Kreşte KVKK: çocuk fotoğrafı, sağlık bilgisi ve veli onayı rehberi

Kreş hangi kişisel verileri tutar?

Bir kreşin kişisel veriyle ilişkisi, çoğu kurucunun ilk anda düşündüğünden çok daha geniştir. Özel Kreş ve Gündüz Bakımevlerinin Kuruluş ve İşleyiş Esasları Hakkında Yönetmelik m.41 çocuk kabulünde velinin dilekçesini, çocuğun kimlik numarasının bulunduğu nüfus cüzdanını, sağlık raporunu, varsa alerji ya da devam eden bir hastalığı gösteren belgeyi ve fotoğraf istenmesini öngörür. Aynı yönetmeliğin m.44 maddesi ise çocuklara ait kütük defteri, çocukların gelişim kayıtlarının bulunduğu çocuk dosyaları ve çocuklar için ilaç defteri tutulmasını zorunlu sayar. Kayıt yapılan çocukların bilgilerinin Millî Eğitim Bakanlığı e-Okul sistemine işlenmesi de m.41 kapsamındadır.

Bunlara günlük işleyişte oluşan veriler eklenir: çocuğu kimlerin teslim alabileceği, acil durumda aranacak kişiler, gelişim ve gözlem notları, etkinlik fotoğrafları, veli mesajları, kamera görüntüleri ve personel kayıtları. Bu verilerin her biri için ayrı bir soru sormanız gerekir: neden topluyorum, kim görüyor, ne kadar süre saklıyorum ve kiminle paylaşıyorum?

6698 sayılı Kanun çocuklar hakkında ne söylüyor?

Kanunu baştan sona okuduğunuzda çocuklara özel bir madde göremezsiniz. Kanun m.3, kişisel verisi işlenen her gerçek kişiyi "ilgili kişi" olarak tanımlar; çocuk da ilgili kişidir. Çocuk adına kimin rıza vereceği, rızanın hangi biçimde alınacağı gibi konular 6698 sayılı Kanunda ayrıca düzenlenmemiştir. Uygulamada kreşler bu işlemleri veli ile yürütür; reşit olmayanların verisinde veli onayı yaklaşımını öğrenci takibi rehberimizde ayrıntılı ele aldık. Somut bir tereddüdünüz olduğunda bir hukukçuya danışmanızı öneririz.

Kanunun m.4 maddesindeki genel ilkeler ise çocuk verisi için de bağlayıcıdır. Veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlenmeli, doğru ve gerektiğinde güncel olmalı, belirli, açık ve meşru amaçlar için toplanmalı, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalı, mevzuatta öngörülen ya da amaç için gerekli olan süre kadar saklanmalıdır. Bir bilgiye gerçekten ihtiyacınız yoksa onu hiç toplamamak, en güçlü veri güvenliği önlemidir.

Sağlık bilgisi: kreşin en hassas verisi

Hangi bilgiler sağlık verisidir?

Kanun m.6, sağlığa ilişkin verileri özel nitelikli kişisel veri sayar. Kreşte bunun karşılığı oldukça geniştir: sağlık raporu, alerjiler, kronik hastalıklar, düzenli kullanılan ilaçlar, ilaç defterine yazılan kayıtlar, gün içinde yaşanan rahatsızlıklar ve özel gereksinime ilişkin raporlar. Hafif derecede engeli olan çocukların kabulünde m.41 ilgili kuruluşlardan alınmış rapor arar; bu raporlar da sağlık verisidir.

Hangi hukuki sebebe dayanırsınız?

Kanun m.6 özel nitelikli verilerin işlenmesini kural olarak yasaklar ve ancak sayılan hâllerden birinin varlığında mümkün kılar. Bu hâller arasında ilgili kişinin açık rızası, kanunlarda açıkça öngörülmesi, rızasını açıklayamayacak durumdaki bir kişinin hayatının ya da beden bütünlüğünün korunması için zorunluluk ve sosyal hizmetler gibi alanlardaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunluluk da bulunur. Kreşinizin topladığı her sağlık bilgisi için hangi hâle dayandığınızı yazılı olarak belirlemeniz gerekir; çünkü aydınlatma metninde bu hukuki sebebi açıkça yazmak zorundasınız. Hangi bilginin hangi hâle dayanabileceği yoruma açık bir konudur; bu kararı bir hukukçuyla birlikte vermenizi öneririz.

