Basın bülteni nasıl dağıtılır? Medyaya gönderim, takip ve KVKK sınırı

Basın bülteni dağıtımı neden yazımı kadar önemli?

En iyi yazılmış bülten bile yanlış kişiye giderse yayımlanmaz. Bir teknoloji muhabirine giden yerel belediye haberi, bir ekonomi editörüne giden ürün tanıtımı ya da artık o yayında çalışmayan birine giden e-posta, hem emeğinizi boşa harcar hem de kurumunuzun adını gazetecinin gözünde “ilgisiz bülten gönderen” listesine yazar. Dağıtım, doğru haberi doğru kişiyle buluşturma işidir ve basın ilişkilerinin asıl değeri burada ortaya çıkar.

Toplu ve özensiz gönderim ayrıca teknik bir sorun da yaratır: alıcıların ilgisiz e-postaları istenmeyen olarak işaretlemesi, alan adınızın gönderim itibarını düşürür ve sonraki e-postalarınızın, hatta müşterilerinize giden e-postaların gelen kutusu yerine istenmeyen klasörüne düşmesine yol açabilir. Bu konuyu mail neden spama düşer yazımızda ele alıyoruz.

Basın bülteni dağıtımı adım adım

Hedef medyayı ve gazeteciyi seçin

Önce haberinizin hangi yayının hangi bölümüne uygun olduğunu düşünün: ulusal gazetelerin ekonomi sayfaları, sektör dergileri, yerel haber siteleri, televizyon haber bültenleri, haber ajansları ya da belirli bir konuda yazan bağımsız gazeteciler. Ardından o yayında bu konuyu takip eden kişiyi bulun. Gazetecinin son dönemde yazdığı haberlere bakmak, konusunu ve yaklaşımını anlamanın en güvenilir yoludur. Bu listeyi nasıl kuracağınızı ve güncel tutacağınızı basın listesi nasıl oluşturulur rehberinde anlatıyoruz.

Listeyi haber türüne göre ayırın

Tek bir büyük liste yerine konuya, yayın türüne ve bölgeye göre ayrılmış alt listelerle çalışın. Bir atama duyurusu ile bir araştırma bulgusu aynı gazetecilere gitmez. Her alt listeye hangi tür bültenlerin gideceğini önceden belirlemek, dağıtım anında karar vermeyi kolaylaştırır ve ilgisiz gönderimleri azaltır.

E-postayı hazırlayın

Dağıtım e-postası bültenin kendisi kadar özen ister. Konu satırı haberi tek cümlede anlatmalı, “basın bülteni” gibi genel bir ifadeyle yetinmemelidir. E-postanın en üstüne bu gazeteciye neden yazdığınızı anlatan kısa bir not ekleyin, ardından bülten metnini e-postanın gövdesine yapıştırın. Yüksek çözünürlüklü görselleri ve ayrıntılı dokümanları ağır ekler yerine indirilebilir bir bağlantıyla paylaşın. Konu satırı yazımı için konu satırı optimizasyonu yazımıza bakabilirsiniz.

Kişiselleştirin

Kişiselleştirme, e-postaya gazetecinin adını eklemekten fazlasıdır. Gazetecinin son yazdığı bir haberle sizin haberiniz arasında bağ kurmak, onun okuruna ne kazandıracağınızı açıklamak ya da özel bir röportaj ya da veri seti önermek, bülteninizi çok sayıdaki benzerinden ayırır. Öncelikli birkaç yayın için tamamen kişisel e-postalar yazmak, geri kalanlar için ise alt liste düzeyinde uyarlanmış metinler kullanmak pratik bir dengedir.

Zamanlamayı planlayın

Doğru zaman, yayın türüne göre değişir. Gazetecilerin iş akışını ve yayın kuruluşlarının kapanış saatlerini dikkate alın; günlük yayınların haber toplantısından önce ulaşan bülten, gün sonunda gelen bültene göre daha fazla şans bulur. Resmî tatillere, büyük gündem olaylarının yaşandığı anlara ve hafta sonlarına denk gelen dağıtımlar çoğu zaman gözden kaçar. Sektörünüzdeki önemli etkinlik ve açıklamalarla çakışmamaya da dikkat edin.

