Kurs yönetim programı seçimi: Dil, müzik ve etüt kursları için alıcı rehberi

Seçimden önce: kursunuzun ihtiyacını yazın

Satıcı tanıtımlarını izlemeden önce, kursunuzda bugün işlerin nasıl yürüdüğünü bir sayfaya yazın. Bu liste, demolarda dikkatinizin parlak özelliklere değil, gerçek ihtiyaçlarınıza yönelmesini sağlar.

• Hangi kurs türündesiniz ve hangi programları uyguluyorsunuz: dil, müzik, etüt ya da birkaçı.
• Gruplarınız nasıl oluşuyor: seviyeye göre mi, yaşa göre mi, bireysel dersler de var mı?
• Dönem yapınız nasıl: dönemler, kurlar, yaz programları, telafi dersleri.
• Kim hangi işi yapıyor: müdür, sekreterlik, öğretmenler, muhasebe.
• Velilerle ve kursiyerlerle nasıl iletişim kuruyorsunuz ve hangi konularda en çok soru geliyor?
• Bugün kayıtları nerede tutuyorsunuz: kâğıt dosya, tablo, mesajlaşma grupları?
• En çok vakit kaybettiğiniz iş hangisi: yoklama, ders programı, veli bilgilendirme, dönem geçişleri?

Kurs yönetim programında kursa özgü ölçütler

Kayıt ve kursiyer dosyası

Millî Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği m.51, kursların kayıt sırasında kursiyerden kimlik numarası, ad, soyad ve doğum tarihi ile programın özelliğine göre diğer belgeleri isteyeceğini söyler. Programın kursiyer kartında bu bilgilerin yanında veli bilgileri, iletişim tercihleri, kayıtlı olduğu programlar ve sözleşme bilgisi düzenli biçimde tutulabilmelidir. Programın yalnızca gerçekten gereken alanları zorunlu tuttuğuna, gereksiz veri istemediğine bakın.

Sınıf, grup ve dönem yapısı

Kursları diğer işletmelerden ayıran en önemli konu budur. Bir dil kursunda seviyeler ve kurlar, bir müzik kursunda bireysel dersler ve enstrüman bazlı gruplar, bir etüt kursunda sınıf düzeyine göre gruplar vardır. Program, aynı kursiyerin birden fazla programa kayıtlı olmasını, dönem değişiminde grupların taşınmasını ve bir gruptan diğerine geçişi zorlanmadan yönetebilmelidir.

Yoklama

Yönetmeliğin m.10 hükmü kurslara devamın zorunlu olduğunu ve Yönetmelikte belirtilen ölçüyü aşan devamsızlıkta kursiyerin sınava alınmayacağını söyler. Bu nedenle yoklama, kursunuz için resmî bir sonucu olan bir kayıttır. Öğretmenin yoklamayı ders sırasında kolayca girebildiğine, geçmiş yoklamaların değiştirildiğinde kimin değiştirdiğinin görülebildiğine ve devam durumunun kursiyer bazında raporlanabildiğine bakın.

Veli bilgilendirme

Çocuklara yönelik kurslarda velinin bilgilendirilmesi memnuniyetin temelidir. Programın duyuru, ders değişikliği ve devamsızlık bilgisi gibi bildirimleri hangi kanallardan gönderdiğini, velinin yalnızca kendi çocuğunun bilgilerini görebildiğini ve gönderilen mesajların kaydının tutulduğunu kontrol edin. Kampanya ve tanıtım amaçlı mesajlar ayrı bir konudur: 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.6 bu tür ticari elektronik iletiler için önceden onay arar. Programın onay durumunu kişi bazında tutup tutmadığını sorun; ayrıntılar için İYS nedir yazımıza bakın.

Öğretmen planı ve ders programı

Öğretmenlerin hangi gün ve saatlerde hangi grupla, hangi derslikte olduğunu gösteren bir ders programı, kursun omurgasıdır. Programın çakışmaları uyarıp uyarmadığına, bir öğretmen izinli olduğunda yerine kimin gireceğinin ve telafi dersinin nasıl planlanacağının izlenebildiğine bakın. Öğretmenin kendi programını ve gruplarını görebileceği, ancak diğer kursiyerlerin gereksiz bilgilerine erişemeyeceği bir yetki yapısı önemlidir. Öğretmen çalıştırma şartlarını kurs öğretmen şartları rehberinde anlattık.

