E-Bülten Programı Nasıl Seçilir? İzin, İYS ve Teslim Rehberi

Önce bülten ihtiyacınızı tanımlayın

Toplu mail programı denince birbirinden çok farklı araçlar kastediliyor: yalnızca gönderim yapan altyapılar, liste ve şablon yönetimini birleştiren bülten araçları, pazarlama otomasyonunun bir parçası olarak sunulan e-posta modülleri. Hangisine ihtiyacınız olduğunu bilmeden karşılaştırma yapmak, satış sunumunun yönlendirmesine açık kalmak demektir. Seçime başlamadan önce şu soruları yazılı olarak cevaplayın:

• Kime gönderiyorsunuz: bireysel abonelere mi, kurumsal alıcılara mı, gazetecilere mi, yoksa bunların hepsine mi?
• Kaç farklı listeniz ve bülteniniz var; farklı birimler ya da farklı müşteriler adına mı gönderiyorsunuz?
• Onaylarınız bugün nerede toplanıyor: web sitesi formu, etkinlik kaydı, müşteri hesabı, satış ekibi?
• İYS kaydınız var mı ve onayları İYS'ye bugün nasıl aktarıyorsunuz?
• Bülteni kim hazırlıyor, kim onaylıyor, kim gönderiyor?
• Ölçümden ne bekliyorsunuz: siteye trafik mi, etkinlik kaydı mı, okurla süren ilişki mi?

PR ajansıysanız bir soru daha önemlidir: müşterilerinizin listeleri birbirinden tamamen ayrı mı tutulmalı ve bir müşterinin ret listesi kendi bültenlerinin tamamında uygulanmalı mı? Ajanslarda en sık görülen sorun, farklı müşterilerin aboneleri ile basın listelerinin aynı havuzda karışmasıdır.

E-bülten programı seçerken değerlendirme ölçütleri

Onay kaydı ve izin yönetimi

Ticari amaçlı bir e-bülten için 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.6 kural olarak önceden onay ister. Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.7, İYS dışında alınan onayda alıcının olumlu irade beyanının, adının ve soyadının ve elektronik iletişim adresinin bulunmasını, olumlu beyanın önceden seçilmiş olmamasını ve onayın hizmetin ön şartı yapılmamasını ister; aynı madde, İYS üzerinden alınmayan onaylarda ispat yükünü gönderene verir. Bu yüzden programın her abone için onayın kaynağını, tarihini, onay anında gösterilen metnin o günkü hâlini ve varsa içerik tercihlerini saklayıp saklamadığını kontrol edin. Yalnızca e-posta adresini kaydeden bir program, bir şikâyet geldiğinde size kanıt bırakmaz. Kayıt formunun yasal unsurlarını e-bülten abone listesi oluşturma rehberimizde ayrıntılı anlattık.

İYS uyumu

Yönetmeliğin m.7 hükmüne göre İYS dışında alınan onaylar İYS'ye kaydedilmelidir ve kaydedilmeyen onaylar geçersiz sayılır. Alıcı ret hakkını doğrudan İYS üzerinden de kullanabilir. Programın İYS ile bağlantı kurup kuramadığını, yeni onayları İYS'ye nasıl ve ne zaman aktardığını, İYS'de yapılan ret değişikliklerini düzenli olarak çekip listenize işleyip işlemediğini ve gönderim öncesinde İYS'deki onay durumunu kontrol edip etmediğini sorun. Kurumsal alıcılara gönderiyorsanız m.6, tacir ve esnaf alıcılar için önceden onay aranmasa da adreslerin İYS'ye kaydedilmesini ve ret kontrolünün İYS üzerinden yapılmasını ister; programın bu ayrımı alıcı düzeyinde tutup tutmadığına bakın. İzin kurallarının genel çerçevesi için bülten göndermek için izin şart mı yazımızı okuyabilirsiniz.