Gönderim yöntemini seçin

Gazetecilerin e-posta adreslerini asla birbirine görünecek biçimde, alıcı ya da bilgi alanına toplu olarak yazmayın. Bu hem profesyonel bir hata hem de gazetecilerin iletişim bilgilerinin birbirine açılması demektir. Az sayıda alıcıya kişisel e-postalar gönderin; daha geniş dağıtımlarda her alıcıya ayrı ayrı gönderim yapan ve listeden çıkma taleplerini kaydeden bir araç kullanın. Biz bu ihtiyaç için şirketler ve PR ajansları için hazırladığımız bülten yazılımı üzerinde çalışıyoruz. Toplu gönderimde büyük posta sağlayıcılarının gönderici kurallarına da uymanız gerekir; ayrıntılar toplu gönderici kuralları yazısında.

Ölçülü bir takip yapın

Bülteni gönderdikten sonra gazeteciyi sürekli aramak ya da her gün yeni bir e-posta atmak ilişkiyi zedeler. Öncelikli yayınlarda, yeni bir bilgi ya da öneriyle tek ve kısa bir hatırlatma yapmak yeterlidir: ek görsel, röportaj imkânı ya da yerel bir bağlantı gibi. Gazeteci ilgilenmediğini söylerse bunu kayda geçirin ve benzer konular için tekrar yazmayın.

Yayınları takip edin ve kayıt tutun

Bültenin hangi yayınlarda, hangi başlıkla ve nasıl yer aldığını takip edin. Hangi gazetecinin hangi konulara ilgi gösterdiğini, kimin listeden çıkmak istediğini ve kimin adresinin değiştiğini kaydedin. Bu kayıtlar hem bir sonraki dağıtımı daha isabetli kılar hem de listeyi güncel ve hukuka uygun tutmanın temelidir. Raporlamayı ajans iş akışı açısından PR ajansında bülten süreci rehberinde ele alıyoruz.

Dağıtım yöntemlerinin karşılaştırması

Gazetecilere toplu e-posta: izin ve kişisel veri sınırı

Basın bülteni dağıtımı, kişisel verilerin korunması ile ticari elektronik iletiler mevzuatının kesiştiği bir alandadır. Aşağıda bu alanlarda okuduğumuz resmî metinlerin ne söylediğini ve basın bülteni için neyi açıkça düzenlemediğini anlatıyoruz. Bu bölüm genel bilgi niteliğindedir; kendi durumunuz için bir hukukçuya danışın.

Gazetecinin iletişim bilgisi kişisel veridir

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.3, kişisel veriyi kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlar. Bir gazetecinin adı ile birlikte tuttuğunuz e-posta adresi, telefon numarası, çalıştığı yayın ve ilgi alanı notları bu tanıma girer; iş adresi olması bu niteliği ortadan kaldırmaz. Bu bilgileri bir listede toplamak, saklamak ve kullanmak da kanundaki “işleme” tanımına girer. Kanunun m.4 hükmü, verilerin belirli, açık ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenmesini, doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasını ister. Basın listesi için bunun pratik anlamı şudur: yalnızca bülten dağıtımı için gerekli bilgileri tutun, listeyi güncel tutun ve listeyi başka amaçlarla kullanmayın.

Hangi hukuki sebebe dayanıyorsunuz?

Kanunun m.5 hükmüne göre kişisel veriler kural olarak açık rıza olmadan işlenemez; ancak maddede sayılan şartlardan biri varsa açık rıza aranmaz. Bu şartlar arasında ilgili kişinin verisini kendisinin alenileştirmiş olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için işlemenin zorunlu olması da sayılır. Bir gazetecinin kamuya açık biçimde yayımladığı iletişim bilgisinin bülten göndermek için bu şartlardan birine dayanıp dayanamayacağı, kanun metninde basın bülteni özelinde düzenlenmemiştir ve yorum gerektirir. Bu konuda bir hukukçuya danışın; gazetecinin size iletişim bilgisini bülten almak için kendisinin vermesi ya da bülten almayı kabul etmesi, en tartışmasız yoldur.

Aydınlatma ve gazetecinin hakları

Kanunun m.10 hükmü, kişisel veriler elde edilirken veri sorumlusunun kimliği, verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin hakları konusunda bilgi verilmesini ister. Kanunun m.11 hükmü de herkese, kendisiyle ilgili veri işlenip işlenmediğini öğrenme, düzeltilmesini ve kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini isteme gibi haklar tanır. Pratikte bu, dağıtım e-postalarınızda kısa bir aydınlatma metnine bağlantı vermeniz ve gazetecinin listeden çıkma, bilgisini düzeltme ya da silme taleplerini kolayca iletebileceği bir yol sunmanız demektir. Okur ve abone verisi tarafını okur verileri ve KVKK yazımızda ele aldık.

