Sektörel defterler, gazetelerin resmî ilan yayımlama hakkına esas teşkil eden basılı her sayısına ait bilgileri kaydettiği defterlerdir. Resmî İlan ve Reklam Yönetmeliği'nin 37. maddesine göre bu bilgilerin İLANBİS'te yer alan ilgili defterlere kaydedilmesi zorunludur.
Dört Defter
| Defter | İçeriği |
|---|---|
| Kâğıt defteri | Baskıda sarf edilmek üzere fatura mukabili temin edilen kâğıdın girişi ile her sayının baskısında kullanılan kâğıdın çıkışı; baskı tekniğine göre ağırlık veya tabaka birimi üzerinden |
| Baskı defteri | Matbaadan intikal eden baskı fişi veya karşılığı belgeler ile faturalara dayanılarak her sayıya ilişkin toplam, temiz ve bozuk baskı adetleri, baskı yeri, saati ve tekniği ile ilgili idareye ayrılan adet |
| Abone defteri | Abonenin adı/unvanı, varsa ticaret unvanı, adresi, abonelik başlangıç ve bitiş tarihleri ile bedeli tahsil edilsin edilmesin abone faturasının tarih ve numarası |
| Satış defteri | Her sayıdan kaç adedin son nokta bayilerde satışa sunulmak üzere bayilere verildiği, kaç adedin satılmayıp iade edildiğine ilişkin fatura bilgileri ve varsa faturası düzenlenmiş abone adedi |
Dört defter birlikte okunduğunda bir zincir oluşturur: kâğıt girer, baskıya dönüşür, dağıtıma çıkar ve satılır ya da iade edilir. Denetimde bu zincirin tutarlılığı aranır — kâğıt defterindeki sarfiyat ile baskı defterindeki adet, satış defterindeki dağıtımla örtüşmelidir.
İki İstisna
- Kâğıt defteri: Baskı işleminde kullanılan kâğıdın, bir sözleşmeye bağlanmış olarak baskıyı gerçekleştiren ticari kuruluş tarafından sağlandığı belgelendirildiği takdirde bu defter tutulmayabilir.
- Abone defteri: Abonesi bulunmayan gazeteler bu defteri tutmak zorunda değildir.
Kayıt Zamanı: Günlük, İadelerde 10 Gün
37. maddenin üçüncü fıkrası kayıt zamanını belirler: defterlere kaydedilmesi gereken iade miktarı hariç tüm bilgiler günlük olarak işlenir. İade miktarları ise en geç 10 gün içerisinde kaydedilir.
| Bilgi | Kayıt süresi |
|---|---|
| Kâğıt giriş-çıkışı | Günlük |
| Baskı adetleri, yer, saat, teknik | Günlük |
| Abone bilgileri | Günlük |
| Bayiye verilen adet | Günlük |
| İade miktarı | En geç 10 gün |
İadeye tanınan 10 günlük süre, dağıtım zincirinin doğasından kaynaklanır: satılmayan gazetelerin bayiden geri dönmesi zaman alır. Diğer kalemler için böyle bir esneklik yoktur; günlük kayıt zorunluluğu geriye dönük toplu giriş yapmayı dışlar.
Neden Bu Kadar Ayrıntılı?
Sektörel defterler, doğrudan ek göstergelerin dayanağıdır. Baskı ek göstergesi (m.49) her ilde günlük en az 5.000 adet temiz baskı arar — bu bilgi baskı defterinden gelir. Satış ek göstergesi (m.51) günlük fiili satış ve bayi kanalıyla gerçekleşen kısmı arar — bu da satış defterinden.
Yani defterler yalnız bir kayıt yükümlülüğü değil, kontenjanınızı büyütecek ek göstergelerin belgesidir. Baskı ek göstergesini baskı ek göstergesi yazısında, gösterge sistemini gösterge sayısı nedir yazısında ele aldık.
Muhasebe Defterinden Farkı
Sektörel defterler, ticari defterlerin yerine geçmez. 28. madde ayrı bir yükümlülük getirir: gazete ve internet haber sitelerinin muhasebelerini bilanço esasına göre düzenlemeleri gerekir.
Yani iki ayrı düzen birlikte yürür: vergi mevzuatı bakımından bilanço esaslı muhasebe, resmî ilan mevzuatı bakımından İLANBİS'teki sektörel defterler. Muhasebe yükümlülüğünü bilanço usulü yazısında ele aldık.
Denetimde İstenir
Sektörel defterler, kontrol kurullarının denetiminde ilk bakılan kalemlerdendir. Kayıtların günlük tutulmuş olması ve dört defterin birbiriyle tutarlı olması, denetimin en hızlı geçtiği noktadır. Eksik ya da toplu girilmiş kayıtlar ise incelemeyi uzatır.