Seçim gönüllüsü organizasyonu: Gönüllü bulma, kayıt, eğitim ve KVKK

Seçim gönüllüsü kimdir, kampanyada ne iş yapar?

Seçim gönüllüsü, bir adayın ya da partinin kampanyasına karşılık beklemeden zaman ve emek veren kişidir. Gönüllüler kampanyanın sahadaki yüzüdür; seçmenle ilk temas çoğu zaman bir gönüllü üzerinden kurulur. Bu yüzden gönüllünün davranışı, adayın davranışı gibi algılanır. Gönüllülerin yapabileceği işler kampanyanın ihtiyacına göre çok çeşitlidir.

Seçim günü görev alacak gönüllüler ayrı bir grup olarak düşünülmelidir. Sandık başında parti ya da bağımsız aday adına müşahitlik yapacak kişilerin hakları ve sınırları kanunla belirlenmiştir; bu konuyu müşahit nedir, nasıl olunur rehberimizde ayrıntılı anlatıyoruz.

Seçim gönüllüsü nasıl bulunur?

Gönüllü bulmanın en etkili yolu, insanlara somut ve sınırlı bir görev teklif etmektir. "Bize destek olun" çağrısı belirsizdir; "cumartesi öğleden sonra mahallenizdeki standımızda yardım eder misiniz" türünden bir çağrı ise karar vermeyi kolaylaştırır.

• Yakın çevre: Adayın ve çekirdek ekibin tanıdıkları ilk gönüllü halkasını oluşturur. Onlardan her birinin kendi çevresinden kişileri davet etmesini isteyin.
• Parti teşkilatı: Partili adaylarda teşkilatın üye ve gönüllü ağıyla eşgüdüm kurun; aynı kişiye farklı yerlerden görev verilmesini önleyin.
• Kampanya sitesi ve sosyal medya: Sitede açık bir "gönüllü ol" sayfası ve kısa bir başvuru formu bulundurun. Site için aday web sitesi nasıl kurulur rehberimize bakın.
• Etkinlikler: Her buluşmada gönüllü olmak isteyenlerin başvurabileceği bir masa ya da yönlendirme bulundurun.
• Meslek ve ilgi grupları: Hukukçular, öğretmenler, grafik tasarımcılar gibi belirli becerilere ihtiyaç duyduğunuzda o çevrelere doğrudan ulaşın.

Gönüllü çağrısında kimseyi etnik köken, din ya da benzeri özelliklere göre hedeflemeyin; çağrı kampanyanın kendisine ve yapılacak işe dayanmalıdır.

Gönüllü kayıt formu: neyi sormalı, neyi sormamalı?

Kayıt formu gönüllü organizasyonunun temelidir ve aynı zamanda kişisel verilerin toplandığı ilk noktadır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4, kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde işlenmesini zorunlu kılar. Yani formda yalnızca gönüllüyle çalışmak için gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bilgileri sormalısınız.

Formda olabilecek bilgiler

• Ad ve soyad.
• İletişim bilgisi: telefon ve isteğe bağlı olarak e-posta.
• Gönüllünün çalışmak istediği bölge ya da mahalle.
• Uygun olduğu gün ve zaman aralıkları (kişinin kendi beyanı).
• İlgi alanı ve becerileri: saha, dijital, etkinlik, lojistik, seçim günü gibi seçenekler.
• Seçim günü görev almak isteyip istemediği.

Formda sorulmaması gerekenler

• Kimlik numarası, açık adres gibi bilgileri, gerçekten bir görev için gerekmedikçe kayıt aşamasında istemeyin.
• Etnik köken, din, mezhep, sağlık durumu, dernek veya sendika üyeliği gibi özel nitelikli verileri sormayın; gönüllü çalışması için gerekli değildir.
• Gönüllünün aile üyeleri ya da tanıdıkları hakkında bilgi istemeyin.
• Serbest metin alanlarını, gönüllünün kendisi hakkında gereksiz bilgi yazmasına yol açacak biçimde açık bırakmayın.

Gönüllü verilerinde KVKK yükümlülükleri

Gönüllü kayıtlarında kişisel verileri hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlediğinizi belirlemek, kampanyanın veri sorumlusu olarak sizin işinizdir. Aşağıdaki başlıklar kanunun ilgili maddelerine dayanır; kampanyanızın kendi durumuna uygulanması için bir hukukçuya danışmanızı öneririz.