Basın bülteni ticari elektronik ileti sayılır mı?

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.2, ticari elektronik iletiyi elektronik posta gibi araçlarla elektronik ortamda gerçekleştirilen ve ticari amaçlarla gönderilen iletiler olarak tanımlar ve m.6 bu iletilerin ancak alıcının önceden onayı alınarak gönderilebileceğini söyler. Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.5 ise mal ve hizmetleri tanıtmak, pazarlamak ya da işletmeyi tanıtmak amacıyla gönderilen iletileri bu kapsamda sayar. Okuduğumuz metinlerde, bir haberin yayımlanması için gazeteciye gönderilen basın bülteninin bu tanıma girip girmediğine dair açık bir hüküm ya da açıklama bulunmamaktadır. Bir bültenin içeriği haberden çok ürün tanıtımına kaydıkça ticari iletiye benzeme ihtimalinin artacağını düşünmek makuldür, ancak sınırı kesin olarak çizen bir kaynak göremedik.

Esnaf ve tacirlere önceden onay alınmaksızın ileti gönderilebileceğini söyleyen hüküm de (Kanun m.6, Yönetmelik m.6) gazetecinin bir yayın kuruluşundaki iş adresine uygulanıp uygulanamayacağını açıkça düzenlemez; üstelik Yönetmelik bu durumda bile adreslerin İYS'ye kaydedilmesini ve ret kontrolü yapılmasını ister. Kendi dağıtımınızın bu kapsamda olup olmadığından emin değilseniz bir hukukçuya ya da İYS ile ilgili konularda resmî İYS kaynaklarına danışın. İzin ve İYS konusunun genel çerçevesi için bülten için izin şart mı ve KVKK açık rıza ile İYS onayı farkı yazılarımıza bakabilirsiniz.

Listeden çıkma talebine her durumda saygı gösterin

Bülteniniz ticari ileti sayılsın ya da sayılmasın, listeden çıkmak isteyen gazeteciye bir daha yazmamak hem profesyonel hem de hukuki açıdan en güvenli davranıştır. 6563 sayılı Kanunun m.8 hükmü ticari elektronik iletilerde alıcının dilediği zaman gerekçe göstermeden reddedebileceğini ve ret bildiriminin kolay ve ücretsiz olarak iletilebilmesini öngörür. Kişisel Verileri Koruma Kurulu da 2018/119 sayılı İlke Kararında, ilgili kişilerin rızası alınmadan veya kanunda sayılan diğer işleme şartları sağlanmadan e-posta adreslerine reklam içerikli ileti gönderilmesine ilişkin veri işleme faaliyetlerinin durdurulması gerektiğini kamuoyuna duyurmuştur. Bu nedenle her dağıtım e-postasında listeden çıkma yolu bulunsun ve gelen talepler tüm alt listelerinizde uygulansın.

PR ajansıyla dağıtım yaparken

Dağıtımı bir ajans yapıyorsa listenin kime ait olduğu, kimin hangi amaçla kullanacağı ve listeden çıkma taleplerinin nasıl iletileceği yazılı olarak netleştirilmelidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.3 veri sorumlusunu kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen kişi, veri işleyeni ise veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına veri işleyen kişi olarak tanımlar; m.12 de verilerin başkası tarafından işlenmesi hâlinde güvenlik tedbirleri bakımından müşterek sorumluluğu düzenler. Ajans ile müşteri arasındaki rolün hangisi olduğu somut ilişkiye göre değişir ve sözleşmede açıkça yazılmalıdır; bu konuda bir hukukçuya danışın. Ajans iş akışının tamamını PR ajansında bülten süreci rehberinde anlatıyoruz.

Bir dağıtım günü nasıl geçer?

Aşağıdaki senaryo, iyi kurulmuş bir dağıtım sürecinin nasıl işlediğini gösterir. Sabah bülten son onayını almıştır. Önce haberin hangi alt listelere gideceğine karar verirsiniz: sektör dergileri, ekonomi muhabirleri ve kurumun bulunduğu şehrin yerel haber siteleri. Listeyi gözden geçirirken bir muhabirin başka bir yayına geçtiğini fark eder ve kaydını güncellersiniz; listeden çıkma talebinde bulunan bir gazetecinin dağıtım dışında kaldığını kontrol edersiniz.