Ret bağlantısı ve abonelikten çıkış

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.8, alıcının dilediği zaman ve gerekçe göstermeden ticari iletiyi reddedebileceğini, ret bildiriminin kolay ve ücretsiz olarak iletilmesinin sağlanmasını ve talebin ulaşmasından sonra kanunda belirtilen süre içinde gönderimin durdurulmasını ister. Yönetmeliğin m.9 hükmü de ret imkânının her iletide ve iletinin gönderildiği kanaldan sunulmasını ister. Programda ret bağlantısının şablondan kaldırılamaz olması, oturum açma ya da gerekçe istemeden tek adımda çalışması, ret bilgisinin bütün listelerinize ve İYS'ye yansıması ve okurların yanıt olarak yazdığı çıkış taleplerini işleyebileceğiniz bir yol bulunması gerekir. Büyük posta sağlayıcılarının tek tıkla abonelikten çıkma beklentisini toplu gönderici kuralları yazımızda anlattık.

Programın "gönderim durduruldu" ile "kayıt silindi" durumlarını birbirinden ayırması da önemlidir. Ret veren birine yanlışlıkla yeniden ileti göndermemek için ret kaydının korunması gerekirken, silme talebi kişisel verilerin silinmesini ister. Bu durumları tek bir "sil" düğmesine indiren bir yapı, ya ispat kaydınızı ya da silme yükümlülüğünüzü riske atar.

Teslim edilebilirlik ve alan adı doğrulama

Bülteninizin gelen kutusuna mı yoksa istenmeyen klasörüne mi düşeceğini büyük ölçüde gönderim altyapısı belirler. Programın kendi alan adınızla SPF, DKIM ve DMARC kayıtları üzerinden doğrulanmış gönderim yapmanıza izin verip vermediğini, kalıcı olarak geri dönen adresleri otomatik pasife alıp almadığını, şikâyet geri bildirimlerini işleyip işlemediğini ve yeni bir gönderim alan adında hacmi kademeli artırmanıza imkân tanıyıp tanımadığını sorun. Gönderimin ortak bir altyapıdan mı yapıldığını ve başka göndericilerin itibarının sizi nasıl etkileyebileceğini de öğrenin. E-postaların neden istenmeyen klasörüne düştüğünü mail neden spama düşer yazımızda ayrıntılı ele aldık.

Liste yönetimi ve içerik tercihleri

Yönetmeliğin m.8 hükmü ticari ileti içeriğinin alıcıdan alınan onaya uygun olmasını ister; yalnızca sektör haberleri için kaydolan birine kampanya göndermek bu uyumu bozabilir. Programın abonelere konu bazında tercih sunup sunmadığını, segmentleri bu tercihlere göre kurup kuramadığınızı ve bir listedeki ret bilgisinin diğer listelere yansıyıp yansımadığını test edin. Mükerrer kayıtları birleştirme, etkileşimsiz aboneleri ayırma ve kaynağı belirsiz adresleri içe aktarmayı engelleme gibi liste temizliği araçları da bu başlığın parçasıdır.

Şablon ve zorunlu alt alan

Yönetmeliğin m.8 hükmü iletide tacirler için MERSİS numarası ve ticaret unvanının, esnaflar için ad soyad ile kimlik ya da vergi kimlik numarasının ve en az bir erişilebilir iletişim bilgisinin bulunmasını ister. Programda bu bilgileri bir kez tanımlayıp her şablonun alt alanına sabitleyebilmeniz, iletinin niteliği içerikten anlaşılmıyorsa konu bölümüne tanıtım ya da bilgilendirme gibi bir ibare ekleyebilmeniz ve şablonun telefonda düzgün görünüp görünmediğini gönderimden önce görebilmeniz gerekir. Şablonun bölümlerini ve erişilebilirlik ilkelerini e-bülten tasarımı ve şablonu rehberimizde anlattık.

