Etüt merkezi nasıl açılır? Bugünkü mevzuatta etüt kurumu açmanın yolu

Etüt merkezi mevzuatta hangi kurum türü olarak geçiyor?

Bir dönem "öğrenci etüt eğitim merkezi" 5580 sayılı Kanunun kurum tanımları arasında yer alıyordu ve bu merkezlerin kendi yönetmeliği vardı. Bugün durum farklı. Kanunun tanımlar maddesindeki (m.2) "öğrenci etüt eğitim merkezleri" ibaresi kanun hükmünde kararnameyle yürürlükten kaldırıldı ve bu değişiklik daha sonra kanunla aynen kabul edildi. Özel öğrenci etüt eğitim merkezlerine ilişkin eski yönetmelik de Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliğinin yürürlükten kaldırılan mevzuat listesinde (m.70) yer alıyor.

Kanunun geçici m.5 hükmü, o tarihte faaliyette olan etüt merkezlerine kanunda sayılan kurum türlerinden birine uyum sağlamaları için bir geçiş süreci tanıdı ve uyum sağlamayanlar için sürekli kapatma öngördü. Bu geçiş süreci geride kaldı. Bugün yeni bir etüt kurumu kurmak isteyen biri için anlamlı olan soru, "etüt merkezi izni nasıl alınır" değil, "benim öğrencilerime ve yapmak istediğim işe hangi yürürlükteki kurum türü uyuyor" sorusudur.

Dershaneler için de benzer bir tablo var: eski özel dershaneler yönetmeliği yürürlükten kaldırılanlar arasında ve yönetmelikteki güncel kurum listesinde (m.4) dershane diye bir tür sayılmıyor. Tabelanızda, sosyal medya hesabınızda ya da broşürünüzde "etüt merkezi" veya "dershane" yazmak, sizi bu kurallardan muaf tutmaz; tersine, ruhsatınızda yazmayan bir adı kullanmak ayrı bir sorun yaratır. Yönetmelik (m.7) kurumların tabela, reklam ve ilanlarında yalnızca kurum açma izni ile iş yeri açma ve çalışma ruhsatında yer alan adı veya kısaltmasını kullanmasını şart koşar.

Etüt hizmeti için uygun kurum türleri

Yönetmelikteki tanımlara göre etüt benzeri bir hizmet verebileceğiniz üç kurum türü öne çıkıyor. Hangisinin size uyduğunu belirleyen ana etken, öğrencilerinizin hangi öğrenim kademesinde olduğudur.

Tablodaki ifadeler yönetmeliğin tanımlar maddesinden (m.4) ve program hükümlerinden (m.46) özetlenmiştir. Program tablolarının içeriği yönetmeliğin eklerinde ve Bakanlığın ilgili düzenlemelerinde yer alır; hangi programları uygulayabileceğinizi başvurudan önce il ya da ilçe millî eğitim müdürlüğüyle netleştirin.

Özel öğretim kursu

Lise öğrencilerine ve mezunlara yönelik etüt, ders tekrarı ve sınav hazırlığı yapmak istiyorsanız karşılığı özel öğretim kursudur. Kurum bünyesinde kendi kategorisinde tek bir bilim grubunun programına izin verilir ve Genel Müdürlükçe onaylanan program örneklerinin kurumda kursiyerlerin görebileceği bir yerde ve kurumun internet sitesinde devamlı bulundurulması gerekir (m.13). Lise öğrencileri bu kurslara okul saatleri dışında ya da hafta sonu devam edebilir; okulla ilişiği kesilen lise öğrencisinin kursla da ilişiği kesilir (m.51).

Sosyal etkinlik ve gelişim merkezi

Ortaokul öğrencilerine ödev ve ders desteği ile birlikte sanat, spor ve kültür etkinlikleri sunmak istiyorsanız bu tür size daha yakındır. Merkezin yalnızca ders çalıştırılan bir yer olmadığını unutmayın: yönetmelik, program tablosundaki gruplardan birden fazlasının uygulanmasını ve akademik gelişim çalışmalarına katılan öğrencinin tablodaki programlardan birine de devam etmesini istiyor. Personel tarafında rehber öğretmen ya da psikolojik danışman görevlendirilmesi zorunludur (m.25).

