E-bülten nasıl hazırlanır sorusunun kısa cevabı şudur: önce bültenin kime ve hangi amaçla gideceğini belirler, izinli bir abone listesi kurar, düzenli bir içerik planı hazırlar, okunaklı bir şablonla içeriği yerleştirir, zorunlu kimlik ve ret bilgilerini ekleyip test ettikten sonra gönderir ve sonuçları ölçerek bir sonraki sayıyı iyileştirirsiniz. İyi bir e-bülten, şirketin okurlarıyla düzenli ve izinli bir ilişki kurduğu bir kanaldır; tek seferlik bir reklam e-postası değildir.
Bu rehber, şirketlerin pazarlama ve kurumsal iletişim ekipleri ile müşterileri adına bülten hazırlayan PR ajansları için bir yol haritasıdır. E-bültenin basın bülteninden ve kurum içi bültenden farkını, hazırlık adımlarını, gönderim öncesi kontrol listesini, yasal çerçevenin ana hatlarını ve bir iletişim uzmanının bülten gününü anlatıyoruz. Her adımın derinine inen ayrı rehberlerimiz var; yazının sonunda hepsini konularına göre gruplandırdık.
E-bülten nedir, basın bülteninden farkı ne?
E-bülten (newsletter), bir şirketin abonelerine e-posta ile düzenli aralıklarla gönderdiği içerik paketidir. Haberler, ürün ve hizmet güncellemeleri, rehber içerikler, etkinlik duyuruları ya da sektör değerlendirmeleri bir araya getirilir. Basın bülteni ise bambaşka bir okura yazılır: hedefi gazeteci ve editörlerdir, amacı bir haberin medyada yer almasıdır. Kurum içi bülten ise ayrı bir türdür ve çalışanlara yöneliktir. Bu türler sık karıştırılır; oysa okur, dil ve kurallar bakımından birbirinden ayrılır.
| Konu | E-bülten | Basın bülteni | Kurum içi bülten |
|---|---|---|---|
| Okur | Müşteriler, potansiyel müşteriler, iş ortakları | Gazeteciler, editörler, yayın kuruluşları | Şirket çalışanları |
| Amaç | İlişkiyi sürdürmek, bilgilendirmek, siteye ve satışa yönlendirmek | Bir haberin medyada yer almasını sağlamak | Çalışanları bilgilendirmek ve kurum kültürünü güçlendirmek |
| Sıklık | Düzenli bir yayın ritmi | Haber değeri olan bir gelişme olduğunda | Düzenli bir yayın ritmi |
| Dil | Markanın sesiyle, okura doğrudan hitap eden | Tarafsız, haber diliyle, kurum adıyla anlatım | Samimi ama kurumsal |
| Liste | İzinli abone listesi | Seçilmiş basın listesi | Çalışan dizini |
| Başarı ölçüsü | Tıklama, dönüşüm, abonelikten çıkma eğilimi | Yayınlanan haberler ve geri dönüşler | Okunma ve çalışan geri bildirimi |
Bu yazının ağırlığı e-bülten üzerindedir. Basın bülteni tarafına aşağıda kısa bir giriş yapıyor, yazım ve dağıtım ayrıntılarını ayrı rehberlere bırakıyoruz.
E-bülten nasıl hazırlanır? Adım adım süreç
Aşağıdaki sıra, bülteni sonradan söküp yeniden kurmak zorunda kalmadan başlatmanızı sağlar. Özellikle liste ve izin adımı sonraya bırakıldığında geri dönüp düzeltmek hem zahmetli hem de risklidir.
Bültenin amacını ve okurunu tanımlayın
Bülten neden var? Mevcut müşteriyi elde tutmak, yeni ürünleri duyurmak, sektörde uzman olarak görünmek ya da sitenize düzenli trafik getirmek birbirinden farklı amaçlardır ve farklı içerik gerektirir. Bültenin tek cümlelik bir amacını yazın ve her sayıyı bu cümleye göre değerlendirin. Okuru da somut olarak tarif edin: kurumsal satın alma sorumlusu mu, son kullanıcı mı, bayi mi? Farklı okur grupları varsa tek bir bülteni herkese göndermek yerine ayrı bültenler ya da bölümler düşünün.
