KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), gönderilen bir iletinin kim tarafından, ne zaman gönderildiğini ve karşı tarafa ne zaman ulaştığını hukuken ispat edilebilir biçimde kayda alan e-posta türüdür. Noter ihtarnamesi ya da iadeli taahhütlü mektubun elektronik karşılığı olarak düşünebilirsiniz. Bu yazıda KEP'in hukuki dayanağını, kimlerin KEP'e ihtiyaç duyduğunu ve en çok karıştırılan konuyu, yani KEP ile e-tebligat (UETS) arasındaki farkı anlatıyoruz.
KEP Nedir?
KEP Yönetmeliği md. 4, KEP'i şöyle tanımlar: elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli. Yönetmeliğin dayanağı 6102 sayılı TTK md. 1525'tir ve sistemi Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) düzenler.
Sıradan e-postadan farkı, her işlem için bir KEP delili üretilmesidir. KEP delili, belirli bir işlemin belirli bir zamanda gerçekleştiğini gösteren ve hizmet sağlayıcının işlem sertifikasıyla imzalanmış veridir. Gönderme, teslim ve okuma gibi adımların her biri bu şekilde kayda geçer.
KEP'in Hukuki Değeri
- Kesin delil: hizmet sağlayıcının KEP sistemi üzerinden oluşturduğu kayıtlar ve KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır (KEP Yön. md. 15/1).
- Okunmuş sayılma: mücbir sebep dışında hesaba erişilmese bile, bir iş günü gelen ileti ertesi iş günü hesap sahibine ulaşmış ve okunmuş kabul edilir (md. 12/2).
- Saklama: hizmet sağlayıcılar kayıtları en az 20 yıl saklar (md. 16).
- Yurt içinde barındırma: hizmet sağlayıcının ana ve yedek sistemleri Türkiye sınırları içinde olmalıdır (md. 16).
- Silinemezlik: kapatılan hesap en az 3 ay erişime açık kalır, geçmişe dönük silinemez ve başkasına tahsis edilemez (md. 13).
Kimler KEP Almak Zorunda?
Bu konuda internette çok yanlış bilgi var. Mevzuat metinlerini taradığımızda TTK'da ya da Ticaret Sicili Yönetmeliği'nde "her şirket KEP adresi almak zorundadır" diyen genel bir hüküm bulamadık. KEP ihtiyacı, belirli bildirimlerin şekil şartından doğar.
Tacirler arası ihtarlar (TTK md. 18/3)
TTK md. 18/3'e göre tacirler arasında karşı tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshetmeye ya da sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP ile yapılır. Yani bu tür bir ihtarı e-postayla göndermek isterseniz KEP ve güvenli elektronik imza kullanmanız gerekir; sıradan e-posta bu şekil şartını karşılamaz.
Diğer elektronik bildirimler (TTK md. 1525)
Taraflar açıkça anlaşmışsa ve md. 18/3 saklı kalmak üzere ihbar, ihtar, itiraz, fatura, teyit mektubu ve toplantı çağrısı gibi işlemler elektronik ortamda yapılabilir. Sözleşmelerde bildirim adresi olarak KEP adresi yazılması bu yüzden yaygındır.
KVKK başvuruları
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ md. 5'e göre ilgili kişi, veri sorumlusuna başvurusunu yazılı olarak ya da KEP adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza veya veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı e-posta adresiyle yapabilir. Burada KEP bir seçenektir, zorunluluk değildir.
KEP ile E-Tebligat (UETS) Aynı Şey Değil
Şirketlerin "zorunlu" dediği şey çoğu zaman KEP değil, e-tebligattır. İkisi ayrı sistemlerdir:
| KEP | E-tebligat (UETS) | |
|---|---|---|
| Dayanak | TTK md. 1525, KEP Yönetmeliği | 7201 sayılı Tebligat Kanunu md. 7/a, Elektronik Tebligat Yönetmeliği |
| Düzenleyen | BTK | Adalet Bakanlığı |
| Kim işletir? | BTK'nın yetkilendirdiği birden fazla hizmet sağlayıcı | Yalnızca PTT A.Ş. |
| Ne için? | Kişiler ve şirketler arası ispatlı yazışma, TTK 18/3 ihtarları | Mahkeme, icra dairesi ve kamu idarelerinin resmî tebligatı |
| Adres | Abonelikle alınır, ad@hsXX.kep.tr biçiminde | PTT tarafından TCKN veya MERSİS numarasına göre tek adres olarak oluşturulur |
| Ne zaman tebliğ/okunmuş sayılır? | Ertesi iş günü okunmuş kabul edilir | Adrese ulaştığı tarihi izleyen 5. günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır |
| Delil kayıtları | En az 20 yıl saklanır | Delil kayıtları 30 yıl saklanır |
E-tebligat kimler için zorunlu?