Aydınlatma yükümlülüğü

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.10, kişisel veriler elde edilirken ilgili kişiye veri sorumlusunun kimliğinin, verilerin hangi amaçla işleneceğinin, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceğinin, toplama yönteminin ve hukuki sebebinin ve kanundaki haklarının bildirilmesini zorunlu kılar. Gönüllü formunun hemen yanında, kısa ve anlaşılır bir aydınlatma metni bulunmalıdır. Aydınlatma metninin nasıl yazılacağını aydınlatma metni nasıl hazırlanır ve iletişim formunda KVKK yazılarımızda anlattık.

Açık rıza ve diğer işleme şartları

Kanun m.6'da özel nitelikli verilerin işlenebileceği hâlleri sayar. Bunlardan biri ilgili kişinin açık rızasıdır; m.3 açık rızayı belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza olarak tanımlar. Kanunda ayrıca siyasi amaçla kurulan kâr amacı gütmeyen kuruluş ve oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı kalmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla, mevcut veya eski üyelerine ya da kendileriyle düzenli temasta olan kişilere yönelik veri işleyebilmesine ilişkin bir hâl de yer alır. Bir adayın kampanya ekibinin bu hâlin kapsamına girip girmediği kaynaklarda açıkça çözülmüş değildir; bu konuda partinizin hukuk birimine ya da bir avukata danışın. Uygulamada en güvenli yol, gönüllüden ayrı ve açık bir onay kutusuyla açık rıza almak ve rızayı formun başka şartlarına bağlamamaktır.

Saklama ve silme

Kanun m.4, verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmasını, m.7 ise işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini öngörür. Kampanya bittiğinde gönüllü listelerinin ne olacağını önceden kararlaştırın ve aydınlatma metninde yazın. Gönüllü ayrılmak istediğinde ya da verilerinin silinmesini talep ettiğinde bunu yerine getirecek bir sorumlu belirleyin; m.11 ilgili kişinin bu yöndeki haklarını sayar.

Veri güvenliği

Kanun m.12, veri sorumlusunun kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı erişilmesini önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri almasını zorunlu kılar; m.6 da özel nitelikli verilerde Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınmasını şart koşar. Pratikte bu şu anlama gelir:

• Gönüllü listesine yalnızca işi gereği ihtiyaç duyan kişiler erişsin; her ekip sorumlusu yalnızca kendi ekibini görsün.
• Listeleri kişisel bilgisayarlara, mesajlaşma gruplarına ya da paylaşımlı tablolara dağıtmayın.
• Ekipten ayrılan kişilerin erişimini hemen kapatın.
• Gönüllülerle çalışan ekip sorumlularına, öğrendikleri bilgileri başkasıyla paylaşamayacaklarını yazılı olarak bildirin; kanun bu yükümlülüğün görevden ayrıldıktan sonra da sürdüğünü belirtir.
• Bir veri ihlali olursa kanunun öngördüğü bildirim yükümlülüğünü yerine getirmek için kime haber verileceğini önceden belirleyin.

Gönüllülere SMS ya da e-posta ile duyuru göndermeyi planlıyorsanız ileti kurallarını seçim kampanyasında KVKK, SMS ve e-posta kuralları rehberimizde ayrıca ele aldık. Gönüllü kayıtlarını ekiplere göre ayrılmış yetkilerle tutmak için adaylar için hazırladığımız yazılım da bu ihtiyaçlar düşünülerek hazırlanıyor; hangi aracı seçerseniz seçin, yukarıdaki ilkeler değişmez.

Gönüllüleri ekiplere dağıtmak

Kayıt olan bir gönüllüye kısa sürede görev verilmezse heves hızla kaybolur. Dağıtım için aşağıdaki sırayı izleyin.