Kurulun belirlediği önlemler

Kanun m.6, özel nitelikli verilerin işlenmesinde ayrıca Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirlediği yeterli önlemlerin alınmasını şart koşar. Bu önlemlerin güncel içeriğini Kurumun yayımladığı kararlardan kontrol edin. Sağlık bilgisine erişebilecek kişileri adıyla belirlemek, kâğıt dosyaları kilitli dolapta, dijital kayıtları yetkiyle korunan bir sistemde tutmak işe başlamak için doğru adımlardır.

Mutfak ve sınıfta alerji bilgisi

Alerji bilgisi, bir çocuğun hayatını koruyabilecek kadar önemlidir; bu yüzden mutfağın ve grup sorumlusunun bu bilgiye erişmesi gerekir. Buradaki ölçü, gereken kişinin gereken kadarını bilmesidir. Mutfak duvarına tüm çocukların sağlık geçmişini asmak yerine, yalnızca yemek hazırlarken bilinmesi gereken kısıtlamaları içeren, velilerin göremeyeceği bir yerde duran kısa bir liste hazırlayın.

Kreşte çocuk fotoğrafı ve videosu paylaşmak

Kurum içi kullanım ile dış paylaşımı ayırın

Bir etkinliğin fotoğrafını çocuğun kendi velisine iletmek ile aynı fotoğrafı kreşin sosyal medya hesabında yayınlamak, aynı işlem değildir. Birincisi kreş hizmetinin bir parçası olarak düşünülebilir; ikincisi ise tanıtım amacı taşır ve fotoğraf artık sizin kontrolünüzden çıkar. Bu yüzden onay formunuzda kurum içi pano, diğer velilerin göreceği albüm gibi kullanımlar ve internette ya da basılı tanıtımda kullanım için ayrı seçenekler sunun.

MEB'e bağlı anaokullarında açık yasak

Millî Eğitim Bakanlığına bağlı özel okul öncesi eğitim kurumu işletiyorsanız kural nettir. 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu m.7, reklam veya ilanlarda öğrenci resim ya da bilgilerinin kullanılmasını yaptırıma bağlanan fiiller arasında sayar. Millî Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği ek m.4 de kurumların reklam ve ilanlarında öğrenci resimleri, isimleri ve başarı bilgilerinin kullanılamayacağını tekrar eder. Bu kurallar veli onayı alınmış olsa bile reklam ve ilanda öğrenci görseli kullanmayı kapsar; tanıtım amaçlı sosyal medya paylaşımlarının reklam ya da ilan sayılıp sayılmayacağı konusunda tereddüdünüz varsa il milli eğitim müdürlüğünüze danışın.

Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığına bağlı kreşlerde durum

Özel Kreş ve Gündüz Bakımevlerinin Kuruluş ve İşleyiş Esasları Hakkında Yönetmelik reklam ya da çocuk görseli kullanımına ilişkin özel bir hüküm içermez. Bu durumda genel kurallar devreye girer: 6698 sayılı Kanun kapsamında aydınlatma ve açık rıza, ayrıca tanıtım amaçlı kullanımda Ticari Reklam ve Haksız Ticari Uygulamalar Yönetmeliği. Bu yönetmeliğin m.5 maddesi, önceden izin alınmadan hiç kimsenin özel ya da sosyal yaşamına dair ifade veya görüntülerin reklamlarda yer alamayacağını, m.24 maddesi ise çocukların oynadığı reklamlarda uyulacak ilkeleri düzenler. Pratikte en güvenli yol, tanıtımda çocuk yüzlerinin seçilemediği kareler, boş sınıf ve bahçe görüntüleri ya da çocukların ellerine ve etkinlik ürünlerine odaklanan fotoğraflar kullanmaktır.

Veli onayı nasıl alınmalı?

Kanun m.3 açık rızayı belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza olarak tanımlar. Bu tanımın kreş için üç sonucu vardır. Birincisi, onay belirli olmalıdır: "her türlü fotoğraf kullanımına izin veriyorum" gibi genel bir cümle yeterli değildir. İkincisi, veli önce bilgilendirilmelidir; Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ m.5, açık rızaya dayanılan durumlarda aydınlatma ile açık rıza alınmasının ayrı ayrı yapılmasını ister. Üçüncüsü, onay özgür iradeyle verilmelidir; Kişisel Verileri Koruma Kurulunun ilke kararı gerekçesinde, açık rızanın bir hizmetin sunulmasının ön şartı yapılması hâlinde özgür iradenin zedeleneceği vurgulanır.