Öncelikli birkaç yayın için kişisel e-postalar yazarsınız: birine kurumun genel müdürüyle röportaj imkânı, diğerine yerel bir veri sunarsınız. Diğer alt listeler için konuya uyarlanmış kısa notlar hazırlarsınız. Test gönderimini kendinize yapıp bağlantıların ve görsel arşivinin açıldığını doğrular, ardından gönderimi her alıcıya ayrı ayrı yapacak şekilde başlatırsınız. Gün içinde bir muhabir ek görsel ister; hemen gönderir ve talebi kaydedersiniz.

Ertesi gün yayınları tararsınız. Haber bir sektör dergisinde ve bir yerel sitede yer almıştır; başlıklarını, bağlantılarını ve öne çıkan açıları rapora eklersiniz. Öncelikli yayınlardan yanıt vermeyenlere yeni bir bilgiyle tek bir kısa hatırlatma gönderir, ilgilenmediğini söyleyen bir gazetecinin notunu listeye işlersiniz.

Basın bülteni dağıtımında sık yapılan hatalar

• Bülteni konuyla ilgisi olmayan geniş bir listeye göndermek.
• Gazetecilerin adreslerini alıcı ya da bilgi alanında birbirine görünür biçimde yazmak.
• Konu satırına yalnızca “basın bülteni” yazmak.
• Bülten metnini yalnızca ek dosya olarak göndermek ve e-postanın gövdesini boş bırakmak.
• Ağır görselleri ek olarak koymak.
• Gönderimden sonra gazeteciyi ısrarla aramak ya da sürekli e-posta atmak.
• Listeden çıkmak isteyen gazeteciye yazmaya devam etmek.
• Kaynağı belirsiz ya da satın alınmış listeler kullanmak.
• Listeyi güncellememek; artık o yayında çalışmayan kişilere ya da kapanmış adreslere göndermek.
• Ajansla listenin kime ait olduğunu ve sorumlulukları yazılı olarak belirlememek.

Sık Sorulan Sorular

Basın bülteni hangi saatte gönderilmeli?

Tek bir doğru saat yoktur. Hedef yayının çalışma düzenini ve kapanış saatlerini dikkate alın; gazetecinin haber planını yaptığı saatlerden önce ulaşmak çoğu zaman avantaj sağlar. Resmî tatillere ve büyük gündem olaylarına denk gelen gönderimlerden kaçının.

Basın bülteni kaç gazeteciye gönderilmeli?

Ölçü sayı değil, ilgidir. Haberinizle gerçekten ilgilenecek gazetecilere gönderin; ilgisiz geniş listeler yayın sayısını artırmaz, gönderim itibarınızı ve gazetecilerle ilişkinizi zedeler. Listenizi konuya göre alt listelere ayırmak bu dengeyi kurmanın en pratik yoludur.

Gazetecilere izinsiz toplu e-posta göndermek yasal mı?

Gazetecinin iletişim bilgisi kişisel veridir ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.5 kapsamında bir hukuki sebebe dayanmanız gerekir. Basın bülteninin ticari elektronik ileti sayılıp sayılmadığı okuduğumuz metinlerde açıkça düzenlenmemiştir. Bu yüzden kesin bir cevap veremiyoruz; kendi durumunuz için bir hukukçuya danışın ve her durumda listeden çıkma yolu sunup taleplere uyun.

Basın bülteni dağıtım listesi nereden bulunur?

En güvenilir kaynak, gazetecilerin kendi yayınladıkları haberler, yayın kuruluşlarının künye ve iletişim sayfaları ve sizinle doğrudan kurulan ilişkilerdir. Satın alınmış listelerden kaçının. Liste kurma sürecini basın listesi nasıl oluşturulur rehberinde anlatıyoruz.

Basın bülteni gönderdikten sonra gazeteciyi aramak doğru mu?

Öncelikli yayınlarda, yeni bir bilgi ya da öneriyle tek ve kısa bir takip uygundur. Yalnızca “bülteni aldınız mı” diye aramak ya da ısrarla takip etmek ilişkiyi zedeler. Gazeteci ilgilenmediğini söylerse bunu kaydedin.

Basın bülteni e-postaya ek olarak mı gönderilir?

Bülten metnini e-postanın gövdesine yazmak, gazetecinin metni hızla okuyup kopyalamasını sağlar. Düzenlenmiş sürüm ve yüksek çözünürlüklü görseller için indirilebilir bir bağlantı ekleyin. E-bülten ile basın bülteni arasındaki genel farkları e-bülten nasıl hazırlanır rehberinde özetledik.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: E-bülten nasıl hazırlanır? · Basın bülteni nasıl yazılır? · Basın listesi oluşturma · PR ajansında bülten süreci · Okur verileri ve KVKK · Mail neden spama düşer?