Serbest diyetisyen vergi ve fatura: Makbuz, e-SMM, defter ve beyanname

Önce sağlık mevzuatı: vergi kaydı tek başına yetmez

Vergi dairesine kaydolmak, diyetisyen olarak serbest çalışma izni anlamına gelmez. Sağlık Meslek Mensuplarının Serbest Meslek İcrası Hakkında Yönetmelik diyetisyenleri açıkça kapsamına alır ve serbest çalışan sağlık meslek mensubunun hizmet verdiği yer için ruhsat alınmasını zorunlu tutar. Yönetmeliğin m.21 hükmü, kendi adınıza ruhsatlandırılmış bir birim olmadan danışmanlık, eğitim, koçluk ya da başka bir ad altında sağlık hizmeti sunamayacağınızı söyler. Dolayısıyla doğru sıra şudur: önce ruhsat sürecini öğrenin, sonra vergi kaydınızı bu faaliyetle uyumlu biçimde kurun.

Yapı seçimi açısından da önemli bir kural var. Aynı yönetmeliğin m.5 hükmü, sağlık meslek hizmet biriminin serbest çalışma hak ve yetkisine sahip sağlık meslek mensuplarınca açılacağını ve tüzel kişilerin bu birimi açamayacağını söyler. Vergi yapınızı kurarken bu kuralı mali müşavirinizle birlikte değerlendirin. Ruhsat başvurusunun adımları diyetisyen muayenehanesi nasıl açılır rehberinde.

Serbest meslek kazancı nedir?

193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu m.65, her türlü serbest meslek faaliyetinden doğan kazancı serbest meslek kazancı sayar ve serbest meslek faaliyetini şöyle tanımlar: sermayeden çok kişisel emeğe, bilimsel ya da mesleki bilgiye veya uzmanlığa dayanan, ticari nitelik taşımayan işlerin, bir işverene bağlı olmaksızın, kişisel sorumluluk altında ve kendi adına ve hesabına yapılması. Ruhsatlı biriminizde kendi danışanlarınızla çalıştığınızda yaptığınız iş bu tanıma oturur.

Aynı kanunun m.66 hükmüne göre serbest meslek faaliyetini mutat meslek hâlinde, yani süreklilik içinde yapanlar serbest meslek erbabıdır. Kanun, serbest meslek faaliyetinin yanında başka bir iş veya görevle sürekli uğraşmanın bu niteliği değiştirmeyeceğini de ekler. Bir kurumda çalışırken aynı zamanda serbest çalışmayı düşünüyorsanız, sağlık mevzuatının bu konudaki sınırlarını ayrıca kontrol edin: Sağlık Meslek Mensuplarının Serbest Meslek İcrası Hakkında Yönetmelik m.16, birimde serbest çalışan meslek mensubunun başka bir sağlık kuruluşunda çalışamayacağını düzenler.

İşe başlama ve vergi kaydı

213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.153, serbest meslek erbabından işe başlayanların bunu vergi dairesine bildirmeye mecbur olduğunu söyler. Peki işe ne zaman başlamış sayılırsınız? Kanunun m.155 hükmü serbest meslek erbabı için işe başlamanın belirtilerini sayar; bunlardan herhangi biri gerçekleştiğinde işe başlamış sayılırsınız:

• Muayenehane, yazıhane gibi özel bir iş yeri açmak.
• Çalışılan yere mesleki faaliyette bulunulduğunu gösteren tabela veya levha asmak.
• Hangi şekilde olursa olsun sürekli olarak mesleki faaliyette bulunduğunu gösteren ilanlar yapmak.
• Serbest olarak mesleki faaliyette bulunmak üzere mesleki kuruluşlara kaydolmak.

Bu listedeki ilan belirtisi diyetisyenler için önemlidir: sosyal medya hesabınızda ya da sitenizde sürekli olarak danışan kabul ettiğinizi duyurmak, vergi açısından işe başlama belirtisi sayılabilir. Bildirimin hangi süre içinde yapılacağı 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.168'de düzenlenmiştir; kanunda belirtilen süreyi kaçırmamak için iş yerinizi açmadan önce mali müşavirinizle görüşün. Kanun, gerçek kişilerin işe başlama bildirimini kendilerinin ya da yetkili meslek mensuplarının yapabileceğini de belirtir.