• Fotoğraf onayını kayıt sözleşmesinin içine gömmeyin, ayrı bir formda sorun.
• Her kullanım türü için ayrı bir seçenek sunun ve hiçbir kutucuğu önceden işaretlemeyin.
• Onay vermeyen velinin çocuğunun kayıt ve hizmetten hiçbir şekilde eksik kalmayacağını formda yazın.
• Onay vermeyen çocukların listesini fotoğraf çeken personelin bildiği bir yerde tutun.
• Velinin fikrini değiştirmesi hâlinde nasıl işlem yapacağınızı, örneğin yayındaki görselleri nasıl kaldıracağınızı önceden belirleyin.
• Onay formlarını tarihleriyle birlikte çocuk dosyasında saklayın.

Grup fotoğrafları ve veliler arası paylaşım

Bir sınıf fotoğrafında yalnızca bir veliye ait çocuk yoktur. Grup fotoğrafını tüm velilere gönderdiğinizde her çocuğun görüntüsünü diğer ailelerle paylaşmış olursunuz. Bu yüzden grup fotoğraflarını yalnızca bu kullanıma onay veren velilerin çocuklarıyla çekin ya da onay vermeyen çocukların seçilemediği kareleri tercih edin. Velilerle kurulan mesajlaşma gruplarının riskleri ve daha düzenli bir bilgilendirme düzeni için kreşte veli iletişimi rehberimize bakın.

Kreşte kamera kaydı ve KVKK

Kreşte kamera kullanımı, güvenlik açısından birçok veli tarafından beklenen bir uygulamadır. Ancak incelediğimiz resmî kaynaklarda kreşlerde kamera kullanımını özel olarak düzenleyen bir hüküm bulunmuyor; Özel Kreş ve Gündüz Bakımevlerinin Kuruluş ve İşleyiş Esasları Hakkında Yönetmelik de bu konuda bir şart ya da yasak içermiyor. Bu nedenle kamera kayıtları için 6698 sayılı Kanunun genel kuralları uygulanır.

• Amaç: Kameranın neden kullanıldığını, örneğin bina girişinin ve ortak alanların güvenliği gibi, açıkça yazın.
• Aydınlatma: Kamera bulunan alanlarda görünür bir bilgilendirme yapın ve ayrıntılı aydınlatma metnini velilere ve personele verin.
• Ölçülülük: Uyku, tuvalet ve alt değiştirme gibi mahremiyetin en yüksek olduğu alanlarda kayıt yapılması ciddi bir ölçülülük sorusu doğurur; bu alanlar için mutlaka hukuki görüş alın.
• Erişim: Kayıtları kimin, hangi durumda izleyebileceğini belirleyin ve izleme yapıldığını kayıt altına alın.
• Saklama: Kayıtların ne kadar süre tutulacağını amaçla sınırlı olarak belirleyin ve bu süre sonunda silinmesini sağlayın.
• Güvenlik: Kayıt cihazını ve uzaktan erişim şifrelerini koruyun; varsayılan şifreleri değiştirin.

Velilerin kameraları canlı izleyebilmesi ayrı ve daha zor bir sorudur. Bir veli kendi çocuğunu izlerken aynı görüntüde diğer çocukları ve personeli de görür. Böyle bir uygulamayı düşünüyorsanız, başlamadan önce bir hukukçuya danışmanızı öneririz.

Aydınlatma metni ve veli bilgilendirmesi

Kanun m.10, kişisel veriler elde edilirken veri sorumlusunun kimliğini, verilerin hangi amaçla işleneceğini, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceğini, veri toplamanın yöntemini ve hukuki sebebini ve ilgili kişinin haklarını bildirmeyi zorunlu kılar. Aydınlatma Tebliği m.5 ise bu bilgilendirmenin anlaşılır, açık ve sade bir dille yapılmasını, genel ve muğlak ifadelere yer verilmemesini, işleme amacı değiştiğinde yeniden aydınlatma yapılmasını ve aydınlatmanın yapıldığını ispat yükünün veri sorumlusunda olduğunu belirtir.

Kreş için en iyi uygulama, kayıt sırasında veliye ayrı bir aydınlatma metni vermek ve bir nüshasını imzalı olarak çocuk dosyasında saklamaktır. Metinde e-Okul sistemine yapılan bildirimi, il müdürlüğüne gönderilen listeleri ve hizmet aldığınız firmaları (örneğin yazılım, muhasebe ya da servis firması) aktarım başlığında unutmayın. Aydınlatma metninin yapısını aydınlatma metni nasıl hazırlanır rehberimizde, sitenizdeki formlar için gereken metinleri iletişim formu ve KVKK yazımızda anlattık.

