Kreş Yönetim Programı Seçimi: Kreş ve Anaokulları İçin Rehber

Seçimden önce kreşinizin ihtiyacını yazın

İlk soru, hangi mevzuata tabi olduğunuzdur. Özel kreş ve gündüz bakımevleri Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığının yönetmeliğine, özel anaokulları ise 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu kapsamında Millî Eğitim Bakanlığı mevzuatına tabidir. Kayıt düzeniniz, tutmanız gereken defterler, tanıtım kurallarınız ve denetiminiz buna göre değişir; ayrıntısını kreş nasıl açılır rehberimizde anlattık. Programı değerlendirirken satıcıya hangi kuruluş türü için tasarlandığını ve sizin yükümlülüklerinizi tanıyıp tanımadığını sorun.

Ardından kreşinizde sıradan bir günü baştan sona yazın: sabah teslim, yetkili kişi kontrolü, kahvaltı ve öğünler, ilaç verilmesi, etkinlik ve fotoğraf, küçük bir düşme ve veliye bildirim, gün sonu özeti, akşam teslim. Bu akışın hangi adımında kâğıt, mesajlaşma grubu ve hafıza arasında bilgi kayboluyorsa, programdan beklentiniz oradadır. Aşağıdaki sorular da tanımı tamamlar:

• Hangi yaş gruplarında, kaç grupla ve hangi hizmet türleriyle çalışıyorsunuz?
• Velilerle bugün hangi kanallardan iletişim kuruyorsunuz, günlük özet veriyor musunuz?
• Fotoğraf ve video paylaşımı için yazılı bir politikanız ve ayrı onay formunuz var mı?
• Kamera kullanıyor musunuz, veliler görüntülere erişiyor mu?
• Birden fazla şubeniz var mı ya da olacak mı?
• Kayıtları bugün kâğıtta mı, dosyalarda mı, yoksa başka bir araçta mı tutuyorsunuz?

Kreş yönetim programında kreşe özgü ölçütler

Çocuk kaydı, çocuk dosyası ve zorunlu kayıtlar

Özel Kreş ve Gündüz Bakımevlerinin Kuruluş ve İşleyiş Esasları Hakkında Yönetmelik m.41, çocuk kabulünde velinin dilekçesini, çocuğun kimlik belgesini, sağlık raporunu, varsa alerji veya devam eden hastalığını gösteren belgeyi ve fotoğrafı ister. m.44 ise çocuklara ait kütük defterini, gelişim kayıtlarının bulunduğu çocuk dosyalarını, ilaç defterini ve personel özlük ve sağlık dosyalarını kreşte bulunması zorunlu kayıtlar arasında sayar. Bu kayıtları kâğıtta ya da dijital ortamda tutabilirsiniz; önemli olan denetimde eksiksiz gösterebilmektir. Programın her çocuk için kayıt belgelerini, onayları, teslim listesini ve gelişim kayıtlarını tek bir dosyada toplayıp toplamadığına ve eksik belgeyi size gösterip göstermediğine bakın. Kayıt sürecinin ayrıntısı için kreş kayıt süreci ve sözleşme rehberimize bakabilirsiniz.

Kapasite de programın bilmesi gereken bir kuraldır. Yönetmeliğin m.51 hükmü, belirlenmiş kapasitenin üzerinde çocuk kabulünü ve açılış izin belgesinde yer almayan yaş grubunda çocuk kabulünü denetimde aranan aykırılıklar arasında sayar; m.42 de gruplardaki çocuk sayısına yaş grubuna göre üst sınır koyar. Programın grup ve yaş grubu tanımlarken bu sınırları girmenize ve aşıldığında uyarmanıza izin verip vermediğini sorun. Kayıt yapılan çocukların bilgilerinin e-Okul sistemine işlenmesi de m.41 kapsamındadır; bu adımın program dışında yapıldığını ve kimin sorumlu olduğunu iş akışınıza yazın.