Abone listesini izinli olarak kurun
Bültenin hukuki temeli listedir. 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.6, ticari elektronik iletilerin alıcılara ancak önceden onayları alınarak gönderilebileceğini söyler; Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.5 de tanıtım, pazarlama, işletmeyi tanıtma ya da kutlama ve temenni gibi amaçlarla gönderilen iletiler için önceden onay alınmasını ve bu onayın İYS'de bulunmasını şart koşar. Yönetmeliğin m.7 hükmüne göre İYS dışında alınan onaylar İYS'ye kaydedilmelidir ve kaydedilmeyen onaylar geçersiz sayılır. Esnaf ve tacir olan alıcılar için önceden onay şartı aranmaz, ancak bu adresler de İYS'ye kaydedilir ve ret verip vermedikleri kontrol edilir (Yönetmelik m.6).
Bu kuralların hangi durumda nasıl uygulandığını bülten göndermek için izin şart mı ve İYS ticari e-posta kuralları yazılarımızda ayrıntılı anlatıyoruz. Kayıt formundan liste temizliğine kadar pratik süreç için de e-bülten abone listesi oluşturma rehberine bakın. Burada bilmeniz gereken temel ilke şudur: satın alınmış, başka bir amaçla toplanmış ya da kaynağı belirsiz adreslerle bülten başlatmayın.
Gönderim altyapısını hazırlayın
Bülten kendi alan adınıza ait kurumsal bir adresten gitmelidir; kişisel ücretsiz posta adresleri hem güven vermez hem de toplu gönderimde sorun çıkarır. Kurumsal adres için kurumsal mail adresi alma rehberi yazımıza bakabilirsiniz. Toplu gönderimde büyük posta sağlayıcılarının gönderici kuralları ve alan adı doğrulama kayıtları belirleyicidir; bunları toplu gönderici kuralları yazısında, e-postaların neden istenmeyen klasörüne düştüğünü de mail neden spama düşer yazısında ele alıyoruz. Gönderim aracını seçerken liste yönetimi, ret bağlantısı, test gönderimi ve raporlama işlerini tek yerden yapıp yapamadığınıza bakın. Biz bu ihtiyaç için şirketler ve PR ajansları için hazırladığımız bülten yazılımı üzerinde çalışıyoruz; hangi aracı seçerseniz seçin bu rehberdeki ölçütler geçerlidir.
İçerik planı ve yayın ritmi belirleyin
Bülten düzenli geldiğinde güven kazanır. Sürdürebileceğiniz bir ritim seçin ve buna bağlı kalın; çok sık gönderip sonra aylarca sessiz kalmak, okurun sizi unutmasına ve bülteni istenmeyen e-posta olarak işaretlemesine yol açar. İçerik planında her sayının ana konusunu, bölümlerini, kimin hangi parçayı yazacağını ve onay sorumlusunu önceden belirleyin. Satış, ürün, insan kaynakları ve kurumsal iletişim gibi birimlerden düzenli katkı alacak bir yöntem kurun.
Konu satırını ve ön izleme metnini yazın
Okurun bülteni açıp açmayacağına çoğu zaman gelen kutusunda gördüğü konu satırı ve hemen yanındaki ön izleme metni karar verir. Konu satırı içeriği dürüstçe özetlemeli, abartılı vaatlerden kaçınmalıdır. Bu konuyu e-posta konu satırı optimizasyonu yazımızda ayrıntılı anlatıyoruz. Yönetmeliğin m.8 hükmüne göre iletinin niteliği içerikten açıkça anlaşılmıyorsa tanıtım, kampanya ya da bilgilendirme gibi niteliği belirten bir ibare e-postanın konu bölümünde yer alır.