Öğrenci etkinlik merkezi

İlkokul öğrencileri için okul sonrası ödev desteği ve etkinlik programı düşünüyorsanız yönetmelikteki karşılığı öğrenci etkinlik merkezidir. Tanımda ödev ve projelerin yapılmasında bireysel destek açıkça yer alıyor. Bu merkezlerde de rehber öğretmen ya da psikolojik danışman görevlendirilir ve öğrencinin programdaki etkinliklerden birine devam etmesi gerekir.

İzinsiz etüt faaliyeti neden büyük risk?

Etüt işine evde, bir dairede ya da başka bir işletmenin içinde "küçük başlayıp sonra izin alırım" diyerek girmek en sık yapılan hatadır. 5580 sayılı Kanunun m.3 hükmüne göre, her ne ad altında olursa olsun eğitim ve öğretim sunmak amacıyla yürütülen faaliyetler Bakanlığın izin ve denetimine tabidir ve kurum açma izni alınmadıkça öğrenci kaydı yapılamaz. Aynı maddeye göre kurum açma izni ile iş yeri açma ve çalışma ruhsatı olmadan bu faaliyetleri yürütenlere idari para cezası uygulanır ve bu yerler valilikçe kapatılır.

Kanunun Ek m.2 hükmü ayrıca, okullar ve özel öğretim kursları dışında, başka adlarla da olsa ilköğretim ve ortaöğretim örgün eğitim programlarının aynısını ya da bir kısmını uygulayan veya bu programlara yönelik deneme ve seviye tespit sınavı gibi toplu sınav organizasyonları yapan kurum ve yerlerin açılamayacağını, işletilemeyeceğini söyler. Yani okul müfredatını tekrar ettiren bir etüt işini "kurs" ya da "atölye" adı altında başka bir kurum türüyle yürütmek de mümkün değildir; yaptığınız işin hangi kurum türünün tanımına girdiğini baştan doğru belirlemeniz gerekir.

Etüt merkezi açmak için adım adım süreç

Aşağıdaki sıra, yönetmeliğin kurum açma (m.5), inceleme (m.6), bina (m.11) ve personel hükümlerine göre hazırlanmıştır. Her adımda istenen belgelerin güncel listesini başvurudan önce müdürlükten teyit edin.

Öğrenci kitlenizi ve kurum türünü seçin

Önce kimlere hizmet vereceğinizi kesinleştirin: lise ve mezun, ortaokul ya da ilkokul. Aynı binada farklı kurum türlerini bir arada açmak serbest değildir; yönetmelik, okullar dışındaki kurumların belirli bölümleri ortak kullanılarak aynı binada başka bir kurum açılamayacağını söyler (m.12). Özel öğretim kursunda lise öğrencileri ile mezunların derslikleri ayrı katlarda ya da ayrı bloklarda oluşturulur; iki grup binada farklı zaman dilimlerinde bulunacak şekilde planlanırsa bu şart aranmaz.

Uygun binayı bulun

Okullar dışındaki kurumlar, bütün birimleri aynı binanın birbirine bitişik daire ya da katlarında, bitişik binaların birbirine bağlantılı aynı katlarında veya aynı bahçe içinde, tamamı kuruma ait binalarda açılır (m.11). Zemin kat dışında da faaliyet gösterecekseniz asansör ya da engelli erişimini sağlayan bir sistem gerekir; engellilere yönelik hizmetleri zemin katta veriyorsanız bu konuda yönetmelikte bir esneklik vardır. 5580 sayılı Kanunun m.4 hükmü gereği, okullar dışındaki özel öğretim kurumları meyhane, kahvehane, bar gibi umuma açık yerlerle ve içkili yerlerle aynı binada bulunamaz. Kira sözleşmesinin süresi de yönetmelikte aranan şartlar arasındadır; sözleşmeyi imzalamadan önce bu şartı kontrol edin.