İşe başlarken adım adım

• Ruhsat sürecini ve birimin fiziki koşullarını öğrenin; adresinizi buna göre seçin.
• Bir mali müşavirle görüşerek vergi yapınızı ve yükümlülüklerinizi netleştirin.
• İşe başlama bildirimini kanunda belirtilen süre içinde yapın.
• Vergiden muaf değilseniz e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamasına geçin.
• Kazanç defterinizin nasıl tutulacağını ve belgeleri nasıl saklayacağınızı belirleyin.
• Danışan kayıtlarınızla tahsilat kayıtlarınızı birbirine bağlayan bir düzen kurun, ama sağlık bilgilerini mali belgelere taşımayın.

Serbest meslek makbuzu nasıl düzenlenir?

213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.236, serbest meslek erbabının mesleki faaliyetine ilişkin her türlü tahsilat için serbest meslek makbuzu düzenlemesini ve bir nüshasını müşteriye vermesini zorunlu tutar; müşteri de bu makbuzu istemek ve almakla yükümlüdür. Yani danışandan aldığınız her ödeme için bir makbuz düzenlenir; nakit, havale ya da kartla ödenmiş olması bu yükümlülüğü değiştirmez.

Makbuzun içeriği 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.237'de sayılmıştır:

• Makbuzu düzenleyenin adı soyadı veya unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası.
• Müşterinin adı soyadı veya unvanı ve adresi.
• Alınan paranın miktarı.
• Paranın alındığı tarih.
• Serbest meslek erbabının imzası; makbuzlar seri ve sıra numarası içinde birbirini izler.

e-Serbest Meslek Makbuzu

Serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda düzenlenmesi, Gelir İdaresinin e-belge uygulamalarını düzenleyen Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayata geçirilmiştir. Tebliğin dayanağı, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu mükerrer madde 242'de Bakanlığa verilen elektronik belge düzenleme yetkisidir. Tebliğ, e-Serbest Meslek Makbuzunun yeni bir belge türü olmadığını, kâğıt ortamdaki serbest meslek makbuzu ile aynı hukuki niteliklere sahip olduğunu açıkça belirtir.

Tebliğe göre vergiden muaf olmayan serbest meslek erbapları, tebliğde belirtilen süreler içinde e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamasına dahil olmak ve makbuzlarını elektronik olarak düzenlemek zorundadır. Yeni işe başlayanlar için de işe başlama tarihine bağlı bir geçiş süresi öngörülmüştür; bu süreyi ve güncel uygulama esaslarını mali müşavirinizle birlikte kontrol edin, çünkü tebliğ hükümleri zaman içinde değişebilir.

Tebliğ, e-Serbest Meslek Makbuzunda bulunması zorunlu bilgileri de sayar:

• Serbest meslek erbabının adı, soyadı, vergi dairesi, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası ve adresi.
• Müşterinin adı, soyadı veya unvanı ve adresi; müşteri vergi mükellefiyse vergi dairesi ve kimlik numarası.
• Belgenin düzenlenme tarihi, düzenlenme zamanı ve belge numarası.
• Alınan paranın miktarı; varsa vergi kesintisi ve katma değer vergisi tutarları ayrıntılı olarak.
• Belgenin Gelir İdaresi sistemlerinden sorgulanmasını ve doğrulanmasını sağlayan karekod veya barkod.

Tebliğ, makbuzun muhatabın talebine göre elektronik ortamda ya da kâğıt olarak iletilebileceğini de düzenler. Online görüşme yaptığınız bir danışana makbuzu elektronik olarak iletebilmeniz bu yüzden pratik bir kolaylıktır.

Kurumlara hizmet verirken vergi kesintisi

Danışanlarınızın çoğu bireyler olsa da zaman zaman bir şirket, dernek ya da kamu kurumu sizden hizmet alabilir. 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu m.94, kamu idareleri, ticaret şirketleri, dernekler, vakıflar ve gerçek gelirini beyan etmek zorunda olan ticaret ve serbest meslek erbabı gibi kişi ve kurumların, serbest meslek işleri dolayısıyla yaptıkları ödemelerden gelir vergisine mahsuben kesinti yapmak zorunda olduğunu düzenler. Bu durumda size yapılan ödemeden vergi kesilir ve makbuzda kesinti tutarı ayrıca gösterilir.