Şablonu ve tasarımı kurun
Her sayıyı sıfırdan tasarlamak yerine sabit bir şablon kullanın: üstte logo ve bülten adı, ardından öne çıkan içerik, sonra kısa bölümler ve en altta kimlik, iletişim ve ret bilgileri. Okurların önemli bir kısmı bülteni telefonda açar; şablonun dar ekranda rahat okunduğunu mutlaka kontrol edin. Okunabilirlik, görsel ve metin dengesi, erişilebilirlik ve tek ana çağrı gibi konuları e-bülten tasarımı ve şablonu rehberinde ele alıyoruz.
Zorunlu unsurları ekleyin
Ticari elektronik iletide bazı bilgilerin bulunması zorunludur. Yönetmeliğin m.8 hükmüne göre iletinin başlığında ya da içeriğinde tacirler için MERSİS numarası ve ticaret unvanı, esnaflar için ad ve soyadı ile T.C. kimlik ya da vergi kimlik numarası yer alır; bunun yanında en az bir erişilebilir iletişim bilgisi bulunur. Aynı Yönetmeliğin m.9 hükmü, ret bildirimi imkânının gönderilen her iletide yer almasını ve iletinin gönderildiği kanaldan kolay ve ücretsiz olarak sağlanmasını ister. Bu nedenle şablonunuzun alt bölümünü bu bilgilerle bir kez doğru kurun ve her sayıda kontrol edin.
Test edin ve gönderin
Göndermeden önce bülteni farklı e-posta istemcilerinde ve telefonda test edin, bütün bağlantılara tıklayın, görsellerin yüklendiğini ve görseller kapalıyken de metnin anlaşıldığını kontrol edin. Kişiselleştirme alanları kullanıyorsanız boş kalan alanların nasıl göründüğüne bakın. Son okumayı yazan kişiden başka biri yapsın.
Sonuçları ölçün ve bir sonraki sayıyı iyileştirin
Gönderimden sonra tıklamalara, abonelikten çıkmalara, geri dönen e-postalara ve gelen yanıtlara bakın. Hangi içeriğin ilgi gördüğünü, hangisinin görmediğini not edin ve bir sonraki sayının planına yansıtın. Açılma verisinin neden eskisi kadar güvenilir olmadığını ve hangi göstergelerin daha anlamlı olduğunu e-bülten performansı nasıl ölçülür rehberinde anlatıyoruz.
Bir e-bültende hangi içerikler olur?
İyi bir bülten, okurun işine yarayan içerikle şirketin anlatmak istediklerini dengeler. Yalnızca kampanya ve ürün duyurusundan oluşan bir bülten kısa sürede reklam gibi algılanır. Aşağıdaki içerik türlerini karıştırarak kullanabilirsiniz:
- Rehber ve nasıl yapılır içerikleri: ürününüzü ya da sektörünüzü daha iyi kullanmaya yardım eden pratik yazılar.
- Şirket ve ürün haberleri: yeni hizmetler, güncellemeler, yeni şubeler ya da iş ortaklıkları.
- Sektör değerlendirmeleri: mevzuat değişiklikleri, pazar gelişmeleri ya da uzmanlarınızın yorumları.
- Müşteri hikâyeleri: izin alınmış, gerçek ve abartısız kullanım örnekleri.
- Etkinlik ve eğitim duyuruları: web seminerleri, fuarlar, atölyeler.
- Ekipten haberler: okurun karşısındaki insanları tanımasını sağlayan kısa tanıtımlar.
- Sık sorulan sorular: müşteri hizmetlerine en çok gelen sorulardan derlenmiş kısa cevaplar.
Gönder düğmesine basmadan önce kontrol listesi
- Liste doğru mu: yalnızca izinli aboneler ve ret vermemiş tacir ya da esnaf adresleri seçili mi?
- Gönderen adı ve adresi tanınır, kurumsal ve yanıtlanabilir mi?
- Konu satırı içeriği dürüstçe özetliyor mu, gerekiyorsa niteliği belirten ibare konu bölümünde var mı?
- Ön izleme metni yazılmış mı, yoksa istemci rastgele bir metni mi gösterecek?
- Kimlik bilgileri (MERSİS numarası ve ticaret unvanı ya da esnaf bilgileri) ve iletişim bilgisi alt bölümde yer alıyor mu?
- Ret bağlantısı görünür, çalışır ve tek adımda sonuç veriyor mu?