Belgeleri hazırlayın

Yönetmeliğin m.5 hükmüne göre kurum türüne göre değişen bir belge seti istenir. Etüt amaçlı kurumlar için öne çıkan başlıklar şunlardır:

• Form dilekçe ve kurucunun, kanunun m.4 hükmündeki şartları taşıdığına ilişkin yazılı beyanı.
• Kurucu şirket, dernek ya da vakıfsa ana sözleşme veya tüzük örneği ve kurucu temsilcisinin yetkisini gösteren karar.
• Kat kat yerleşim planı, binanın dış cephe fotoğrafları ve bunların elektronik kaydı.
• Tapu örneği ya da yönetmelikte aranan süreyi karşılayan kira sözleşmesi.
• Binanın sağlam ve dayanıklı olduğuna ilişkin teknik rapor (yönetmelikte bu belgenin istenmediği yapı türleri de tanımlanmıştır).
• Binanın ve çevresinin sağlık yönünden uygunluğuna ilişkin rapor ve itfaiyenin yangın önlemleri raporu.
• Uygulanacak programın onaylı olduğunu gösteren bilgi; özel öğretim kursu için Genel Müdürlükçe yayımlanan bilim grubu programını uygulayacağınıza dair taahhüt.
• Özel öğretim kursu açıyorsanız, kurucunun (tüzel kişide kurucu temsilcisinin) eğitim fakültesi mezunu olduğunu veya öğretmen ya da uzman öğretici olarak atanabileceğini gösteren belge.
• Sosyal etkinlik ve gelişim merkezi ya da öğrenci etkinlik merkezi açıyorsanız, uygulama dersliklerinde verilemeyen eğitimler için ilgili kurum veya işletmelerle yapılan noter onaylı protokol.
• Yönetici çalışma izin teklifi ve tüm personel için çalışma izni teklifi yapılacağına dair yazılı beyan, numarataj belgesi, vergi levhası ve fotoğraf.

Başvurun ve incelemeyi bekleyin

Başvuru belgelerle birlikte valilik ya da kaymakamlığa yapılır ve size eksiksiz teslimi gösteren bir alındı belgesi verilir. İl millî eğitim müdürlüğü, binanın standartlara ve ilgili uzaklık yönetmeliğine uygunluğunu incelemek üzere görevli belirler; inceleme raporunun olumlu olması ve kurucu ile ilgili güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasının şartları karşıladığını göstermesi hâlinde okullar dışındaki kurumlar için kurum açma izni ile iş yeri açma ve çalışma ruhsatı valilikçe düzenlenir (m.6). Yönetmelikte bu işlemler için belirli süreler öngörülmüştür.

Personelin çalışma iznini alın

Kurum müdürünü kurucu, öğretmen ve diğer eğitim personelini müdür seçer ve çalışma izinleri valiliğin onayına sunulur; valilik izni olmadan personel işe başlatılamaz (Kanun m.8, Yönetmelik m.26). Nitelikler ve süreç için kurs öğretmen şartları rehberimize bakın.

Ücretleri ilan edin, kayıt ve programı sisteme işleyin

Kurumlar ücretlerini ilan etmeden öğrenciden ücret tahsil edemez; ücret ilanı Bakanlığın bilişim sistemine işlenir, çıktısı kurumda velilerin görebileceği bir yere asılır ve varsa kurumun internet sayfasında yayımlanır (m.54). Öğrenci kayıtları da Bakanlığın elektronik modülleri üzerinden yapılır (m.51). Yıllık ya da dönemlik çalışma takviminizi ve haftalık çalışma saatlerinizi gösteren çizelgeyi bağlı olduğunuz millî eğitim müdürlüğüne gönderirsiniz (m.10).

Program, sınıf düzeni ve çalışma saatleri

Etüt kurumlarında başarıyı belirleyen şey, onaylı programın gerçekten uygulanması ve grupların doğru kurulmasıdır. Yönetmelik bu konuda birkaç net çerçeve çizer.

• Kurumlarda yalnızca Bakanlıkça onaylanan öğretim programları uygulanır (m.46). Program dışı ek etkinlikler için ayrıca millî eğitim müdürlüğünün uygun görmesi gerekir.
• Özel öğretim kurslarında her program için haftalık ders saatinin ve yıllık çalışma takviminin yönetmelikte belirtilen alt ve üst sınırlar içinde planlanması gerekir (m.10).
• Okullar dışındaki kurumlarda günlük çalışmalar yönetmelikte belirtilen saat aralığında yapılır; zorunlu eğitim çağındaki öğrencilerin devam ettiği programlar için bu aralık daha erken biter.
• Sınıf mevcutları yönetmelikte belirtilen üst sınırı aşamaz; özel öğretim kursları, öğrenci etkinlik merkezleri ile sosyal etkinlik ve gelişim merkezleri için daha düşük bir üst sınır öngörülmüştür (m.48).
• Özel öğretim kurslarında gruplar, öğretim programında belirtilen öğrenim seviyesine göre oluşturulur; öğrenciler yalnızca kendi sınıf seviyelerine uygun programlara devam edebilir (m.48, m.51).
• Kurslara devam zorunludur; programda belirtilen sınırın üzerinde devamsızlık yapan kursiyer sınava alınmaz (m.10).