Saklama, silme ve veri güvenliği

Kanun m.7, işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verilerin resen ya da ilgili kişinin talebiyle silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini ister. Kreşten ayrılan bir çocuğun dosyası için bu, bir saklama politikası belirlemeniz demektir: hangi belgeleri mevzuat gereği saklamak zorundasınız, hangilerini ayrılıştan sonra imha edeceksiniz? Özel Kreş ve Gündüz Bakımevlerinin Kuruluş ve İşleyiş Esasları Hakkında Yönetmelik m.44 bazı defter ve dosyaların bulundurulmasını zorunlu tutar; bu kayıtların ne kadar süreyle saklanacağı konusunda aile ve sosyal hizmetler il müdürlüğünüze danışın.

Kanun m.12 ise veri sorumlusuna verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak için gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alma yükümlülüğü getirir. Aynı madde, verilerin sizin adınıza başka bir kişi tarafından işlenmesi hâlinde bu tedbirlerden onunla birlikte sorumlu olduğunuzu, personelin öğrendiği verileri görevden ayrıldıktan sonra da açıklayamayacağını ve verilerin kanuni olmayan yollarla başkalarının eline geçmesi hâlinde durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirmeniz gerektiğini düzenler.

Bu yükümlülük, kâğıt dosya kullansanız da kreşler ve anaokulları için hazırladığımız yazılım gibi dijital bir araç kullansanız da değişmez; veri sorumlusu her durumda kreşinizdir. Hangi aracı seçerseniz seçin, verilerin nerede saklandığını, kimlerin erişebildiğini ve kreşten ayrılan bir çocuğun verilerinin nasıl silineceğini sağlayıcınıza sorun ve cevapları yazılı alın.

Veli başvuruları ve VERBİS

Kanun m.11, her velinin kendisiyle ve çocuğuyla ilgili verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, eksik ya da yanlış verilerin düzeltilmesini ve şartları oluştuğunda silinmesini isteme gibi haklarını sayar. Kanun m.13 ise veri sorumlusunun başvuruları kanunda belirtilen süre içinde sonuçlandırmasını öngörür. Velilerden gelen bu tür taleplerin kime iletileceğini ve nasıl kayıt altına alınacağını önceden belirleyin.

Kanun m.16, kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin Veri Sorumluları Siciline kaydolmasını kural olarak zorunlu tutar; ancak Kurul, verinin niteliği ve sayısı gibi nesnel ölçütlere göre bu zorunluluğa istisna getirebilir. Kreşinizin sicile kayıt yükümlülüğü bulunup bulunmadığını Kurumun güncel istisna kararlarından kontrol edin; kreşlerin sağlık verisi işlediğini de bu değerlendirmede göz önünde bulundurun.

Bir kreşte veri koruma açısından bir gün

Sabah teslim saatinde kapıdaki personel, çocuğu getiren kişinin teslim listesinde olup olmadığını kontrol eder. Bir veli o gün çocuğu teyzesinin alacağını sözlü olarak söyler; personel bunu kabul etmek yerine velinin yazılı bildirimini ister ve not eder. Öğleye doğru bir çocuğa veli talimatıyla ilaç verilir; grup sorumlusu bunu ilaç defterine işler ve defter yeniden kilitli dolaba konur.

Öğleden sonra yapılan bahçe etkinliğinde fotoğraf çeken personel, telefonundaki onay listesine bakar; dış paylaşıma onay vermeyen çocukların yüzü seçilmeyecek kareler seçilir. Fotoğraflar personelin kişisel telefonunda bırakılmaz, kreşin belirlediği sisteme aktarılıp cihazdan silinir. Akşamüstü bir veli, başka bir çocukla yaşanan küçük bir anlaşmazlığı sorar; müdür, diğer çocuğun adını ve ailesine ilişkin bilgileri paylaşmadan olayı ve alınan önlemi anlatır. Gün, kamera kayıtlarına yalnızca yetkili kişinin eriştiğinin kontrol edilmesiyle kapanır.

Kreş için KVKK kontrol listesi

• Kreşin tuttuğu tüm kişisel verilerin listesini çıkarın: hangi veri, hangi amaçla, kimde, ne kadar süre.
• Her veri türü için hukuki sebebi belirleyin; sağlık verisi için bu kararı bir hukukçuyla verin.
• Velilere kayıt sırasında ayrı bir aydınlatma metni verin ve imzalı nüshasını saklayın.
• Fotoğraf ve video için kullanım türlerine ayrılmış, isteğe bağlı bir onay formu hazırlayın.
• Sağlık bilgisine erişebilecek personeli belirleyin ve kâğıt kayıtları kilitli tutun.
• Personelin kişisel telefonlarında çocuk fotoğrafı biriktirmesini önleyecek bir düzen kurun.
• Kamera kullanıyorsanız amaç, alan, erişim ve saklama süresini yazılı hâle getirin.
• Hizmet aldığınız firmalarla veri güvenliği konusunda yazılı sözleşme yapın.
• Velilerin bilgi ve silme taleplerini nasıl karşılayacağınızı belirleyin.
• Personele düzenli olarak gizlilik ve veri güvenliği eğitimi verin.
• Sicile kayıt yükümlülüğünüzü güncel Kurul kararlarına göre kontrol edin.
• Web sitenizi ve formlarınızı web sitesi KVKK uyumu kontrol listesi ile gözden geçirin.