Derslik ve kontenjan

Yönetmelik, kurum kontenjanını kurumda aynı anda öğrenim görecek en fazla kursiyer sayısı olarak tanımlar (m.4). Programın derslik bazında planlama yapabilmesi ve aynı anda kurumda bulunan kursiyerleri görebilmeniz, izinli kontenjanınızı aşmamanıza yardımcı olur. Bu kontrolü programa bırakmak yerine kendiniz de takip edin.

Bakanlığın resmî sistemleri ile ilişki

Özel kursların resmî kayıtları Bakanlığın sistemlerinde tutulur. Yönetmelik, kursiyer kayıtlarının Bakanlığın elektronik modülleri üzerinden yapılacağını (m.51), kurs sonunda başarılı olanlara bu sistemde kurs bitirme belgesi düzenleneceğini (m.46) söyler ve çeşitli kursların bilgilerinin tutulduğu Bakanlık yazılımını tanımlar (m.4). Satın alacağınız bir yönetim programı bu resmî kayıtların yerine geçmez.

• Satıcıya, programın Bakanlık sistemleriyle bir bağlantısı olup olmadığını açıkça sorun; bağlantı olduğu söyleniyorsa bunun nasıl çalıştığını yazılı olarak isteyin.
• Bağlantı yoksa aynı bilgiyi hem resmî sisteme hem programa gireceğinizi hesaba katın ve hangi bilginin önce nereye girileceğini belirleyin.
• Resmî kayıtlar ile programdaki kayıtların düzenli aralıklarla karşılaştırılması için bir sorumlu belirleyin.

Veri güvenliği ve KVKK: satıcıdan yazılı isteyin

Kurs yönetim programı, kursiyerlerin ve çoğu zaman çocukların, velilerin ve öğretmenlerin kişisel verilerini barındırır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.3, veri sorumlusunun yetkisine dayanarak onun adına veri işleyen kişiyi veri işleyen olarak tanımlar. Verilerin hangi amaçla işleneceğini siz belirlediğiniz için veri sorumlusu kursunuzdur; yazılım firması sizin adınıza veri işleyen konumundadır.

Kanunun m.12 hükmü, veri sorumlusunun verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almasını ister; veriler başkası tarafından sizin adınıza işleniyorsa bu tedbirlerden onunla birlikte müştereken sorumlu olursunuz. Bu yüzden güvenlik konusundaki sözlü güvenceler yetmez; aşağıdakileri yazılı isteyin.

• Veri işleme koşullarını, güvenlik tedbirlerini ve gizlilik yükümlülüğünü içeren bir veri işleyen sözleşmesi.
• Verilerin hangi ülkede, hangi altyapıda saklandığı. Kanunun m.9 hükmü yurt dışına aktarımı belirli şartlara bağlar; veriler yurt dışında tutuluyorsa hangi şarta dayanıldığını sorun.
• Kullanıcı yetkileri: müdür, sekreterlik, öğretmen ve veli hangi bilgileri görebilir?
• Kimin hangi kaydı ne zaman değiştirdiğini gösteren işlem kayıtları.
• Yedekleme düzeni ve bir veri kaybında geri dönüş yöntemi.
• Bir güvenlik ihlalinde size nasıl ve ne kadar hızlı haber verileceği. Kanunun m.12 hükmü, verilerin kanuni olmayan yollarla başkalarınca elde edilmesi hâlinde veri sorumlusunun durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirmesini ister.
• Sözleşme sona erdiğinde verilerin size nasıl teslim edileceği ve satıcının elindeki kopyaların nasıl silineceği.

Kanunun m.11 hükmü kişilere, verilerinin düzeltilmesini ve m.7 çerçevesinde silinmesini isteme hakkı tanır; m.4 hükmü de verilerin gerektiği süre kadar saklanmasını ister. Programın tek bir kursiyerin verilerini bulup düzeltebildiğini, dışa aktarabildiğini ve silebildiğini deneme sürecinde mutlaka test edin. Velilere ve kursiyerlere yapacağınız aydınlatma için iletişim formu KVKK aydınlatma ve açık rıza ve web sitesi KVKK uyumu kontrol listesi yazılarına bakabilirsiniz.