Ölçüm ve raporlama

Açılma verisi, e-posta programlarının gizlilik özellikleri nedeniyle eskisi kadar güvenilir değildir. Programın raporlarında açılmanın yanında tıklama, ret, şikâyet ve geri dönme verilerini ayrı ayrı göstermesi, hangi bloktan tıklandığını ayırabilmesi ve bağlantılara kaynak parametresi eklemeyi kolaylaştırması önemlidir. Raporları müşteriyle ya da geniş bir ekiple paylaşıyorsanız tek tek kişilerin davranışı yerine toplu sonuçları dışa aktarabilmek de bir gerekliliktir. Hangi göstergenin ne anlama geldiğini e-bülten performansı nasıl ölçülür rehberimizde ele aldık.

Basın bülteni dağıtımı ve ajans ihtiyaçları

Basın bülteni dağıtacaksanız programın her alıcıya ayrı gönderim yapması, gazetecilerin adreslerini birbirine göstermemesi, konuya göre alt listeler kurmanıza izin vermesi ve listeden çıkmak isteyen gazeteciyi bütün alt listelerde dışarıda bırakması gerekir. Gazetecinin iletişim bilgisi de kişisel veridir; listede her kaydın nereden geldiğini not edebilmeniz işinizi kolaylaştırır. Dağıtım sürecini basın bülteni nasıl dağıtılır rehberimizde anlattık. Ajanslar için ayrıca müşteri bazında ayrı çalışma alanları, ayrı gönderen kimlikleri ve ayrı raporlar sunulup sunulmadığına bakın; 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.7 de iletinin başkası adına yapılması hâlinde kimin adına yapıldığının belirtilmesini ister.

Bu ölçütleri tek bir yerde karşılayan bir yapıya ihtiyaç duyanlar için şirketler ve PR ajansları için hazırladığımız bülten yazılımı da hazırlanıyor; onu da diğer seçenekler gibi bu yazıdaki sorularla değerlendirmenizi öneririz.

Veri güvenliği ve KVKK: programın sizin adınıza ne yaptığı

Abone listeniz, onay kayıtlarınız ve ölçüm verileriniz programın sunucularında durur. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.3 tanımlarına göre bu verilerin işleme amacını siz belirlediğiniz için veri sorumlusu genellikle sizsiniz, programı sunan firma ise sizin adınıza veri işleyen konumundadır. Kanunun m.12 hükmü, güvenlik tedbirlerinden bu firmayla birlikte müştereken sorumlu olduğunuzu söyler. Bir e-posta adresiyle eşleştirilmiş açılma ve tıklama kayıtları da kişisel veri niteliği taşıyabilir.

• Veri işleme koşulları: Firmanın listenizi sizin talimatınız dışındaki amaçlarla kullanıp kullanamayacağını, örneğin kendi tanıtımı ya da başka müşterileri için kullanmadığını yazılı olarak teyit edin.
• Verinin yeri: Verilerin hangi ülkede tutulduğunu ve yurt dışına aktarım varsa hangi dayanakla yapıldığını sorun; bu konu kanunun m.9 hükmündeki yurt dışına aktarım kurallarına tabidir.
• Yetkiler: Hazırlayan, onaylayan ve gönderen kişiler için ayrı roller tanımlanabilmeli, listeyi dışa aktarma yetkisi sınırlanabilmelidir.
• Erişim ve işlem kaydı: Kimin hangi listeye eriştiği, kimin ne zaman gönderim yaptığı kayıt altına alınıyor mu?
• Güvenlik olayı: Liste sızarsa firmanın size nasıl haber vereceği yazılı mı? Kanunun m.12 hükmü bu durumda ilgilisine ve Kurula bildirim öngörür.
• Saklama ve silme: Onay ve ret kayıtlarını saklama yükümlülüğünüz ile silme taleplerini birlikte yönetebileceğiniz bir düzen var mı?

Kanunun m.4 hükmü verilerin amaçla sınırlı ve ölçülü işlenmesini ister. Kayıt formunda gereksiz alan bulunmaması ve ölçüm verisinin bülten dışındaki amaçlarla kullanılmaması da bu ilkenin pratik karşılığıdır. Aydınlatma metninizin ölçüm faaliyetini de anlatıp anlatmadığını kontrol edin.

