazılı bildirimde bulunmak ve gerekçesi uygun görülmek şartıyla dönem sonunda kapatabilir (Kanun m.7). Kapanan kurum mühürlerini, defterlerini ve dosyalarını valiliğe teslim etmek zorundadır.

Bir kurs müdürünün iş günü nasıl geçer?

Aşağıdaki senaryo tek bir doğru düzeni değil, iyi kurulmuş bir kursun nasıl işlediğini gösterir. Sabah, önceki günün yoklamalarını ve ders kayıtlarını kontrol edersiniz: hangi grupta hangi ders yapıldı, devamsızlığı artan kursiyer var mı? Devamsızlığı yükselen bir kursiyerin velisini arayıp durumu konuşur, görüşmeyi kayda geçirirsiniz.

Öğleye doğru yeni dönem için açılan grupların listesine bakarsınız. Bir grupta seviye farkı fazla olduğu için öğretmenle birlikte iki kursiyerin başka bir gruba geçmesine karar verirsiniz; bu değişikliği ders programına ve sisteme işlersiniz. Öğleden sonra yeni bir öğreticinin çalışma izni için dosyasını tamamlarsınız; izin gelmeden derse giremeyeceğini kendisine hatırlatırsınız. Akşamüstü kayıt masasında bir veli, kursun programını ve ücretini sorar; ilan edilen ücret çizelgesini ve onaylı program örneğini gösterir, kayıt sözleşmesini ve kişisel verilere ilişkin aydınlatma metnini birlikte okursunuz. Günü, ertesi günün öğretmen planını ve boş derslikleri kontrol ederek kapatırsınız.

Özel kurs açmakla ilgili tüm rehberler

Kümedeki rehberleri, kurs açarken izleyeceğiniz sıraya göre gruplandırdık. Her yazı kendi konusunu ayrıntılı ele alır ve bu sayfaya geri bağlanır.

Kurs açmak

• Dil kursu nasıl açılır?: yabancı dil kursunun kurum türü, programı, öğretici nitelikleri ve yabancı uyruklu öğretmen çalıştırma kuralları.
• Müzik kursu nasıl açılır?: izinli kurs ile izinsiz ders arasındaki fark, usta öğretici, mekân ve ses yalıtımı gibi pratik konular.
• Etüt merkezi nasıl açılır?: etüt ve akademik destek veren kurumların mevzuattaki yeri, izin süreci ve veli ilişkisi.

Personel ve kayıt

• Kurs öğretmen şartları: müdür ve öğreticilerin nitelikleri, çalışma izni ve personel dosyası.
• Kurs kayıt sözleşmesi: kayıt süreci, ilan edilen ücret kavramı, veli bilgilendirmesi ve KVKK aydınlatması.

Tanıtım ve yazılım

• Kurs web sitesi nasıl kurulur?: kurumun sitesinde olması gereken sayfalar, reklam ve ilan kuralları ve KVKK formu.
• Kurs öğrenci bulma: yerel arama, harita kaydı, tavsiye ve sosyal medya ile öğrenci bulmak; reklam ve ileti kurallarının sınırları.
• Kurs yönetim programı seçimi: kayıt, yoklama, veli iletişimi ve öğretmen planı için yazılım seçerken bakılacak ölçütler.

Özel kurs açarken sık yapılan hatalar

• Kurum açma izni gelmeden ön kayıt adı altında ücret almak ya da ders başlatmak: Kanun izin alınmadan öğrenci kaydı yapılamayacağını açıkça söyler.
• Binayı standartlara bakmadan kiralamak ve sonra yerleşim planının uygun bulunmamasıyla karşılaşmak.
• Belediyeden alınan bir işyeri ruhsatının kurs için yeterli olduğunu düşünmek.
• Öğreticiyi çalışma izni çıkmadan derse sokmak.
• Tabelada, sosyal medyada ya da broşürde izin belgesindeki addan farklı bir ad kullanmak.
• Tanıtımda öğrenci fotoğrafı, ismi ya da sınav başarısı paylaşmak.
• Ücreti ilan etmeden tahsil etmek ya da ilan edilen ücretin üzerinde ücret istemek.
• Yoklama ve ders kayıtlarını düzensiz tutmak; denetimde sisteme girilen bilgilerle gerçekte yapılan dersin uyuşmaması.

Sık Sorulan Sorular

Kurs açmak için öğretmen olmak gerekir mi?

Kurucu olmak için öğretmenlik şartı her kurs türünde aranmaz. Yönetmeliğin belge listesinde kurucunun eğitim fakültesi mezunu olması ya da öğretmen veya uzman öğretici olarak atanabilmesi şartı, bilim grubunda eğitim veren özel öğretim kursları için yer alır (m.5/2-t). Kurucu kursu kendisi yönetmek istiyorsa müdürlük şartlarını taşımalıdır; okullar dışındaki kurumlarda müdür için lisans mezuniyeti aranır (m.30).

Kurs açma izni nereden alınır?

Başvuru valiliğe ya da kaymakamlığa yapılır; okullar dışındaki kurumlara kurum açma izni ile iş yeri açma ve çalışma ruhsatını valilik düzenler (m.5/3, m.6/2). Süreç il milli eğitim müdürlüğünün yaptırdığı inceleme üzerinden yürür; ilk adım olarak bağlı olacağınız il ya da ilçe milli eğitim müdürlüğünün özel öğretim birimiyle görüşmenizi öneririz.

Kurs açmak için belediyeden ruhsat almak gerekir mi?

Kanuna göre belediye ve il özel idaresi mevzuatındaki işyeri izin ve ruhsatları özel öğretim kurumlarını kapsamaz; iş yeri açma ve çalışma ruhsatı Bakanlıkça verilir ve bu yetki valiliklere devredilebilir (m.3). Tabela, bina ya da imar gibi belediyeyi ilgilendiren başka konular olabilir; bunlar için belediyenize danışın.

İzinsiz kurs açmanın cezası var mı?

Evet. Kanun kapsamındaki eğitim faaliyetlerini kurum açma izni ve iş yeri açma ve çalışma ruhsatı olmadan yürüten yerleri kuran ya da işletenlere idari para cezası uygulanır ve bu yerler valilikçe kapatılır (m.3). Ceza tutarı brüt asgari ücrete bağlı olarak Kanunda belirlenir.

Kurs açmak için şirket kurmak gerekir mi?

Hayır, Kanun gerçek kişilerin de kurucu olabilmesine izin verir (m.1). Başvuru dosyasında vergi levhası istendiği için (m.5/2-y) vergi kaydınızın önceden yapılmış olması gerekir. Şahıs işletmesi mi şirket mi kuracağınıza, vergi ve muhasebe düzeninize mali müşavirinizle birlikte karar verin.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Dil kursu nasıl açılır? · Müzik kursu nasıl açılır? · Etüt merkezi nasıl açılır? · Kurs öğretmen şartları · Kurs kayıt sözleşmesi · Özel ders vermek yasal mı?