Güvenli teslim ve yetkili kişiler

Yönetmeliğin m.24 hükmü, çocukların velilere güvenli şekilde teslim edilmesi için tedbir almayı kuruluş müdürünün görevleri arasında sayar. Program, her çocuk için teslim almaya yetkili kişileri ve acil durumda aranacak kişileri sırasıyla tutabilmeli, bu bilgiye kapıdaki personelin hızla ulaşmasını sağlamalıdır. Yetkili kişi değişikliğinin veliden yazılı olarak alınıp kayda geçmesi, sözlü bildirimlere dayanan teslimlerin önüne geçer. Velayet anlaşmazlığı gibi hassas notların yalnızca yetkili personele görünmesi de önemlidir.

Veli iletişimi ve günlük bilgilendirme

Yönetmelik ailelere çocukların durumu hakkında bilgi vermeyi ve veli toplantılarını düzenlemeyi de müdürün görevleri arasında sayar (m.24). İyi bir program, her çocuk için aynı başlıkları içeren kısa bir günlük özet hazırlamayı kolaylaştırır: beslenme, uyku, öz bakım, etkinlik, sağlık ve duygu durumu. Daha da önemlisi, kişisel bilgileri yalnızca ilgili veliyle bire bir paylaşan, genel duyuruları ayrı ve tek yönlü bir kanaldan ileten bir yapıdır. Tüm velilerin bulunduğu bir mesaj grubunda bir çocuğun alerjisinin ya da özel bir sorununun konuşulması, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4'teki ölçülülük ilkesiyle bağdaşmaz. İletişim saatlerini ayarlayabilmek de personelin dinlenme sınırlarını korur. Veli iletişimi düzeninin tamamını kreş veli iletişimi rehberinde anlattık.

Acil durumlarda programın rolünü doğru konumlandırın: ciddi bir olayda veli telefonla aranır, bildirim mesajla yapılmaz. Programdan beklenen, olayın tarafsız biçimde kayda geçirilmesi ve veliye yapılan bildirimin iç kayıtla aynı bilgiyi içermesidir. Bir çocuğa ilaç verildiyse ilaç defterine yazılan kayıt ile veliye giden özet birbirini tutmalıdır.

Çocuk fotoğrafı ve video izinleri

Kreş yazılımında en çok dikkat isteyen konu budur. Çocuğun fotoğrafını kendi velisine iletmek ile aynı fotoğrafı diğer velilerin göreceği bir albümde ya da tanıtımda kullanmak aynı işlem değildir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.3, açık rızayı belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza olarak tanımlar. Programda bunun karşılığı şudur: veli onayı kullanım türüne göre ayrı ayrı alınabilmeli, hiçbir seçenek önceden işaretli olmamalı, onay tarihi saklanmalı ve veli fikrini değiştirdiğinde onay kolayca geri alınabilmelidir.

Onayın kâğıtta kalması da yetmez. Fotoğraf çeken personelin, o anda hangi çocuğun hangi kullanıma onayı olmadığını görebilmesi gerekir. Grup fotoğraflarının yalnızca onay veren velilere gönderilmesi, fotoğrafların personelin kişisel telefonunda biriktirilmeden kreşin belirlediği sisteme aktarılması ve oradan silinmesi programın desteklemesi gereken akışlardır. Millî Eğitim Bakanlığına bağlı özel okul öncesi kurumlarında ise kural daha nettir: 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu m.7 ve Millî Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği ek m.4, reklam ve ilanlarda öğrenci resimlerinin kullanılmasını yasaklar. Konunun tamamını kreşte KVKK ve çocuk fotoğrafı rehberinde ele aldık.

Sağlık bilgisi, alerji ve ilaç kayıtları

Sağlık raporu, alerjiler, kronik hastalıklar ve ilaç kayıtları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Programın bu bilgilere erişimi rol bazında sınırlayıp sınırlamadığına mutlaka bakın. Mutfağın bilmesi gereken, yalnızca yemek hazırlarken dikkat edilecek kısıtlamalardır; çocuğun sağlık geçmişinin tamamı değildir. Grup sorumlusu kendi grubundaki çocukların bilgisini görmeli, başka grupları görmemelidir. Erişimlerin kayıt altına alınıp alınmadığını da sorun.