Deneme ve seviye belirleme sınavları

Özel öğretim kurslarında kayıtlı kursiyerlere yönelik, onaylı programdaki kazanımları ölçen seviye belirleme ve deneme sınavlarının ücretsiz olarak ve kurum binasında yapılması esastır (m.46). Kursa kayıt şartlarını taşıyıp yalnızca bu sınavlara katılmak isteyenler de, Bakanlığın e-Özel sistemine kaydedilmek ve bina kontenjanı gözetilmek şartıyla sınava alınabilir. Sınavlardan sonra kursiyerlere konu bazında başarı analizi ve geri bildirim verilir; kursiyerlerin kişisel bilgileri ve başarı durumları sisteme işlenir ve denetime yetkili kişiler dışında üçüncü kişilerle paylaşılamaz.

Bu son kural, sonuç listelerini panoya asma, sosyal medyada paylaşma ya da veli gruplarına toplu gönderme alışkanlığını doğrudan ilgilendirir. Her veliye yalnızca kendi çocuğunun sonucunu iletin.

Öğrenci ve veli ilişkisini nasıl kurmalısınız?

Etüt kurumunda asıl müşteri çoğu zaman velidir; ama hizmeti alan öğrencidir. İkisiyle ilişkiyi baştan yazılı ve düzenli kurmak hem şikâyetleri azaltır hem de mevzuata uyumu kolaylaştırır.

• Kayıt sözleşmesini kayıttan önce veliyle birlikte okuyun; ücret, ödeme planı, ayrılma hâlinde iade ve program bilgisi sözleşmede açıkça yer alsın. Ayrıntılar için kurs kayıt sözleşmesi rehberimize bakın.
• Devam durumunu düzenli kaydedin; devam zorunluluğu olan programlarda devamsızlığı veliye zamanında bildirin.
• Sınav ve gelişim değerlendirmelerini veliye birebir iletin; sınıf içi sıralama paylaşmayın.
• Rehber öğretmen ya da psikolojik danışmanla düzenli veli görüşmesi planlayın; bu görevlinin bulunması birçok kurum türünde zaten zorunludur.
• Velilerin ve öğrencilerin kişisel verilerini toplarken 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.10 kapsamında aydınlatma yapın. Form tarafındaki ayrıntılar için iletişim formu KVKK rehberine bakın.
• Tanıtımlarınızda öğrenci fotoğrafı, ismi ve başarı bilgisi kullanmayın. Yönetmeliğin Ek madde 4 hükmü bunu açıkça yasaklıyor; Kanunun m.7 hükmü de bunu idari yaptırım nedeni sayıyor.

Kayıt, yoklama, veli bilgilendirme ve öğretmen planını tek bir yerde tutmak, denetimde istenen kayıtları hazır bulundurmanın da en kolay yoludur. Biz bu ihtiyaç için dil, müzik ve etüt kursları için hazırladığımız yazılım üzerinde çalışıyoruz; hangi yöntemi seçerseniz seçin, kayıtlarınızın düzenli ve erişilebilir olması önemlidir.

Bir etüt kurumunda iş günü nasıl geçer?

Aşağıdaki senaryo ortaokul öğrencilerine hizmet veren bir sosyal etkinlik ve gelişim merkezini anlatıyor. Sabah saatlerinde öğrenciler okuldadır; bu zaman idari işlere ayrılır. Müdür, önceki günün yoklama kayıtlarını kontrol eder, devamsızlığı artan iki öğrencinin velisini aramak üzere not alır ve haftalık programdaki bir sanat atölyesinin öğretmeniyle grup listesini günceller.