Kesinti oranı ve makbuzun nasıl düzenleneceği gibi ayrıntıları burada vermiyoruz; bir kuruma hizmet vermeden önce mali müşavirinizle makbuzun nasıl düzenleneceğini konuşun. Kurumlara verilecek hizmetin içeriğinin de mesleki yetkiniz ve ruhsatınızla uyumlu olması gerektiğini unutmayın.

Kazanç defteri ve giderler

213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.210, serbest meslek erbabının bir kazanç defteri tutacağını söyler. Defterin bir tarafına giderler, diğer tarafına hasılat kaydedilir; gider tarafına giderin türü ve yapıldığı tarih, hasılat tarafına ise ücretin alındığı tarih, miktarı ve kimden alındığı yazılır. 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu m.67 de serbest meslek erbabının kazancını bu deftere göre tespit edeceğini belirtir ve kazancı, bir hesap dönemi içinde serbest meslek faaliyeti karşılığında tahsil edilen para ve ayınlardan bu faaliyet dolayısıyla yapılan giderler düşüldükten sonra kalan fark olarak tanımlar.

Hangi giderlerin indirilebileceği 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu m.68'de sayılmıştır. Kanun; mesleki kazancın elde edilmesi ve sürdürülmesi için ödenen genel giderleri, çalışanlara ilişkin bazı giderleri, mesleki faaliyetle ilgili seyahat giderlerini ve mesleki faaliyette kullanılan demirbaşlar için ayrılan amortismanları bu kapsamda sayar; kişinin konutunun bir bölümünü iş yeri olarak kullanması gibi durumlar için de özel hükümler içerir. Bir harcamanın gider yazılıp yazılamayacağı ayrıntılı bir değerlendirme gerektirir; belgeyi almadan önce mali müşavirinize sorun.

Gelir vergisi beyannamesi

193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu m.85, serbest meslek erbabının mesleki faaliyetinden kazanç elde etmemiş olsa bile beyanname vereceğini açıkça düzenler. Yani işe yeni başladığınız dönemde danışan sayınız az olsa ya da hiç kazanç elde etmemiş olsanız bile beyanname yükümlülüğünüz devam eder. Beyanname dönemleri, ara dönem yükümlülükleri ve katma değer vergisi gibi konular kişisel durumunuza göre değişir; bunları bu yazıda ele almıyoruz ve mali müşavirinizle netleştirmenizi öneririz.

Online danışanlardan ödeme alırken

Uzaktan görüşme yaptığınız danışanlardan internet üzerinden ödeme alıyorsanız vergi açısından kural değişmez: her tahsilat için makbuz düzenlenir. Bunun yanında tüketiciyle uzaktan kurulan sözleşmelere ilişkin kurallar da gündeme gelebilir. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği m.2, yönetmeliğin uygulanmadığı sözleşmeleri tek tek sayar ve bu listede diyetisyenlik hizmeti açıkça yer almaz; hizmetinize hangi kuralların nasıl uygulanacağını bir hukukçuyla değerlendirin. Genel hazırlık için mesafeli satış sözleşmesi yazımıza bakabilirsiniz. Tanıtım tarafında ise ücret bilgisinin tanıtım ve bilgilendirme faaliyetlerinde yer alamayacağını unutmayın; bu konuyu diyetisyen reklam ve tanıtım kuralları yazımızda anlatıyoruz.

Tahsilat ve kayıt düzeni: bir dönem sonu senaryosu

Serbest çalışan bir diyetisyenin dönem sonu, düzen kurulmuşsa sakin geçer. Gün boyunca her görüşmeden sonra tahsilat yapılmışsa e-Serbest Meslek Makbuzu hemen düzenlenmiş ve danışana elektronik olarak iletilmiştir. Dönem sonunda diyetisyen, randevu listesindeki görüşmelerle düzenlenen makbuzları karşılaştırır ve makbuzu eksik kalan bir tahsilat olup olmadığına bakar. Kira, aidat, mesleki eğitim ve demirbaş gibi gider belgelerini klasöre ekler, her birinin yanına kısa notunu yazar.