Gelişim kayıtları ve veli görüşmeleri

Yönetmeliğin m.36 hükmü, Millî Eğitim Bakanlığı programlarıyla ilgili formların her çocuk için düzenlenip saklanmasını ister; m.27 bu formları grup sorumlusunun hazırlayıp çocuk dosyasında saklamasını öngörür. Programın gözlem notlarını, örnek çalışmaları ve veli görüşmesi özetlerini çocuk dosyasına bağlayıp bağlamadığına bakın. Bu kayıtlar çocuk hakkında değerlendirme içerdiği için yalnızca ilgili veliyle paylaşılmalı, diğer velilere hiçbir koşulda görünmemelidir.

Personel kayıtları

Kreşte görev alacak her kişi için yönetmelikte sayılan belgeler istenir ve personelin çalışabilmesi il müdürlüğünün onayına bağlıdır (m.20, m.21). Hizmet içi eğitimlerin kayıt altına alınması da yönetmelikte öngörülür (m.33). Programın personel özlük dosyalarını, çalışma onaylarını ve eğitim kayıtlarını düzenli tutup tutmadığına ve bu dosyalara yalnızca yetkili kişilerin erişip erişemediğine bakın. Personel şartlarının ayrıntısını kreş personel şartları rehberinde anlattık.

Ücret, tahsilat ve bildirimler

Tahsilat modülü yönetmelikteki kurallarla çelişmemelidir. Yönetmeliğin m.47 hükmü, ilan edilen ücret dışında hiçbir ad altında ücret alınamayacağını; m.48 ücretin her ayın başında peşin alınacağını, velilerin yönetmelikte belirtilen süreyi aşan peşin ödemeye zorlanamayacağını ve bono, senet gibi uzun süreli bağlantı istenemeyeceğini; m.40 ise olağanüstü sebeplerle tatil edilen süre için velilerden ücret alınmayacağını düzenler. Programın bu kurallara uygun bir tahsilat düzeni kurmanıza izin verip vermediğini sorun. Ödeme hatırlatması gibi bilgilendirme iletileri için Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.6 uyarınca onay aranmaz, ancak bu iletilere tanıtım eklenemez; programın bilgilendirme ile kampanya iletilerini ayrı yönetmesi gerekir.

Kamera ve canlı izleme

Bazı programlar kamera görüntülerine veli erişimi sunar. Okuduğumuz resmî kaynaklarda kreşlerde kamera kullanımını özel olarak düzenleyen bir hüküm bulunmuyor ve kayıtlar 6698 sayılı Kanunun genel kurallarına tabidir. Bir veli kendi çocuğunu izlerken aynı görüntüde diğer çocukları ve personeli de görür. Böyle bir özelliği kullanmayı düşünüyorsanız, programı seçmeden önce bir hukukçuya danışın; bu özelliğin varlığı tek başına bir seçim ölçütü olmamalıdır.

Veri güvenliği ve KVKK: satıcıdan yazılı isteyin

Kâğıt dosya kullansanız da bir yazılım kullansanız da veri sorumlusu her durumda kreşinizdir. Bir yazılım kullandığınızda sağlayıcı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.3 tanımlarına göre sizin adınıza veri işleyen konumundadır ve m.12, verilerin sizin adınıza başkası tarafından işlenmesi hâlinde güvenlik tedbirlerinden onunla birlikte sorumlu olduğunuzu söyler. Velilere verdiğiniz aydınlatma metninde, hizmet aldığınız yazılım firmasını aktarım başlığında unutmayın; m.10 aydınlatmada verilerin kimlere aktarılabileceğini de bildirmenizi ister.

• Veri işleme koşullarını düzenleyen yazılı bir sözleşme isteyin; hizmet aldığınız firmalarla veri güvenliği konusunda yazılı sözleşme yapmak kreşler için temel bir adımdır.
• Verilerin hangi ülkede tutulduğunu sorun; yurt dışına aktarım 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.9 kapsamındadır ve aktarımın hangi dayanakla yapıldığını öğrenmeniz gerekir.
• Sağlayıcı çalışanlarından kimlerin, hangi durumlarda çocuk verilerine erişebildiğini ve bu erişimlerin kayıt altına alınıp alınmadığını sorun.
• Fotoğrafların nerede saklandığını, kimlerin indirebildiğini ve silinen fotoğrafların yedeklerden nasıl kaldırıldığını sorun.
• Bir güvenlik olayı yaşanırsa size nasıl haber verileceğini yazılı olarak öğrenin.
• Veli m.11 kapsamındaki haklarını kullandığında ve kreşten ayrılan bir çocuğun verileri m.7 uyarınca silinmesi gerektiğinde bunun programda nasıl yapıldığını sorun.