Verilerinizi dışa aktarabilmek neden önemli?

Bugün seçtiğiniz program, kursunuzun yıllar içinde biriken kayıtlarını tutacak. Satıcı değiştirmek, satıcının faaliyetini durdurması ya da kurumun devri gibi durumlarda verilerinizi eksiksiz ve okunabilir biçimde alabilmeniz gerekir. 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu m.7, kapanan ya da kapatılan kurumun öğretmen ve öğrencilerle ilgili bütün defter, dosya ve evrakını valiliğe devir ve teslim etmeye mecbur olduğunu söyler; Yönetmeliğin m.66 hükmü de kurumlarda kullanılan evrakın saklanmasında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerinin uygulanacağını belirtir. Verilerinize her zaman erişebilmeniz bu yüzden yalnızca kolaylık değil, bir yükümlülüğü yerine getirebilme meselesidir.

• Kursiyer, veli, grup, yoklama ve ders programı verileri yaygın ve açık bir dosya biçiminde dışa aktarılabiliyor mu?
• Dışa aktarma için satıcıdan ayrıca talep etmeniz mi gerekiyor, yoksa siz mi yapabiliyorsunuz?
• Dışa aktarılan dosyada geçmiş dönemler ve değişiklik kayıtları da yer alıyor mu?
• Sözleşme bittiğinde verilere erişiminiz ne zamana kadar sürüyor?

Satıcıya sorulacak sorular

• Program kurslar için mi tasarlandı, yoksa genel bir işletme programının uyarlanmış hâli mi?
• Seviye, kur, dönem ve bireysel ders yapısını nasıl yönetiyorsunuz? Bizim gruplarımızla bir örnek gösterebilir misiniz?
• Yoklama değiştirildiğinde kimin değiştirdiği görülüyor mu?
• Veliler yalnızca kendi çocuklarının bilgilerini mi görüyor?
• Veriler nerede saklanıyor ve veri işleyen sözleşmesi imzalıyor musunuz?
• Bakanlık sistemleriyle bir bağlantı var mı? Varsa nasıl çalışıyor?
• Verilerimizi kendimiz dışa aktarabiliyor muyuz?
• Mevcut kayıtlarımızı programa taşımaya yardım ediyor musunuz?
• Destek hangi kanallardan, hangi saatlerde veriliyor?
• Programda bir güncelleme olduğunda bizi nasıl bilgilendiriyorsunuz?
• Sözleşmeyi sona erdirmek istediğimizde süreç nasıl işliyor?

Deneme sürecini nasıl değerlendirmelisiniz?

Demo, satıcının hazırladığı örnek verilerle yapılır ve her şey kusursuz görünür. Asıl değerlendirme, kendi kursunuzun gerçek bir haftasını programda yürüttüğünüzde başlar. Deneme sürecinde gerçek kişisel verileri yüklemeden önce veri işleyen sözleşmesini imzalayın ya da deneme için örnek veriler kullanın.

• Bir grubunuzu ve o grubun ders programını programa girin.
• Bir öğretmenden yoklamayı ders sırasında telefonundan girmesini isteyin.
• Sekreterlikten yeni bir kursiyer kaydı ve bir grup değişikliği yapmasını isteyin.
• Bir veli hesabıyla girip yalnızca kendi çocuğunun bilgilerinin göründüğünü kontrol edin.
• Bir ders iptalini ve telafi dersini planlayın, velilere bildirimi gönderin.
• Tek bir kursiyerin verilerini dışa aktarın, düzeltin ve silin.
• Destek hattına gerçek bir soru sorun ve yanıtın ne kadar anlaşılır olduğuna bakın.

Kâğıt dosyalardan ve tablolardan geçiş

Yeni bir programa geçiş, en çok dönem başında zorlanır. Geçişi dönem arasında ya da kayıt yoğunluğunun azaldığı bir zamanda planlayın.