Ardından kurumlara verilen hizmetlere geçer: bir şirkete verdiği beslenme eğitimi için yapılan ödemede vergi kesintisi yapılmış mı, makbuzda doğru gösterilmiş mi? Son olarak tüm belgeleri mali müşavirine iletir ve aklına takılan soruları bir listede toplar. Bu düzenin anahtarı, danışan kaydı, randevu ve tahsilat bilgisinin birbiriyle eşleşebilmesi, ama sağlık bilgilerinin mali kayıtlara hiç karışmamasıdır. diyetisyenler için hazırladığımız yazılım da bu tür iş düzeni ihtiyaçları düşünülerek hazırlanıyor.

Mali müşavirinize sormanız gereken sorular

• Ruhsat ve tüzel kişilik kuralı düşünüldüğünde benim için uygun vergi yapısı nedir?
• İşe başlama bildirimini ne zaman ve nasıl yapmalıyız?
• e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamasına geçişim için ne yapmam gerekiyor?
• Katma değer vergisi açısından durumum nedir?
• Kurumlara hizmet verdiğimde makbuzu nasıl düzenlemeliyim?
• Hangi giderleri belgelendirmem gerekiyor ve belgeleri nasıl saklamalıyım?
• Beyanname ve ara dönem yükümlülüklerim neler?
• Danışan bilgilerini mali kayıtlardan ayrı tutmak için nasıl bir düzen önerirsiniz?

Serbest diyetisyenlerin vergi ve faturada sık yaptığı hatalar

• Ruhsat almadan vergi kaydı açıp bunu serbest çalışma izni sanmak.
• Sosyal medyada sürekli danışan kabul ettiğini duyurduğu hâlde işe başlama bildirimini ertelemek.
• Bazı tahsilatlar için makbuz düzenlememek ya da makbuzu sonradan topluca düzenlemek.
• Makbuzun açıklama alanına danışanın sağlık durumunu yazmak.
• Kazanç elde edilmeyen dönemde beyanname verilmeyeceğini düşünmek.
• Kurumlara verilen hizmetlerde vergi kesintisini makbuzda göstermemek.
• Gider belgelerini dağınık saklamak ve dönem sonunda eksik belgeyle karşılaşmak.
• Kişisel harcamaları mesleki gider gibi kaydetmeye çalışmak.

Sık Sorulan Sorular

Serbest çalışan diyetisyen fatura mı keser, makbuz mu?

Serbest meslek erbabı, mesleki faaliyetine ilişkin her tahsilat için 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.236 uyarınca serbest meslek makbuzu düzenler. Vergiden muaf değilseniz bu makbuzu e-Serbest Meslek Makbuzu olarak elektronik ortamda düzenlemeniz gerekir.

Diyetisyen şirket kurarak muayenehane açabilir mi?

Sağlık Meslek Mensuplarının Serbest Meslek İcrası Hakkında Yönetmelik m.5, sağlık meslek hizmet biriminin sağlık meslek mensuplarınca açılacağını ve tüzel kişilerin bu birimi açamayacağını söyler. Vergi yapınızı bu kuralı dikkate alarak mali müşavirinizle birlikte belirleyin.

e-Serbest Meslek Makbuzu zorunlu mu?

İlgili tebliğe göre vergiden muaf olmayan serbest meslek erbapları, tebliğde belirtilen süreler içinde e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamasına geçmek zorundadır. Yeni işe başlayanlar için de işe başlama tarihine bağlı bir geçiş süresi vardır.

Hiç kazanç elde etmezsem beyanname vermem gerekir mi?

Evet. 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu m.85, serbest meslek erbabının mesleki faaliyetinden kazanç elde etmemiş olsa bile beyanname vereceğini düzenler.

Şirketlere verdiğim hizmette vergi kesilir mi?

193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu m.94, şirketler, kamu idareleri ve sayılan diğer kişi ve kurumların serbest meslek işleri için yaptıkları ödemelerden vergi kesintisi yapmasını öngörür. Kesinti makbuzda ayrıca gösterilir; ayrıntılar için mali müşavirinize danışın.

Online danışmanlıkta makbuz nasıl verilir?

Vergi açısından kural aynıdır: her tahsilat için makbuz düzenlenir. e-Serbest Meslek Makbuzu, muhatabın talebine göre elektronik ortamda iletilebildiği için uzaktan görüşmelerde pratik bir çözümdür.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Online diyetisyenlik nasıl yapılır? · Diyetisyen muayenehanesi · Diyetisyen nasıl olunur? · KVKK ve sağlık verisi · Reklam ve tanıtım kuralları · Mesafeli satış sözleşmesi