Web sitenizdeki ön kayıt ve iletişim formları da bu zincirin parçasıdır; genel bir kontrol için web sitesi KVKK uyumu kontrol listesi yazımızı kullanabilirsiniz.

Satıcıya sorulacak sorular

• Program hangi kuruluş türü için tasarlandı, kreş yönetmeliğindeki zorunlu kayıtları tanıyor mu?
• Her çocuk için kayıt belgelerini, onayları, teslim listesini ve gelişim kayıtlarını tek dosyada tutabiliyor muyum?
• Grup ve yaş grubu kapasitesini tanımlayıp aşıldığında uyarı alabiliyor muyum?
• Teslim almaya yetkili kişileri ve değişiklikleri kayıt altına alabiliyor muyum?
• Fotoğraf onayını kullanım türüne göre ayrı alıp geri alınmasını yönetebiliyor muyum, onaysız çocuklar fotoğraf çeken personele görünüyor mu?
• Kişisel bilgiler bire bir, duyurular ayrı kanaldan mı gidiyor?
• Sağlık bilgilerine erişimi rol bazında sınırlayabiliyor muyum, erişimler kayıt altına alınıyor mu?
• Bilgilendirme iletileri ile kampanya iletileri ayrı yönetiliyor mu?
• Veriler ve fotoğraflar nerede tutuluyor, veri işleme koşullarınızı yazılı paylaşabilir misiniz?
• Tüm çocuk, veli, personel ve onay kayıtlarını düzenli bir biçimde dışa aktarabilir miyim?
• Fiyatlandırma modelinizi, hangi işlevlerin buna dahil olduğunu ve sözleşme koşullarını yazılı olarak paylaşabilir misiniz?
• Destek hangi kanaldan ve Türkçe olarak veriliyor?

Deneme sürecini nasıl değerlendirmelisiniz?

Deneme hesabında gerçek çocuk verisi kullanmayın; test için uydurma kayıtlar oluşturun. Bir grup ve birkaç test çocuğu tanımlayın, her birine test veli hesabı açın. Bir çocuğun fotoğraf onayını yalnızca kendi velisine iletim için verin, diğerini tamamen kapatın. Ardından bir etkinlik fotoğrafı yükleyin ve kimin görebildiğini veli hesaplarından kontrol edin. Bir çocuğa alerji bilgisi girin ve bu bilginin mutfak, grup sorumlusu ve başka bir grubun personeli hesaplarında nasıl göründüğüne bakın.

Sonra bir günü canlandırın: teslim listesinde olmayan birinin çocuğu almaya geldiği durumu, ilaç kaydını ve veliye giden günlük özeti, küçük bir olayın kayda geçirilmesini, bir genel duyuruyu ve bir ödeme hatırlatmasını deneyin. Sabah teslim saatinin yoğunluğunda kapıdaki personelin gereken bilgiye ne kadar hızlı ulaştığını gözleyin. Son olarak tüm verileri dışa aktarın ve kullanılabilir olup olmadığına bakın. Deneme sırasında personelinizden ve güvendiğiniz birkaç veliden geri bildirim alın; programı gün boyu onlar kullanacak.

Kâğıt dosyalardan geçiş ve veri taşıma

Kreşlerde geçişin en hassas yanı, sağlık bilgileri ve onaylardır. Geçişi bir plana bağlayın:

