Basın listesi nasıl oluşturulur? Medya listesi hazırlama ve güncel tutma

Basın listesi nedir, neden kendi listenizi kurmalısınız?

Basın listesi ya da medya listesi, kurumunuzun haberlerini paylaşacağınız gazetecilerin, editörlerin, program yapımcılarının ve yayınların düzenli bir kaydıdır. Kâğıt üzerinde basit görünür, ama bir basın bülteninin yayımlanıp yayımlanmaması çoğu zaman doğru kişiye ulaşıp ulaşmamasına bağlıdır. Sağlık muhabirine giden bir teknoloji bülteni ya da yıllar önce görev değiştirmiş bir editöre giden davet, hem fırsatı kaçırır hem de kurumunuz hakkında özensiz bir izlenim bırakır.

Kendi listenizi kurmanın üç önemli faydası vardır. Birincisi, listeyi sizin konularınıza göre seçici biçimde kurarsınız; herkese her şeyi göndermek yerine her habere uygun bir alt grup seçebilirsiniz. İkincisi, her kaydın nereden geldiğini, kimin eklediğini ve en son ne zaman doğrulandığını bilirsiniz; bu hem kalite hem de kişisel veri yükümlülükleri açısından önemlidir. Üçüncüsü, gazetecilerle kurduğunuz ilişkinin geçmişi, yani hangi habere ilgi gösterdikleri, hangi konuda sizden bilgi istedikleri ve hangi iletişim biçimini tercih ettikleri kurumun hafızasında kalır; bir çalışan ayrıldığında kaybolmaz.

Basın listesi nasıl oluşturulur? Adım adım

Haber alanlarınızı ve hedefinizi belirleyin

Listeye isim eklemeden önce kurumunuzun hangi konularda haber üreteceğini yazın: şirket haberleri ve atamalar, ürün ve hizmet duyuruları, sektör araştırmaları, sürdürülebilirlik çalışmaları, yerel yatırımlar, etkinlikler. Her konu farklı bir gazeteci grubunu ilgilendirir. Ekonomi servisi, teknoloji yazarı, yerel haber muhabiri ve sektör dergisi editörü aynı bültene aynı ilgiyle bakmaz. Bu liste, sonraki adımlarda hangi yayınları ve hangi kişileri arayacağınızı belirler.

Medya haritasını çıkarın

Hedef konularınızı takip eden yayın türlerini sıralayın. Tipik bir medya haritası şu grupları içerir:

• Ulusal gazeteler ve haber siteleri: ekonomi, teknoloji, sağlık gibi servislere göre ayrı ayrı.
• Haber ajansları: haberin birçok yayına yayılmasında kilit rol oynayan muhabir ve editörler.
• Televizyon ve radyo: haber bültenleri ile konu odaklı programların yapımcıları ve editörleri.
• Yerel ve bölgesel medya: tesisinizin, mağazanızın ya da etkinliğinizin bulunduğu şehirdeki yayınlar.
• Sektörel yayınlar: sektörünüze özgü dergiler, portallar ve meslek bültenleri.
• Bağımsız yazarlar ve içerik üreticileri: kendi bülteni, sesli yayını ya da video kanalı olan uzman gazeteciler.

Doğru kişiyi bulun

Bir yayının genel iletişim adresi çoğu zaman haberin ulaşması gereken kişi değildir. Konunuzu takip eden muhabiri, servisin editörünü ya da ilgili programın yapımcısını bulun. Bunun için yayının son dönemdeki haberlerine bakmak, konunuzla ilgili haberlerin kimin imzasını taşıdığını görmek en güvenilir yoldur. Gazetecinin yazdığı haberleri okumak ayrıca size onun hangi açıdan haber yaptığını, hangi veri ve kaynaklara önem verdiğini gösterir; bu bilgi bülteninizi kişiselleştirirken çok işe yarar.