7201 sayılı Tebligat Kanunu md. 7/a'ya göre kamu idareleri, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, kanunla kurulanlar dâhil tüm özel hukuk tüzel kişileri (şirketler, dernekler, vakıflar, kooperatifler), noterler, baroya kayıtlı avukatlar, sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur. 1 Ocak 2019'dan bu yana bu tebligatlar PTT'nin işlettiği Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) üzerinden yürütülür. Kapsam dışındaki gerçek kişiler isterse adres alabilir; aldıktan sonra onlara da e-tebligat zorunlu hâle gelir.
KEP Hizmet Sağlayıcıları
KEP hizmetini yalnızca BTK'nın yetkilendirdiği anonim şirketler verebilir. BTK KEP hizmet sağlayıcıları listesi sayfasına göre 31 Ekim 2026 itibarıyla faaliyette olan hizmet sağlayıcılar şunlardır:
| Hizmet sağlayıcı | Alan adı |
|---|---|
| PTT A.Ş. | hs01.kep.tr |
| TNB Bilişim Teknolojileri | hs02.kep.tr |
| TÜRKKEP | hs03.kep.tr |
| QNB eSolutions | hs05.kep.tr |
| KEPKUR Yazılım Bilişim KEP Hizmetleri | hs06.kep.tr |
| F.I.T. Bilgi İşlem Sistemleri Servisleri | hs07.kep.tr |
| EDM Bilişim Sistemleri ve Danışmanlık Hizmetleri | hs09.kep.tr |
| Ark Dijital Yazılım | hs10.kep.tr |
Listedeki boşluklar (hs04, hs08) faaliyeti sona eren sağlayıcılara aittir. Ücretler sağlayıcıya ve pakete göre değişir; güncel tarifeyi sağlayıcının sitesinden öğrenin. KEP adresleri küçük harflidir ve "kullanıcı@hsXX.kep.tr" biçimindedir (KEP Rehberi ve KEP Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ).
KEP Hesabı Nasıl Açılır?
- Gerçek kişiler: kimlik kartı, pasaport veya sürücü belgesiyle kimlik doğrulaması; açılış onayı güvenli elektronik imza ya da uzaktan kimlik doğrulama ile verilir (KEP Yön. md. 9-10).
- Tüzel kişiler: MERSİS numarası üzerinden başvurulur (md. 9). Hizmet sağlayıcı ayrıca yetki belgeleri isteyebilir.
- Yalnızca alıcı hesabı: yalnızca ileti almak için açılan hesaplarda ıslak imza da kabul edilir (md. 10/3).
- Göndermek için: TTK 18/3 ihtarları gibi işlemlerde güvenli elektronik imza (e-imza) gerekir; e-imzanızı ayrıca bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısından almanız gerekir.
KEP ile Normal Kurumsal E-posta Birlikte mi Kullanılır?
Evet. KEP günlük yazışma için değil, ispat gerektiren bildirimler içindir. Müşteri ve tedarikçi yazışmaları için alan adınızla açılmış kurumsal e-posta kullanılır; ayrıntılar için kurumsal mail adresi alma rehberi yazısına bakın.
Sık Sorulan Sorular
Limited şirketlerin KEP adresi almak zorunluluğu var mı?
Mevzuatta tüm şirketlere genel bir KEP zorunluluğu getiren hüküm bulamadık. Ancak TTK 18/3'teki ihtarları elektronik ortamda göndermek isteyen tacirin KEP ve e-imza kullanması gerekir. Şirketler için zorunlu olan, UETS üzerinden e-tebligat adresidir.
KEP ile gönderilen ihtar noter ihtarı yerine geçer mi?
TTK 18/3 kapsamındaki temerrüt, fesih ve dönme ihtarları için kanun noter, taahhütlü mektup, telgraf ve güvenli e-imzalı KEP'i aynı sırada saymıştır. Diğer kanunlarda farklı şekil şartları olabilir; özel durumlar için hukukçunuza danışın.
KEP iletisini okumazsam ne olur?
Mücbir sebep yoksa ileti ertesi iş günü okunmuş kabul edilir (KEP Yön. md. 12/2). Bu yüzden okumamak hukuki sonucu durdurmaz.
İlgili içerikler: Kurumsal mail alma · İYS ve ticari e-posta · Sahte e-posta nasıl anlaşılır · İlanen tebligat