Öğleden sonra öğrenciler okuldan gelmeye başlar. Her öğrenci kendi grubuna yönlendirilir; bir grup ödev ve konu tekrarına, diğeri programdaki spor ya da sanat etkinliğine katılır. Rehber öğretmen, sınav kaygısı yaşadığını söyleyen bir öğrenciyle görüşür ve velisiyle görüşme günü belirler. Akşamüstü bir veli, çocuğunun gelişimini sorar; müdür yalnızca o öğrencinin kayıtlarını açarak bilgi verir. Gün, ertesi günün grup listeleri ve öğretmen görevlendirmeleri kontrol edilerek kapanır.

Etüt merkezi açarken sık yapılan hatalar

• Mevzuatta artık bulunmayan "etüt merkezi" türü için izin aramak ya da tabelaya ruhsatta yazmayan bir ad koymak.
• Öğrenci kitlesine uymayan kurum türünü seçmek, örneğin ortaokul öğrencilerini lise ve mezunlara yönelik bir kursa kaydetmek.
• İzin çıkmadan öğrenci kaydı almak ya da ön kayıt adı altında ücret tahsil etmek.
• Kira sözleşmesini yönetmelikte aranan süreyi ve bina şartlarını kontrol etmeden imzalamak.
• Çalışma izni çıkmamış bir öğretmeni derse sokmak.
• Deneme sınavı sonuçlarını isimli listelerle paylaşmak ya da tanıtımda başarılı öğrencilerin fotoğrafını kullanmak.
• Onaylı programı kurumda ve internet sitesinde göstermemek, programdan bağımsız bir ders düzeni uygulamak.
• Rehber öğretmen ya da psikolojik danışman görevlendirmesini, zorunlu olduğu kurum türlerinde ihmal etmek.

Sık Sorulan Sorular

Etüt merkezi açmak için öğretmen olmak gerekir mi?

Kurum türüne bağlıdır. Yönetmelik, özel öğretim kursu açacak gerçek kişi kurucunun ya da tüzel kişide kurucu temsilcisinin eğitim fakültesi mezunu olmasını veya öğretmen ya da uzman öğretici olarak atanabilecek nitelikte olmasını şart koşar. Diğer kurum türlerinde kurucudan istenen belgeler farklıdır; ancak her durumda kurumu nitelikleri yönetmelikte belirlenen bir müdür yönetir.

Etüt merkezi ile dershane aynı şey mi?

Bugünkü mevzuatta ikisi de ayrı bir kurum türü olarak sayılmıyor. Lise ve mezunlara yönelik ders ve sınav hazırlığı özel öğretim kursu, ortaokul öğrencilerine yönelik akademik destek ise sosyal etkinlik ve gelişim merkezi gibi yönetmelikte tanımlı türler üzerinden yürütülür.

Evde ya da bir dairede izinsiz etüt yapılabilir mi?

Kanunun m.3 hükmü, her ne ad altında olursa olsun eğitim ve öğretim faaliyetlerini Bakanlığın izin ve denetimine bağlar ve izinsiz yerler için idari para cezası ile kapatma öngörür. Grup hâlinde öğrenci aldığınız bir faaliyeti izin almadan yürütmek bu nedenle ciddi risk taşır.

İlkokul öğrencilerine ödev desteği vermek için hangi izin gerekir?

Yönetmelikte ilkokul çağındaki öğrencilere ödev ve projelerinde bireysel destek sunan kurum türü öğrenci etkinlik merkezidir. Bu merkezler de kurum açma izniyle açılır ve öğrencinin merkezin program tablosundaki etkinliklerden birine devam etmesi gerekir.

Etüt merkezinde deneme sınavı yapılabilir mi?

Özel öğretim kurslarında kayıtlı kursiyerler için seviye belirleme ve deneme sınavlarının ücretsiz ve kurum binasında yapılması esastır. Kanunun Ek m.2 hükmü ise okullar ve özel öğretim kursları dışında, örgün eğitim programlarına yönelik toplu sınav organizasyonu yapmak üzere yer açılmasını yasaklar.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Özel kurs nasıl açılır? · Kurs öğretmen şartları · Kurs kayıt sözleşmesi · Kurs öğrenci bulma · Kurs yönetim programı seçimi · Özel ders vermek yasal mı?