Kaynakları belirleyin ve kaydedin

Bir gazetecinin iletişim bilgisini nereden edindiğiniz hem listenin kalitesi hem de kişisel veri yükümlülükleri açısından önemlidir. Yaygın ve meşru kaynaklar şunlardır: yayının künyesi ve kendi iletişim sayfası, gazetecinin haberlerinde ya da mesleki profilinde kendisinin paylaştığı iş iletişim bilgisi, basın toplantısı ve etkinliklerde kendi verdiği kartvizit, daha önce sizinle kendisinin kurduğu yazışmalar ve kurumunuza yaptığı bilgi talepleri. Her kaydın yanına bilginin hangi kaynaktan ve ne zaman alındığını not edin. Bu not, ileride bir gazeteci “adresimi nereden aldınız?” diye sorduğunda size net bir cevap verir.

Kayıt alanlarını tanımlayın

Her kayıt için aynı alanları kullanmak listeyi aranabilir ve gruplanabilir yapar. Ancak her alanı doldurmak zorunda değilsiniz; yalnızca işinize yarayan bilgiyi tutun.

Gazeteciler hakkında kişisel hayatlarına ilişkin bilgi, siyasi görüş tahmini ya da kişisel yorum içeren notlar tutmayın. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4, kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını ister; bir gazeteciyle mesleki iletişim kurmak için onun mesleki bilgilerinden fazlasına ihtiyacınız yoktur. Kişilerin siyasi düşüncesi, dini, dernek ya da sendika üyeliği gibi bilgiler ise aynı kanunun m.6 hükmüne göre özel nitelikli kişisel veridir ve bir basın listesinde yeri yoktur.

Segmentasyon: tek liste yerine akıllı gruplar

Basın listesinin en sık yapılan hatası, tüm kayıtları tek bir dev listede tutup her bülteni herkese göndermektir. Segmentasyon, her haberin yalnızca onu ilgilendirecek kişilere gitmesini sağlar. Gazeteci açısından bu, gelen kutusunda alakasız bültenlerle uğraşmamak; sizin açınızdan ise daha yüksek ilgi ve daha güçlü bir ilişki demektir.

• Konuya göre: ekonomi, teknoloji, sağlık, sürdürülebilirlik, insan kaynakları gibi haber alanları.
• Yayın türüne göre: ajans, ulusal, yerel, sektörel, yayın kuruluşu, bağımsız yazar.
• Coğrafyaya göre: yerel bir yatırım ya da etkinlik haberini o bölgedeki medya için ayrı bir gruba ayırın.
• Göreve göre: davetler için editör ve yapımcılar, ayrıntılı haber için muhabirler.
• İlişki düzeyine göre: sizi tanıyan ve daha önce haber yapmış gazeteciler ile ilk kez iletişim kuracağınız kişiler.
• Tercihe göre: yalnızca belirli konularda bülten almak isteyen ya da bülten yerine kısa bir ön bilgi tercih eden gazeteciler.

Segmentleri tasarlarken basit tutun. Kimsenin hatırlayamayacağı kadar çok grup oluşturmak, bir süre sonra her bültenin yine herkese gönderilmesiyle sonuçlanır.

Gazetecilerin iletişim bilgileri kişisel veridir

Basın listesi kurarken en çok gözden kaçan konu budur. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.3, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi kişisel veri olarak tanımlar. Bir gazetecinin adı, soyadı, iş e-posta adresi, telefon numarası ve çalıştığı yayın bu tanıma girer. Bu bilgileri kaydetmek, düzenlemek, saklamak ve bülten göndermek için kullanmak da aynı maddedeki tanıma göre kişisel verilerin işlenmesidir. Kurumunuz bu verilerin hangi amaçla ve hangi araçlarla işleneceğini belirlediği için çoğu durumda veri sorumlusu konumundadır.

Hukuki sebep: hangi şarta dayanıyorsunuz?

Kanunun m.5 hükmü, kişisel verilerin kural olarak açık rıza olmadan işlenemeyeceğini, ancak maddede sayılan şartlardan birinin varlığı hâlinde açık rıza aranmaksızın işlenebileceğini söyler. Basın listesi açısından akla gelen şartlar şunlardır:

• Açık rıza (m.5/1): gazetecinin listenize eklenmeyi ve bülten almayı belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilerek ve özgür iradesiyle kabul etmesi. En açık zemindir, ancak her kayıt için rıza toplamak her zaman pratik olmayabilir.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması (m.5/2-d): gazetecinin iş iletişim bilgisini kendisinin kamuya açık olarak paylaşması. Kanun metni bu şartı kısaca alenileştirme olarak düzenler; bir bilginin hangi amaçla açıklandığının bu şarta dayanmada nasıl değerlendirileceği yorum gerektirir.
• Meşru menfaat (m.5/2-f): ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması. Bu şart bir dengeleme gerektirir ve kendiliğinden uygulanmaz.