Kreşte KVKK konusunda sık yapılan hatalar

• Fotoğraf onayını kayıt sözleşmesinin bir maddesi hâline getirip veliye ayrı bir seçenek sunmamak.
• Etkinlik fotoğraflarını onay durumuna bakmadan tüm velilerin bulunduğu mesaj grubuna göndermek.
• Alerji ve hastalık bilgilerini herkesin görebileceği bir panoya asmak.
• Sağlık raporlarını ve ilaç defterini kilitsiz bir rafta tutmak.
• Personelin çocuk fotoğraflarını kişisel telefonunda ve kişisel hesaplarında saklamasına göz yummak.
• Bir veliye, başka bir çocuğun davranışı ya da sağlık durumu hakkında bilgi vermek.
• Kreşten ayrılan çocukların dosyalarını herhangi bir saklama ve imha kuralı olmadan süresiz tutmak.
• Aydınlatma metnini internetten bulunan genel bir şablondan kopyalayıp kreşin gerçek işleyişine uyarlamamak.

Sık Sorulan Sorular

Kreşte çocuk fotoğrafı paylaşmak yasak mı?

Kreşin, çocuğun fotoğrafını kendi velisine iletmesi hizmetin olağan bir parçası olarak düşünülebilir. Fotoğrafın sosyal medyada ya da tanıtımda kullanılması ise ayrı bir işlemdir ve velinin bilgilendirilmesini ve ayrı, isteğe bağlı onayını gerektirir. Millî Eğitim Bakanlığına bağlı özel okul öncesi kurumlarında ise reklam ve ilanlarda öğrenci resmi kullanılması 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu m.7 ve Millî Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği ek m.4 ile açıkça yasaklanmıştır.

Kreş çocukların fotoğrafını sosyal medyada paylaşabilir mi?

Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığına bağlı kreşler için kreş yönetmeliğinde özel bir yasak yoktur; ancak 6698 sayılı Kanun kapsamında aydınlatma ve açık rıza gerekir ve tanıtım amaçlı paylaşımda ticari reklam kuralları da devreye girer. En güvenli yol, çocukların yüzlerinin seçilemediği görseller kullanmaktır. Ayrıntılar için kreş web sitesi ve tanıtım rehberimize bakın.

Kreşte kamera kaydı KVKK'ya uygun mu?

İncelediğimiz kaynaklarda kreşlerde kamerayı yasaklayan ya da zorunlu kılan bir hüküm yok; kamera kayıtları 6698 sayılı Kanunun genel kurallarına tabidir. Amaç belirli olmalı, kayıt yapılan alanlar ölçülü seçilmeli, veliler ve personel aydınlatılmalı, erişim ve saklama süresi sınırlanmalıdır. Mahremiyetin yüksek olduğu alanlar için mutlaka hukuki görüş alın.

Kreş kayıt için sağlık raporu isteyebilir mi?

Evet. Özel Kreş ve Gündüz Bakımevlerinin Kuruluş ve İşleyiş Esasları Hakkında Yönetmelik m.41, çocuk kabulünde sağlık raporu ile varsa alerji ya da devam eden hastalığı gösteren belgenin istenmesini öngörür. Bu belgeler özel nitelikli kişisel veri olduğu için yalnızca görev gereği bilmesi gereken personelin erişebileceği şekilde saklanmalıdır.

Kreş için VERBİS kaydı zorunlu mu?

Kanun m.16 sicile kaydı kural olarak zorunlu tutar, ancak Kurul nesnel ölçütlere göre istisna getirebilir. Kreşinizin istisna kapsamında olup olmadığını Kurumun güncel kararlarından kontrol edin; emin olamazsanız bir hukukçuya danışın.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Kreş nasıl açılır? · Kreş kayıt süreci ve sözleşme · Kreşte veli iletişimi · Kreş web sitesi ve tanıtım · Aydınlatma metni nasıl hazırlanır? · Öğrenci takibi nasıl yapılır?