Resmî İlan ve Reklam Yönetmeliği iki ayrı maddede belge yükümlülüğü getirir: 99. madde bulundurulması gereken belgeleri, 100. madde ise ibraz edilmesi gereken arşivi düzenler. İkisi farklı şeylerdir ve ikisi de denetimde aranır.
Bulundurulması Zorunlu Belgeler (m.99)
99. maddenin birinci fıkrası gazeteler için dört kaynak sayar ve her biriyle ilgili irsaliye, fatura, sözleşme gibi her türlü belgeyi bulundurmayı zorunlu tutar:
| Kaynak | Belge örneği |
|---|---|
| Basıldıkları matbaa | Baskı sözleşmesi, baskı fişi, fatura |
| Kâğıdın alındığı satıcılar | İrsaliye, fatura |
| Dağıtım işini gerçekleştiren bayiler | Dağıtım sözleşmesi, sevk irsaliyesi, iade belgeleri |
| Abone satışına ilişkin kişiler | Abone faturaları ve kayıtları |
Madde yalnız bulundurmayı değil, bu belgelerin ve belgelere ilişkin bilgilerin temin edilmesini sağlayacak önlemleri almayı da zorunlu tutar. Yani üçüncü kişideki bir belgeye erişiminizin olması da sizin sorumluluğunuzdadır.
İkinci fıkra internet haber siteleri içindir: yer sağlayıcısına ilişkin sözleşme ve fatura gibi her türlü belgeyi bulundurmanın yanı sıra, bu belgelerin temin edilmesini sağlayacak önlemleri almak şarttır.
İbraz Edilecek Arşiv (m.100)
100. madde, kontrol kurullarının talebi hâlinde incelemeye imkân vermek üzere neyin hazır bulundurulacağını belirler:
| Yayın türü | İbraz yükümlülüğü |
|---|---|
| Gazeteler | En az son 2 yıla ait koleksiyonlarını hazır bulundurmak ve en son yayımlanan 3 sayısının her sayfasına ait baskı kalıplarını ibraz etmek |
| İnternet haber siteleri | En az 2 yıllık içeriği ibraz etmek |
İnternet haber sitelerindeki 2 yıllık içerik ibrazı, 5187 sayılı Kanun'un 10. maddesindeki iki yıllık muhafaza yükümlülüğüyle örtüşür. Aynı arşiv iki ayrı mevzuata hizmet eder; gereken disk alanını arşiv boyutu hesaplayıcısıyla önden görebilirsiniz.
Sektörel Defterler
Belge yükümlülüğünün üçüncü ayağı defterlerdir. 37. maddeye göre gazeteler, resmî ilan hakkına esas basılı her sayıya ait bilgileri İLANBİS'teki defterlere kaydeder: kâğıt defteri, baskı defteri, abone defteri ve satış defteri.
İade miktarı hariç tüm bilgiler günlük, iade miktarları ise en geç 10 gün içinde işlenir. Defterlerin içeriğini sektörel defter yazısında ele aldık.
Denetimde aranan şey, bu üç katmanın birbiriyle tutarlı olmasıdır: defterdeki adet, elinizdeki fatura ve matbaadan gelen kayıt aynı şeyi söylemelidir.
Muhasebe Kayıtları
28. maddeye göre gazete ve internet haber sitelerinin muhasebelerini bilanço esasına göre düzenlemeleri gerekir. Mali kayıtlarla sektörel defterler arasındaki uyum da denetimde değerlendirilir; ayrıntısını bilanço usulü yazısında ele aldık.
Kadro Belgeleri
18. madde kadronun niteliğini belgeye bağlar. Denetimde çapraz kontrol edilen kalemler:
- 5953'e uygun yazılı ve tam süreli iş sözleşmeleri
- Ücretin tam gün ve tam ay üzerinden peşin ödendiğini gösteren kayıtlar
- SGK bildirimleri ve primleri ile ücretlere dair vergi tahakkukları
- 19. maddedeki nitelik şartını gösteren diploma, basın kartı veya hizmet belgeleri
- İkamet tespiti bakımından MERNİS kayıtları (birinci ikamet adresi esas alınır)
Kadro değişikliklerinin 3 iş günü içinde İLANBİS'e bildirilmiş olması da ayrıca aranır (m.22).
Sonuç
Denetimde üç katman istenir: bulundurulacak belgeler (matbaa, kâğıt, bayi, abone; sitelerde yer sağlayıcı sözleşme ve faturaları), ibraz edilecek arşiv (gazetelerde 2 yıllık koleksiyon ve son 3 sayının baskı kalıpları; sitelerde 2 yıllık içerik) ve defterler (kâğıt, baskı, abone, satış). Bunlara kadro ve muhasebe kayıtları eklenir.
Kontrol kurullarının neyi denetlediğini denetim kapsamı yazısında, denetimi engellemenin sonucunu engelleme yazısında ele aldık.