Aydınlatma yükümlülüğü

Hangi hukuki sebebe dayanırsanız dayanın, m.10 kişisel veriler elde edilirken ilgili kişiye veri sorumlusunun kimliği, verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile sahip olduğu haklar konusunda bilgi verilmesini zorunlu kılar. Pratikte birçok kurum, gazeteciyle ilk iletişimde ya da her bültenin altında, basın listesine ilişkin kısa bir açıklama ve ayrıntılı aydınlatma metnine bağlantı verir. Metni nasıl yazacağınız konusunda emin değilseniz hukuki destek alın; okur verileriyle ilgili benzer bir çerçeveyi okur verileri ve bülten KVKK yazımızda bulabilirsiniz.

Gazetecinin hakları ve listeden çıkma talebi

Kanunun m.11 hükmü herkese, kendisiyle ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenme amacını öğrenme, verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini ve m.7 çerçevesinde silinmesini isteme gibi haklar tanır. Bir gazeteci listenizden çıkmak istediğini söylediğinde bu talebi hemen işleme alın, kaydı tüm gruplardan çıkarın ve aynı kişinin başka bir çalışan tarafından tekrar eklenmesini önleyecek bir not düşün. Bülten e-postalarınızda listeden çıkmanın kolay bir yolunu sunmak, bu talepleri düzenli biçimde karşılamanıza yardım eder.

Basın bülteni e-postası ticari elektronik ileti sayılır mı?

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.2 ve m.5, mal ve hizmetleri tanıtmak, pazarlamak ya da işletmeyi tanıtmak amacıyla elektronik iletişim araçlarıyla yapılan iletişimi kapsamına alır. Bir basın bülteninin bu kapsama girip girmediği, okuduğumuz kaynaklarda gazetecilere gönderilen bültenler özelinde açıkça düzenlenmiş değildir; içerik, alıcı ve gönderim biçimine göre farklı değerlendirilebilir. Bu konuda bir hukukçuya ya da İYS ile ilgili konularda resmî İYS kaynaklarına danışın. Dağıtım aşamasındaki izin ve KVKK sınırlarını basın bülteni dağıtımı, genel izin kurallarını bülten göndermek için izin şart mı yazılarımızda ele alıyoruz.

Listenin güvenliği

Kanunun m.12 hükmü, veri sorumlusunun kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için uygun teknik ve idari tedbirleri almasını ister. Basın listesinin herkesin erişebildiği paylaşımlı bir klasörde, e-posta eklerinde ya da kişisel cihazlarda dolaşması bu yükümlülükle bağdaşmaz. Listeye kimlerin erişebildiğini belirleyin, erişimi görevle sınırlayın ve listeyi e-posta ekiyle göndermek yerine yetkili kişilerin eriştiği tek bir yerde tutun. Toplu gönderimde alıcıları birbirine göstermek de bir veri paylaşımıdır; gazetecilerin adreslerini aynı iletinin alıcı satırında görünür biçimde sıralamayın.

Satın alınmış medya listeleri ve veri tabanları

Hazır medya listeleri ve abonelikle sunulan gazeteci veri tabanları, kendi listenizi kurmaya zamanınız olmadığında cazip görünür. Bu kaynakları kullanmadan önce şu soruları sorun: Veriler hangi kaynaktan, hangi hukuki sebebe dayanarak toplanmış? Gazeteciler bu listede yer aldıklarından haberdar mı ve listeden çıkabiliyorlar mı? Kayıtlar ne sıklıkla doğrulanıyor? 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.8, kişisel verilerin kural olarak ilgili kişinin açık rızası olmadan aktarılamayacağını, istisnaların kanunda sayılan şartlara bağlı olduğunu belirtir. Bir listeyi başka bir kurumdan almak bu açıdan bir aktarım değerlendirmesi gerektirir.