• Karşılama: Her yeni gönüllüye teşekkür eden, onu kimin arayacağını söyleyen kısa bir mesaj gönderin.
• Tanışma görüşmesi: Gönüllü sorumlusu ya da bir ekip lideri gönüllüyle kısa bir görüşme yaparak beklentisini ve uygun zamanını öğrenir.
• Ekip ataması: Gönüllü, becerisine ve bölgesine göre bir ekibe ve bir ekip liderine bağlanır. Her gönüllünün kime soracağını bilmesi şarttır.
• İlk görev: İlk görev kısa, somut ve başarılması kolay olmalıdır. İlk deneyim olumlu geçen gönüllü geri gelir.
• Vardiya planı: Propaganda döneminde gönüllü görevleri vardiyalara bölünür; aynı kişilerin sürekli yüklenmesi önlenir.

Gönüllü eğitimi

Gönüllü kampanyayı temsil eder; bu yüzden sahaya çıkmadan önce kısa ama zorunlu bir eğitimden geçmelidir. Eğitimi bir kez yapıp bırakmayın; yeni katılanlar için düzenli olarak tekrarlayın.

Her gönüllünün bilmesi gerekenler

• Kampanyanın ana mesajları ve adayın temel vaatleri: gönüllü bilmediği bir konuda kendi yorumunu yapmamalı, soruyu not alıp iletmelidir.
• Seçmenle iletişim kuralları: saygılı olmak, tartışmaya girmemek, ısrar etmemek, kimseyi kişisel özellikleri nedeniyle hedef almamak.
• Propaganda kuralları: afiş, broşür ve stant çalışmalarında uyulması gereken kurallar. Bu konuyu seçim propagandası kuralları ve seçim afişi asma kuralları rehberlerimizde anlatıyoruz.
• Sosyal medya kuralları: gönüllünün kampanya adına resmî açıklama yapmaması, doğrulanmamış bilgi paylaşmaması.
• Kişisel veri kuralları: sahada not alınan seçmen bilgilerinin nasıl ve nereye kaydedileceği, kimseyle paylaşılmayacağı.
• Sorun anında ne yapılacağı: kime haber verileceği ve kriz durumunda açıklama yapılmayacağı.

Seçim günü gönüllülerine ek eğitim

Seçim günü görev alacak gönüllüler sandık başı işlemlerini ayrıca öğrenmelidir. 298 sayılı Seçimlerin Temel Hükümleri ve Seçmen Kütükleri Hakkında Kanun m.82, sandığın konulduğu bina ve müştemilatında hiç kimsenin başkalarının görebileceği şekilde bir parti ya da adaya ait rozet, amblem veya benzeri işaret taşıyamayacağını ve propaganda yapamayacağını hükme bağlar. Seçim günü gönüllülerine kampanya tişörtü, rozet ya da broşürle sandık binasına girmemeleri gerektiğini açıkça söyleyin. Müşahitlik yapacak gönüllüler için ayrıca belirtelim: kanunun m.26 hükmü, siyasi partilere üye olamayacak kişilerin partiler tarafından müşahit olarak görevlendirilemeyeceğini öngörür.

Gönüllü motivasyonu nasıl korunur?

Gönüllüler para için değil, bir amaca katkı vermek için çalışır. Motivasyonun kaynağı, emeklerinin görüldüğünü ve işe yaradığını hissetmeleridir.

• Görevin neden önemli olduğunu anlatın: bir standın kaç kişiye ulaştığını değil, sahadan gelen geri bildirimin kampanya kararlarını nasıl etkilediğini paylaşın.
• Teşekkürü alışkanlık hâline getirin: aday ya da koordinatör gönüllülerle düzenli olarak buluşsun.
• Gönüllüyü dinleyin: sahadan gelen önerileri ciddiye alın ve uygulandığında bunu söyleyin.
• Yükü dengeli dağıtın: aynı gönüllülere sürekli en ağır işleri vermeyin.
• Ayrılmak isteyene kolaylık gösterin: gönüllülük isteğe bağlıdır, ayrılan biri de kampanyanın dostu olarak kalabilir.

Bir gönüllünün kampanya günü

Genel bir senaryo düşünelim. Gönüllü, kampanya sitesindeki formu doldurmuş, aydınlatma metnini okuyup açık rıza kutusunu ayrıca işaretlemiştir. Ertesi gün mahallesinin ekip lideri onu arar, uygun zamanını sorar ve hafta sonu stant çalışmasına davet eder. Stant gününden önce kısa bir eğitime katılır; ana mesajları, seçmenle konuşma kurallarını ve not alınan bilgilerin nereye kaydedileceğini öğrenir.