• Mevcut kayıtları gözden geçirin; ayrılmış kursiyerlerin ve artık gerekmeyen verilerin taşınıp taşınmayacağına karar verin.
• Hangi bilgilerin taşınacağını alan alan listeleyin: kursiyer, veli, grup, öğretmen, ders programı.
• Taşımayı önce küçük bir grupla deneyin, sonuçları kontrol edin.
• Geçiş süresince eski kayıtları kapatmayın; eski ve yeni kayıtları karşılaştırarak eksikleri tamamlayın.
• Kullanıcılara kısa bir eğitim verin ve kimin hangi işten sorumlu olduğunu yazılı hâle getirin.
• Geçiş tamamlandığında eski tablolardaki ve mesaj gruplarındaki kişisel verileri saklama gerekçeniz yoksa güvenli biçimde silin.

Karar tablosu

Sık yapılan hatalar

• Programı demodaki görünüşüne göre seçmek, kendi grup ve dönem yapınızla denememek.
• Programın Bakanlık sistemlerindeki resmî kaydın yerine geçeceğini varsaymak.
• Veri işleyen sözleşmesi imzalamadan gerçek kursiyer ve veli verilerini yüklemek.
• Verilerin nerede saklandığını sormamak.
• Dışa aktarmayı test etmemek ve sonradan verilere ulaşamamak.
• Öğretmenlere ve velilere gereğinden geniş yetki vermek.
• Geçişi dönem başının yoğunluğuna denk getirmek.
• Kampanya mesajlarını, onay durumunu kontrol etmeden programdan toplu göndermek.

Kurs yönetimi için kendi ürünümüzü de hazırlıyoruz; dil, müzik ve etüt kursları için hazırladığımız yazılım satışa çıktığında, bu rehberdeki soruları ona da sormanızı öneririz.

Sık Sorulan Sorular

Kurs için en iyi yönetim programı hangisi?

Herkes için en iyi tek bir program yoktur. Kursunuzun grup ve dönem yapısını, yoklama ve veli iletişimi ihtiyacını en az ek yükle karşılayan, veri işleyen sözleşmesi imzalayan ve verilerinizi dışa aktarmanıza izin veren program sizin için doğru olandır. Karar tablosundaki ölçütleri kendi kursunuzla test edin.

Kurs yönetim programı MEBBİS kaydının yerine geçer mi?

Hayır. Yönetmeliğin m.51 hükmü, özel öğretim kurumlarının kursiyer kayıtlarının Bakanlığın elektronik modülleri üzerinden yapılacağını söyler. Yönetim programı iç işleyişinizi düzenler, resmî kaydın yerine geçmez.

Kurs yazılımı firması veri sorumlusu mu olur?

Verilerin hangi amaçla işleneceğini kursunuz belirlediği için veri sorumlusu kursunuzdur; yazılım firması sizin adınıza veri işleyen konumundadır. 6698 sayılı Kanunun m.12 hükmü gereği güvenlik tedbirlerinden onunla birlikte sorumlu olduğunuz için veri işleme koşullarını yazılı isteyin.

Yoklamayı kâğıtta tutmak yeterli mi?

Yönetmelik kurslara devamı zorunlu tutar, ancak yoklamanın hangi araçla tutulacağı konusunda incelediğimiz metinde bir ayrıntı görmedik. Hangi kayıtların hangi biçimde tutulması gerektiğini il ya da ilçe milli eğitim müdürlüğüne danışın; hangi yöntemi seçerseniz seçin kaydın düzenli ve değiştirildiğinde izlenebilir olmasına dikkat edin.

Velilere program üzerinden duyuru göndermek için izin gerekir mi?

Kampanya ve tanıtım gibi ticari amaçlı iletiler için 6563 sayılı Kanunun m.6 hükmü önceden onay arar. Ders değişikliği gibi bilgilendirme mesajlarının nasıl değerlendirileceğini İYS nedir yazımızda anlattık; programın onay durumunu kişi bazında tutabildiğinden emin olun.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Özel kurs nasıl açılır? · Kurs kayıt sözleşmesi · Kurs öğretmen şartları · Kurs web sitesi · Randevu programı nasıl seçilir? · KVKK uyumu kontrol listesi