- Bütün bağlantılar doğru sayfaya gidiyor mu, kampanya izleme parametreleri doğru mu?
- Görsellerin alternatif metinleri yazılmış mı, görseller kapalıyken içerik anlaşılıyor mu?
- Telefonda ve farklı e-posta istemcilerinde test edildi mi?
- Yazım ve imla son okuması yazan kişiden başka biri tarafından yapıldı mı?
- Promosyon, indirim ya da yarışma varsa koşullarına kolayca ulaşılabiliyor mu?
Bir iletişim uzmanının bülten günü
Aşağıdaki senaryo tek bir doğru düzeni değil, iyi kurulmuş bir sürecin nasıl işlediğini gösterir. Sabah, içerik planındaki bu sayının ana konusu ile birimlerden gelen katkıları bir araya getirirsiniz. Ürün ekibi yeni bir özelliği anlatan bir metin göndermiş, satış ekibi bir müşteri hikâyesi önermiştir. Müşteri hikâyesinde adı geçecek kişinin ve şirketin yazılı onayı olup olmadığını sorarsınız; onay yoksa hikâyeyi bir sonraki sayıya bırakırsınız.
Öğleye doğru metinleri şablona yerleştirir, ana içeriği seçer ve konu satırı için birkaç alternatif yazarsınız. Taslak, onay sorumlusuna gider; hukuk ya da uyum birimi kampanya koşullarının metninde bir düzeltme ister. Öğleden sonra test gönderimini kendinize ve ekipten birkaç kişiye yaparsınız; telefonda bir görselin taştığı, bir bağlantının yanlış sayfaya gittiği fark edilir ve düzeltilir. Liste seçiminde son kez ret verenlerin dışarıda kaldığını kontrol eder ve gönderimi planlarsınız.
Ertesi gün gelen yanıtları okur, abonelikten çıkma taleplerinin sisteme yansıdığını, geri dönen adreslerin işaretlendiğini kontrol eder ve hangi içeriğin ilgi gördüğünü kısa bir notla içerik planına eklersiniz. Bu düzenin ortak noktası, her adımın sahibinin ve kaydının belli olmasıdır.
Basın bülteni tarafına kısa giriş
Basın bülteni, e-bültenden farklı bir zanaattır. Okuru gazetecidir ve gazeteci her gün çok sayıda bülten alır; bu yüzden bültenin haber değeri taşıması, haber diliyle yazılması ve doğru kişiye ulaşması gerekir. Başlık, giriş paragrafı, alıntı, kurum bilgisi ve basın iletişim kutusundan oluşan yapıyı basın bülteni nasıl yazılır rehberinde örnek bir iskeletle anlatıyoruz. Bülteni hangi medyaya, nasıl ve ne zaman göndereceğinizi, gazetecilere toplu e-posta gönderirken izin ve kişisel veri sınırlarını ise basın bülteni nasıl dağıtılır rehberinde ele alıyoruz.
E-bülten ve basın bülteniyle ilgili tüm rehberler
Bu kümedeki rehberleri, işe başlarken izleyeceğiniz sıraya göre gruplandırdık. Her yazı kendi konusunu ayrıntılı ele alır ve bu sayfaya geri bağlanır.
E-bülten ve basın bülteni
- Basın bülteni nasıl yazılır?: haber değeri, başlık, giriş paragrafı, alıntı, kurum bilgisi ve ambargo ile örnek bir bülten yapısı.
- Basın bülteni nasıl dağıtılır?: hedef medya seçimi, kişiselleştirme, zamanlama, takip ve gazeteciye toplu e-postada izin ve kişisel veri sınırları.
Liste ve kurum içi
- E-bülten abone listesi oluşturma: kayıt formu, çift onay, İYS kaydı, ret bağlantısı ve liste temizliğiyle izinli liste kurmak.
- Basın listesi nasıl oluşturulur?: medya listesinin kaynakları, segmentasyonu, güncel tutulması ve gazeteci verisinin kişisel veri olarak ele alınması.
