İletişim Başkanlığı'nın iç bilişim düzeni iki yönergeye dayanır. Her ikisinin de dayanağı 14 sayılı CBK'nın 19. maddesidir.
Bilgi Güvenliği Politikaları Yönergesi
Amaç (m.1): Başkanlık bünyesinde bilgi ve veri güvenliği konularında gerekli önlemleri almak, politikaları, ilkeleri, usul ve esasları belirlemek.
Kapsam (m.2): Başkanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatındaki tüm personel ile kendilerine herhangi bir nedenle Başkanlık bilişim kaynaklarını kullanma yetkisi verilen diğer tüm kullanıcılar.
Üç Temel Unsur — m.5
Yönerge bilgi güvenliğini gizlilik, bütünlük ve erişilebilirlik olarak isimlendirilen üç temel unsurdan meydana gelen bir kavram olarak tanımlar. Bu üç öğeden herhangi biri zarar görürse güvenlik zafiyeti oluşur.
| Unsur | Tanım |
|---|---|
| Gizlilik | Bilginin yetkisiz kişilerin eline geçmesini engelleme ve yetkisiz erişime karşı korunması |
| Bütünlük | Bilginin yetkisiz kişiler tarafından değiştirilmemesi |
| Erişilebilirlik | Bilginin yetkili kişilerce ihtiyaç duyulduğunda ulaşılabilir ve kullanılabilir durumda olması |
Bilgi Güvenliği İlkeleri — m.8
Başkanlığın bilgi işlem altyapısını kullanan ve bilgi kaynaklarına erişen herkes bu ilkelere uymakla yükümlüdür. İlk iki ilke:
- (a) Kişisel ve elektronik iletişimde ve üçüncü taraflarla yapılan bilgi alışverişlerinde çalışanlar Başkanlık bilgilerinin gizliliğini korur.
- (b) Çok gizli, gizli, hizmete özel bilgiler gerekli güvenlik önlemi alınmadan posta, faks veya elektronik ortamda gönderilmez.
EBYS Yönergesi
Amaç (m.1): Başkanlığın resmî yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama taşınması suretiyle etkinlik, verimlilik, takip edilebilirlik ve maliyet tasarrufu sağlanarak kurumsal arşivin oluşturulması.
Dayanak (m.3): 14 sayılı CBK'nın 19. maddesi ile Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin (CB Kararı 9/6/2020-2646) 36. maddesi.
Yazışma İlkeleri — m.5
- (a) Elektronik ortamda oluşturulan belgeler; özellikleri, yapısı, şekli ve formatı itibarıyla Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile Kılavuzuna uygun hazırlanır.
- (b) Resmî yazışmalar elektronik ortamda, e-Yazışma Teknik Rehberine uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır; bu belgeler elektronik ortamda paylaşılır ve saklanır.
Kâğıt Ne Zaman Devreye Girer? — m.6
Başkanlığın kurum içi veya kurum dışı resmî yazışmaları EBYS üzerinden yapılır; ancak zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda resmî yazışmalar el yazısıyla imzalanan belgelerle yapılır. Bu durumda:
- Belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir.
- Çoğaltılacak belgenin uygun bir yerine "ASLI GİBİDİR" ibaresi konulur ve yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyad, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır.
- Bu şekilde çoğaltılan belge asıl belge gibi kabul edilir.
Kapsam: Aidiyet Zinciri
EBYS; dış yazının Genel Evrak Servisine gelişi, ilgili birime ulaştırılması, belgenin üretilerek muhatabına gönderilmesi ve iç yazışmaların sistemde oluşturulması süreçleri ile arşiv, erişim ve imhayı kapsar.
Yönerge aidiyet zincirini "belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreci" olarak tanımlar. Belge ise "içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden" kayıt olarak tanımlanır.
Gazeteci İçin Neden Önemli?
Sonuç
Bilgi Güvenliği Politikaları Yönergesi, bilgi güvenliğini gizlilik, bütünlük ve erişilebilirlik üçlüsü üzerine kurar ve kapsamına Başkanlık bilişim kaynaklarını kullanan herkesi alır. EBYS Yönergesi ise resmî yazışmaların e-Yazışma Teknik Rehberine uygun ve güvenli elektronik imzalı belgelerle yürütülmesini zorunlu kılar; kâğıt yazışma yalnızca zorunlu ve olağanüstü hâllerde devreye girer.