Hukuki tarafın yanında kalite sorunu da vardır. Hazır listeler çoğu zaman görev değiştirmiş, yayından ayrılmış ya da sizin konunuzla hiç ilgilenmeyen kişileri içerir. Böyle bir listeyle yapılan toplu gönderim, gazetecilerin gözünde kurumunuzu “herkese her şeyi gönderen” bir kaynak hâline getirir. Hazır bir kaynak kullanacaksanız bile onu bir başlangıç noktası olarak görün, her kaydı kendi araştırmanızla doğrulayın ve sağlayıcının veri toplama koşullarını yazılı olarak isteyin.

Basın listesini güncel tutmak

Medya sektöründe görev değişiklikleri sıktır: muhabirler servis değiştirir, yayınlar kapanır ya da yeniden yapılanır, programlar yayından kalkar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4, kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını ister; güncel olmayan bir liste hem bu ilkeye hem de iletişim hedeflerinize ters düşer. Listeyi güncel tutmak için şu alışkanlıkları edinin:

• Her dağıtımdan sonra geri dönen e-postaları inceleyin ve ilgili kaydı doğrulayın ya da çıkarın.
• Takip ettiğiniz yayınlarda imza değişikliklerine dikkat edin; yeni bir isim konunuzu yazmaya başladıysa listeye eklemeyi değerlendirin.
• Gazetecilerden gelen görev değişikliği bildirimlerini hemen işleyin.
• Uzun süredir hiçbir bülteninize ilgi göstermeyen kayıtları gözden geçirin; doğru kişiye mi gönderiyorsunuz?
• Listeden çıkma taleplerini ve tercih değişikliklerini kaydedin.
• Her kayıt için en son doğrulama tarihini tutun ve belirli aralıklarla genel bir gözden geçirme planlayın.
• Listenin bir sorumlusu olsun; herkesin ekleyip kimsenin temizlemediği listeler hızla bozulur.

Listeden çıkarılan kayıtlarla ne yapacağınızı da belirleyin. Kanunun m.7 hükmü, işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hâle getirilmesini ister. Görevden ayrılmış bir gazetecinin bilgilerini “belki lazım olur” diye saklamak bu ilkeye uymaz.

Ajans ve kurum arasında liste paylaşımı

PR ajansıyla çalışan kurumlarda en sık sorulan soru, basın listesinin kime ait olduğudur. Ajans kendi ilişkileriyle yıllar içinde kurduğu bir listeyi kullanabilir; kurum da kendi listesini ajansa verebilir. İki durumda da tarafların rolü önemlidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.3, veri sorumlusunu kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen kişi, veri işleyeni ise veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına veri işleyen kişi olarak tanımlar. m.12/2 ise verilerin veri sorumlusu adına başka bir kişi tarafından işlenmesi hâlinde güvenlik tedbirleri konusunda bu kişilerle birlikte müştereken sorumlu olunduğunu söyler.

Pratikte bu, ajans ile kurum arasındaki sözleşmede listenin kimin adına tutulduğunun, hangi amaçla kullanılacağının, kimlerin erişebileceğinin, iş ilişkisi sona erdiğinde listenin ne olacağının ve listeden çıkma taleplerinin nasıl iletileceğinin yazılı olarak belirlenmesi gerektiği anlamına gelir. Listeyi e-posta ekleriyle taraflar arasında gidip gelen dosyalar yerine erişimi kontrol edilen tek bir yerde tutmak, hem güvenlik hem de güncellik açısından işinizi kolaylaştırır; şirketler ve PR ajansları için hazırladığımız bülten yazılımı da kurumların ve ajansların bu tür ortak çalışma ihtiyacı düşünülerek hazırlanıyor. Ajans tarafındaki iş akışının tamamı için PR ajansında bülten süreci yazımıza bakabilirsiniz.

Bir kurumsal iletişim uzmanının günü: basın listesi tarafı

Aşağıdaki senaryo iyi işleyen bir basın listesi sürecini gösterir. Sabah, bir önceki gün gönderdiğiniz atama duyurusunun geri dönen e-postalarına bakarsınız. Bir ekonomi muhabirinin adresi artık çalışmamaktadır; yayının künyesine baktığınızda başka bir kuruma geçtiğini görür, kaydı eski yayından çıkarır, yeni görevini gazetecinin kendi paylaşımlarından teyit edip listede güncellersiniz.