• Aktif çocukların kimlik ve iletişim bilgilerini, teslim listelerini, acil durum kişilerini ve alerji kısıtlamalarını öncelikle aktarın ve her birini kontrol edin.
• Fotoğraf onaylarını yeni sisteme taşırken onay tarihini ve kapsamını koruyun; kapsamı belirsiz eski onaylar için veliden yeniden onay isteyin.
• Sağlık raporlarını ve ilaç kayıtlarını güvenli bir yolla taşıyın; mevzuat gereği kâğıtta saklamanız gereken asılları kendi saklama düzeninize göre koruyun.
• Ayrılmış çocukların dosyalarını yeni sisteme taşımak yerine saklama ve imha kurallarınıza göre değerlendirin; bu kayıtların saklanmasıyla ilgili soruları aile ve sosyal hizmetler il müdürlüğünüze danışın.
• Velilere yeni iletişim düzenini, giriş yöntemini ve mesaj gruplarının kapatılacağını önceden duyurun.
• Personele kısa ve uygulamalı bir eğitim verin; özellikle fotoğraf ve sağlık bilgisi kurallarını tekrar edin.
• Geçişten sonra eski mesaj gruplarında ve personel telefonlarında kalan çocuk fotoğraflarının silinmesini sağlayın.

Biz de aynı ölçütleri kendimize sorarak kreşler ve anaokulları için hazırladığımız yazılım üzerinde çalışıyoruz; satışa çıktığında onu da bu listeyle değerlendirmenizi öneririz.

Karar tablosu

Sık yapılan hatalar

• Programı yalnızca veli uygulamasının görünüşüne göre seçmek.
• Fotoğraf onayını tek bir genel kutucukla almak ve onaysız çocukları personelin görebileceği bir yerde tutmamak.
• Tüm velilerin bulunduğu grupları yeni programda da sürdürmek.
• Sağlık bilgilerini tüm personelin görebildiği bir alanda tutmak.
• Deneme sürecinde gerçek çocuk verisi kullanmak.
• Veri işleme koşullarını, verilerin ve fotoğrafların nerede tutulduğunu sormadan sözleşme imzalamak.
• Kamera ve canlı izleme özelliğini hukuki değerlendirme yapmadan devreye almak.
• Geçişten sonra personel telefonlarındaki ve eski gruplardaki fotoğrafları silmemek.

Sık Sorulan Sorular

Kreş için en iyi yönetim programı hangisi?

Herkes için tek bir en iyi program yoktur. Doğru program, kreşinizin tabi olduğu mevzuattaki kayıt yükümlülüklerini taşıyan, veliyle bire bir iletişimi kolaylaştıran, fotoğraf onaylarını ve sağlık bilgilerini güvenle yöneten ve verilerinizi size teslim eden programdır.

Kreş kayıtlarını dijital ortamda tutabilir miyim?

Kayıtları kâğıtta ya da dijital ortamda tutabilirsiniz; önemli olan yönetmelikte sayılan defter ve dosyaları denetimde eksiksiz gösterebilmektir. Hangi kayıtların aslının ne kadar süre saklanacağı konusunda aile ve sosyal hizmetler il müdürlüğünüze danışın.

Veli uygulamasından çocuk fotoğrafı göndermek için onay gerekir mi?

Çocuğun fotoğrafını kendi velisine iletmek hizmetin olağan bir parçası olarak düşünülebilir. Fotoğrafın diğer velilerin göreceği bir albümde ya da tanıtımda kullanılması ise ayrı bir işlemdir ve velinin bilgilendirilmesini ve ayrı, isteğe bağlı onayını gerektirir.

Kreş yazılımı firması veri sorumlusu mu olur?

Hayır. Verilerin hangi amaçla işleneceğini kreşiniz belirlediği için veri sorumlusu kreşinizdir; yazılım firması sizin adınıza veri işleyen konumundadır. Güvenlik tedbirlerinden onunla birlikte sorumlu olduğunuz için veri işleme koşullarını yazılı olarak isteyin.

Velilere program üzerinden ödeme hatırlatması göndermek için izin gerekir mi?

Tahsilat gibi konulardaki bilgilendirme iletileri için önceden onay aranmaz, ancak bu iletilere tanıtım eklenemez. Yeni dönem kampanyası gibi tanıtım içerikli iletiler ise ticari elektronik ileti kurallarına tabidir.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Kreş nasıl açılır? · Kreş veli iletişimi · Kreşte KVKK ve çocuk fotoğrafı · Kreş kayıt süreci ve sözleşme · Kreş personel şartları · KVKK uyumu kontrol listesi