Satıcıya sorulacak sorular

Aşağıdaki soruları yazılı olarak iletin ve cevapları saklayın. Cevap veremeyen ya da genel ifadelerle geçiştiren bir satıcı, deneme sürecinden önce size önemli bir bilgi vermiş olur.

• Her abone için onayın kaynağını, tarihini ve onay metninin o günkü hâlini saklıyor musunuz?
• İYS ile nasıl bağlantı kuruyorsunuz; onaylar ne zaman aktarılıyor, İYS'deki retler listeye nasıl yansıyor?
• Ret bağlantısı şablondan kaldırılabiliyor mu, ret bütün listelere uygulanıyor mu?
• Kendi alan adımızla SPF, DKIM ve DMARC üzerinden doğrulanmış gönderim yapabiliyor muyuz, gönderim ortak bir altyapıdan mı yapılıyor?
• Geri dönen adresler ve şikâyetler otomatik olarak işleniyor mu?
• Veri işleme koşullarınızı yazılı olarak paylaşabilir misiniz, veriler hangi ülkede tutuluyor?
• Abone listesi, onay ve ret kayıtları, şablonlar ve raporlar düzenli bir biçimde dışa aktarılabiliyor mu, ayrıldığımızda verilerimiz ne oluyor?
• Fiyatlandırma modelini, sözleşme süresini, fesih koşullarını ve fiyat değişikliğinin nasıl bildirileceğini yazılı olarak paylaşabilir misiniz?
• Destek hangi kanaldan ve hangi dilde veriliyor, gönderim günü yaşanan bir sorunda size nasıl ulaşıyoruz?

Deneme sürecini nasıl değerlendirmelisiniz?

Deneme sürecini gerçek abonelerinizle değil, kendinize ve ekibinize ait test adresleriyle yürütün. Önce kayıt formunu kurun ve kendiniz kaydolun: onay kutusunun boş geldiğini, aydınlatma metni bağlantısının göründüğünü, onay bildiriminin size tanıtım içermeden ulaştığını ve onay kaydının panelde hangi bilgilerle tutulduğunu kontrol edin. Ardından şablonu kurup alt alana kimlik ve iletişim bilgilerini yerleştirin, test gönderimini farklı e-posta programlarında ve telefonda açın.

Sonra zorlayıcı senaryoları deneyin: test adreslerinden birinden ret bağlantısıyla çıkın ve bu adresin bütün listelerde dışarıda kaldığını doğrulayın; başka bir adresten yanıt olarak çıkış talebi yazın ve bunun nasıl işlendiğine bakın; var olmayan bir adrese gönderim yapıp geri dönmenin nasıl kaydedildiğini görün. Son olarak bütün verileri dışa aktarın ve onay kayıtlarının dosyada eksiksiz yer alıp almadığını inceleyin. Denemenin sonunda kendinize sorun: bu akış bizim çalışma düzenimize mi uydu, yoksa biz programa uymak için alışkanlıklarımızı mı değiştirdik?

Mevcut listenizi taşırken

Yeni programa geçiş, listenizi gözden geçirmek için en iyi fırsattır. Eski sistemdeki her adresi olduğu gibi taşımak, eski sorunları da yeni sisteme taşımak demektir.

• Önce ret listesini taşıyın: daha önce çıkmış kimsenin yeni sistemde yeniden aktif aboneye dönüşmemesi gerekir.
• Onayları kaynağı ve tarihiyle birlikte taşıyın; kaynağını gösteremediğiniz adresleri bültene eklemeyin.
• Satın alınmış, kartvizitten aktarılmış ya da başka bir amaçla toplanmış adresleri taşımayın; bu kişilere onay istemek için de ticari ileti gönderemezsiniz.
• Kalıcı olarak geri dönen ve uzun süredir hiç etkileşim göstermeyen adresleri ayrı değerlendirin.
• Yeni gönderim alan adınızın doğrulama kayıtlarını ilk gönderimden önce tamamlayın ve gönderim hacmini kademeli artırın.
• Geçiş tamamlandığında eski sistemdeki kopyaları saklama politikanıza göre silin ya da arşivleyin.