Stant günü ekip lideri görev dağılımını yapar: biri broşür dağıtır, biri soruları not alır, biri fotoğraf çeker. Bir seçmen gönüllüye adayın bir konudaki görüşünü sorar; gönüllü bilmediği bir konuda yorum yapmak yerine soruyu not alır ve seçmenin isterse yanıt alabileceği resmî kanalı söyler. Gün sonunda ekip lideri notları kampanyanın kayıt sistemine girer, gönüllülere teşekkür eder ve bir sonraki görevi duyurur. Gönüllü, emeğinin bir yere ulaştığını görerek evine döner.

Gönüllü organizasyonunda sık yapılan hatalar

• Kayıt alıp gönüllüyü günlerce aramamak.
• Kayıt formunda gereğinden fazla bilgi istemek; kimlik numarası ve açık adresi herkesten toplamak.
• Aydınlatma metni olmadan, açık rızayı formun genel şartlarına gömerek kayıt almak.
• Gönüllü listelerini mesajlaşma gruplarında ve kişisel tablolarda dolaştırmak.
• Gönüllüleri eğitmeden sahaya çıkarmak ve kampanya adına yorum yapmalarına izin vermek.
• Seçim günü gönüllülerine sandık binasındaki rozet ve propaganda yasağını anlatmamak.
• Hep aynı gönüllülere yüklenip onları tüketmek.
• Kampanya bittiğinde gönüllü verilerini silmemek ve başka amaçlarla kullanmak.

Sık Sorulan Sorular

Seçim gönüllüsü olmak için parti üyesi olmak gerekir mi?

Kampanyalarda gönüllülük için parti üyeliği genel bir şart değildir; bu, adayın ve partinin kendi tercihine bağlıdır. Ancak müşahitlik ayrı bir görevdir: 298 sayılı Seçimlerin Temel Hükümleri ve Seçmen Kütükleri Hakkında Kanun m.26, siyasi partilere üye olamayacak kişilerin partiler tarafından müşahit olarak görevlendirilemeyeceğini öngörür. Müşahitlik için partinizin ilçe başkanlığına danışın.

Gönüllü listesi KVKK kapsamında mı?

Evet. Gönüllülerin adı ve iletişim bilgileri kişisel veridir; bir adayın kampanyasına gönüllü olmak ise siyasi düşünce hakkında bilgi verdiği için özel nitelikli veri olarak değerlendirilmelidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.6 bu verilerin işlenmesini kanunda sayılan hâllerle sınırlar ve yeterli önlemlerin alınmasını şart koşar.

Gönüllülerden açık rıza nasıl alınır?

Açık rıza belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle verilen rızadır. Bunun için önce aydınlatma metnini göstermeli, ardından rızayı ayrı bir onay kutusuyla almalı ve formun gönderilmesini başka bir şarta bağlamamalısınız. Rızanın ne zaman ve hangi metinle alındığını kayıt altında tutun.

Seçim bittikten sonra gönüllü verileri ne yapılmalı?

Kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır; amaç ortadan kalktığında silinmeli, yok edilmeli ya da anonim hâle getirilmelidir. Kampanya sonrasında verileri ne zaman sileceğinizi önceden belirleyip aydınlatma metninde yazın. Gönüllüyle sonraki seçimlerde de iletişim kurmak istiyorsanız bunu ayrı bir amaç olarak açıkça bildirin ve hukuki sebebini bir hukukçuyla değerlendirin.

Seçim günü gönüllüler sandık başında ne yapabilir?

Sandık çevresinde kimlerin bulunabileceği kanunla sınırlanmıştır. Parti ya da bağımsız aday adına görevlendirilen müşahitler sandık başı işlemlerini takip edebilir; diğer gönüllüler ise sandık binası dışında kalarak lojistik ve iletişim desteği verebilir. Sandık binasında rozet taşımak ve propaganda yapmak yasaktır. Ayrıntılar için müşahit rehberimize bakın.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Seçim kampanyası nasıl yapılır? · Kampanya ekibi nasıl kurulur? · Müşahit nedir? · Kampanyada KVKK, SMS ve e-posta · Aydınlatma metni nasıl hazırlanır? · Seçim propagandası kuralları