Öğleye doğru yeni bir tesis açılışı için basın daveti hazırlanmaktadır. Listeden yalnızca tesisin bulunduğu şehirdeki yerel medyayı, haber ajanslarının bölge muhabirlerini ve sektör yayınlarını seçersiniz; ulusal teknoloji yazarlarını bu davete eklemezsiniz. Öğleden sonra bir gazeteci, sürdürülebilirlik bültenlerinizi almak istemediğini ama yatırım haberlerinizle ilgilendiğini yazar. Kaydına bu tercihi işler, onu sürdürülebilirlik grubundan çıkarırsınız. Günü, yeni başlayan bir sektör dergisi editörünü, kendi yayımladığı iletişim bilgisiyle ve kaynağını not ederek listeye ekleyerek kapatırsınız.

Basın listesi oluştururken sık yapılan hatalar

• Tüm gazetecileri tek bir listede toplayıp her bülteni herkese göndermek.
• Kayıtların hangi kaynaktan ve ne zaman eklendiğini not etmemek.
• Gazeteciler hakkında mesleki olmayan, kişisel ya da özel nitelikli bilgiler tutmak.
• Hukuki sebebi ve aydınlatma yükümlülüğünü hiç düşünmeden liste kurmak.
• Listeden çıkma taleplerini işlememek ya da kaydı başka bir çalışanın tekrar eklemesine izin vermek.
• Listeyi e-posta ekleriyle dolaştırmak, erişimi kısıtlamamak.
• Toplu gönderimde tüm alıcıların adreslerini birbirine görünür bırakmak.
• Hazır listeleri doğrulamadan ve veri toplama koşullarını sormadan kullanmak.
• Görev değişikliklerini takip etmemek ve listeyi yıllarca güncellememek.
• Ajans ile kurum arasında listenin kime ait olduğunu ve iş bitince ne olacağını yazılı olarak belirlememek.

Sık Sorulan Sorular

Basın listesi nasıl oluşturulur?

Haber alanlarınızı belirler, bu konuları takip eden yayınları ve gazetecileri araştırır, her kişi için yayın, görev, ilgi alanı, mesleki iletişim bilgisi ve kaynak gibi alanları içeren bir kayıt tutar, listeyi konu ve yayın türüne göre gruplara ayırır ve düzenli olarak güncellersiniz. Kişisel veri yükümlülüklerini de baştan sürece dahil etmelisiniz.

Medya listesi satın almak yasal mı?

Bu, listenin nasıl ve hangi hukuki sebeple toplandığına bağlıdır. Kişisel verilerin aktarımı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.8 kapsamında kanundaki şartlara tabidir. Bir listeyi satın almadan önce sağlayıcıdan veri toplama koşullarını yazılı olarak isteyin ve değerlendirmeyi bir hukukçuyla birlikte yapın.

Gazetecinin e-posta adresi kişisel veri mi?

Evet. Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ilişkin her bilgi kişisel veridir; bir gazetecinin adını ve soyadını içeren iş e-posta adresi de buna girer. Bu yüzden basın listesi kurarken hukuki sebep, aydınlatma, güvenlik ve ilgili kişinin hakları gibi yükümlülükleri dikkate almanız gerekir.

Basın listesi ne sıklıkla güncellenmeli?

Kesin bir sıklık yoktur; liste her dağıtımla birlikte yaşar. Geri dönen e-postaları her gönderimden sonra işlemek, görev değişikliklerini öğrendiğiniz anda kaydetmek ve belirli aralıklarla genel bir gözden geçirme yapmak iyi bir düzendir.

Gazeteci listeden çıkmak isterse ne yapılmalı?

Talebi hemen işleme alın, kişiyi tüm gruplardan çıkarın ve tekrar eklenmesini önleyecek bir not düşün. Kişisel verilerinin silinmesini istiyorsa kanunun m.7 ve m.11 hükümleri çerçevesinde talebi değerlendirin.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: E-bülten nasıl hazırlanır? · Basın bülteni nasıl dağıtılır? · Basın bülteni nasıl yazılır? · PR ajansında bülten süreci · Okur verileri ve KVKK · Bülten için izin şart mı?