- Kurum içi bülten nasıl hazırlanır?: çalışan bülteninin amacı, içerik takvimi, katkı toplama, onay akışı ve çalışan verisi.
Tasarım, ölçüm ve ajans
- E-bülten tasarımı ve şablonu: okunabilir yapı, mobil uyum, erişilebilirlik, tek ana çağrı ve görünür ret bağlantısı.
- E-bülten performansı nasıl ölçülür?: açılma, tıklama, ret ve geri dönme kavramları, test yaklaşımı ve raporlama.
- PR ajansında bülten süreci: müşteri brifinden onay turlarına, dağıtımdan yayın takibine ve raporlamaya kadar ajans iş akışı.
E-bülten hazırlarken sık yapılan hatalar
- Kaynağı belirsiz ya da satın alınmış listeyle bülten başlatmak; hem yasal risk yaratır hem de gönderim itibarınızı zedeler.
- Onayları İYS'ye kaydetmeden gönderim yapmak ya da tacir adreslerini İYS'de kontrol etmeden göndermek.
- Ret bağlantısını gizlemek, çalışmayan bir bağlantı koymak ya da ret için giriş yapmayı şart koşmak.
- Her sayıyı farklı bir tasarımla göndermek; okur bülteni tanımakta zorlanır.
- Bülteni yalnızca kampanya duyurusuna çevirmek ve okurun işine yarayan içeriği unutmak.
- Düzensiz göndermek; uzun bir sessizliğin ardından gelen bülten çoğu zaman tanınmaz ve istenmeyen olarak işaretlenir.
- Telefonda test etmeden göndermek.
- Tek bir göstergeye, özellikle açılma verisine bakarak karar vermek.
- Konu satırında içerikte karşılığı olmayan vaatler vermek.
Sık Sorulan Sorular
E-bülten göndermek için izin gerekir mi?
Ticari amaçlı e-bültenler için kural olarak önceden onay gerekir ve bu onayın İYS'de kayıtlı olması gerekir (6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.6, Yönetmelik m.5 ve m.7). Esnaf ve tacir alıcılar için önceden onay aranmaz, ancak adresleri İYS'ye kaydedilir ve ret kontrolü yapılır. Hangi iletinin bu kapsama girdiğini bülten için izin yazımızda anlatıyoruz.
E-bülten ne sıklıkla gönderilmeli?
Doğru sıklık, elinizdeki gerçek içerik miktarına ve okurun beklentisine bağlıdır. Sürdürebileceğiniz bir ritim seçin ve abone olurken okura bunu söyleyin. Söylediğiniz ritimden sapmamak, sık göndermekten daha önemlidir.
E-bülten ile basın bülteni aynı şey mi?
Hayır. E-bülten abonelere giden düzenli bir içerik paketidir; basın bülteni ise bir haberin medyada yer alması için gazetecilere gönderilen haber metnidir. Yazım dili, liste ve kurallar farklıdır. Ayrıntılar için basın bülteni nasıl yazılır rehberine bakın.
E-bültende hangi bilgilerin bulunması zorunlu?
Yönetmeliğin m.8 hükmüne göre tacirler için MERSİS numarası ve ticaret unvanı, esnaflar için ad ve soyadı ile T.C. kimlik ya da vergi kimlik numarası ve en az bir iletişim bilgisi yer alır. Ret bildirimi imkânı da her iletide bulunmalıdır (m.9). Şablonunuzun alt bölümünü bu bilgilerle kurmanız en pratik yoldur.
E-bülten neden spam klasörüne düşer?
En yaygın nedenler; izinsiz ya da eski adreslere gönderim, eksik alan adı doğrulama kayıtları, okurların bülteni istenmeyen olarak işaretlemesi ve yanıltıcı konu satırlarıdır. Bu konuyu mail neden spama düşer ve kara liste kontrolü yazılarımızda ele alıyoruz.
Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.
İlgili içerikler: E-bülten abone listesi · E-bülten tasarımı · E-bülten performansı · Basın bülteni nasıl yazılır? · Bülten için izin şart mı? · Toplu gönderici kuralları · E-Bülten Programı Nasıl Seçilir? Tarafsız Rehber