Karar tablosu

Tabloyu her seçenek için ayrı doldurun. Bir ölçütü kendi gözünüzle test etmediyseniz o satırı boş bırakın; boş satır, karar vermeden önce yapılacak işi gösterir.

E-bülten programı seçerken sık yapılan hatalar

• Şablon görünümüne bakıp onay kaydı, İYS ve ret akışını sormamak.
• Onay kutusu önceden işaretli gelen hazır kayıt formlarını değiştirmeden kullanmak.
• Ret bilgisinin yalnızca tek bir listeye uygulandığı bir yapıyı fark etmemek.
• Gönderimi kendi alan adıyla doğrulamadan başlatmak.
• Eski sistemdeki bütün adresleri, ret listesi ve onay kaynakları olmadan topluca taşımak.
• Denemeyi gerçek abonelere gönderim yaparak yürütmek.
• Veri işleme koşullarını ve verilerin nerede tutulduğunu sormamak.
• Dışa aktarmayı ancak programdan ayrılmaya karar verdikten sonra denemek.

Sık Sorulan Sorular

En iyi e-bülten programı hangisi?

Herkes için tek bir en iyi program yoktur. Doğru seçim; kime gönderdiğinize, kaç farklı liste yönettiğinize, ajans olup olmadığınıza ve programın izin, İYS, ret ve teslim edilebilirlik yükümlülüklerinizi ne kadar desteklediğine bağlıdır. Bu yazıdaki ölçütleri her seçeneğe aynı şekilde uygulayın.

Toplu mail programı ile e-bülten programı aynı şey mi?

Çoğu zaman aynı anlamda kullanılır, ancak bazı araçlar yalnızca gönderim altyapısı sunar; liste, onay kaydı, şablon ve raporlama işlerini size bırakır. Ticari bülten gönderiyorsanız gönderimin yanında onay ve ret kayıtlarını da yönetebileceğiniz bir yapıya ihtiyacınız vardır.

Program İYS'ye bağlıysa yasal yükümlülüklerim biter mi?

Bitmez. İYS bağlantısı onay ve ret kayıtlarının tutarlı olmasına yardım eder; ancak onayı usulüne uygun almak, iletide kimlik ve iletişim bilgisine yer vermek, içeriği alınan onaya uygun tutmak ve ret taleplerini zamanında uygulamak gönderen olarak sizin sorumluluğunuzdadır.

Ücretsiz bir e-bülten programı yeterli olur mu?

Küçük bir liste için başlangıç olabilir, ancak onay kaydı, İYS bağlantısı, kendi alan adınızla doğrulanmış gönderim ve verileri dışa aktarma gibi temel konuları ücretli bir programda sorduğunuz kadar dikkatle sorun. Ücretsiz sürümlerde iletiye eklenen tanıtım içeriklerinin bülteninizin görünümünü ve onay kapsamını nasıl etkilediğine de bakın.

Basın bülteni için ayrı bir program gerekir mi?

Gerekmeyebilir. Önemli olan programın her alıcıya ayrı gönderim yapması, gazetecilerin adreslerini birbirine göstermemesi, konuya göre alt listeler kurabilmesi ve listeden çıkma talebini bütün alt listelerde uygulamasıdır. Abone listenizi ve basın listenizi aynı programda tutuyorsanız bu ikisini birbirinden ayrı tutun.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: E-bülten nasıl hazırlanır? · E-bülten abone listesi oluşturma · E-bülten tasarımı ve şablonu · E-bülten performansı nasıl ölçülür? · Basın bülteni nasıl dağıtılır? · Bülten göndermek için izin şart mı?