Spor kulübü nasıl kurulur sorusunun kısa cevabı şudur: kanunda belirtilen asgari sayıda kurucu bir araya gelir, kulüp tüzüğünü hazırlar ve kuruluş bildirimiyle birlikte kulübün kurulacağı ildeki gençlik ve spor il müdürlüğüne başvurur; dosya uygun bulunursa kulüp spor kulüpleri siciline tescil edilir. Bu, işin yalnızca ilk yarısıdır. Kulübün yarışmalara katılabilmesi için faaliyet göstermek istediği her spor dalını ilgili spor federasyonuna ayrıca tescil ettirmesi gerekir.
Bu rehber, spor okulu ya da akademi işleten, öğrencilerini resmî yarışmalara çıkarmak için kulüp kurmayı düşünen kurucular ve yöneticiler için hazırlandı. Önce spor kulübü ile spor okulu arasındaki farkı, ardından kuruluş ve tescil adımlarını, federasyona spor dalı tescilini, kulübün tutması gereken defterleri ve kuruluştan sonra süren yükümlülükleri anlatıyoruz. Yazının sonunda sık yapılan hatalar ve sık sorulan sorular var.
Spor kulübü nedir, spor okulundan farkı ne?
7405 sayılı Spor Kulüpleri ve Spor Federasyonları Kanunu spor kulübünü, Gençlik ve Spor Bakanlığı ile spor federasyonlarının faaliyetlerine katılmak amacıyla Bakanlığa tescilini yaptıran özel hukuk tüzel kişisi olarak tanımlar (m.2). Yani kulübün varlık nedeni, resmî müsabaka ve yarışma sistemine katılmaktır. Kulüp genel kurulu, yönetim kurulu ve denetim kurulu olan, üyeleri bulunan, tüzüğüyle yönetilen bir yapıdır.
Spor okulu ise çoğu zaman bir şahıs işletmesi ya da şirket olarak kurulan, çocuklara ve gençlere düzenli spor eğitimi veren bir işletmedir. 3289 sayılı Gençlik ve Spor Hizmetleri Kanunu m.28, özel teşebbüs tarafından beden eğitimi ve spor çalışmaları yapmak amacıyla açılan okul, eğitim merkezi, salon ve benzeri tesislerin Bakanlığın iznine ve kontrolüne tabi olduğunu söyler. Tesis izninin ayrıntılarını spor tesisi açmak için gerekli belgeler rehberimizde anlattık; burada yalnızca kulüp tarafına odaklanıyoruz.
| Konu | Spor okulu (işletme) | Spor kulübü |
|---|---|---|
| Temel amaç | Ücretli spor eğitimi vermek | Bakanlık ve federasyon faaliyetlerine katılmak |
| Kuruluş | Şahıs işletmesi veya şirket, ayrıca tesis ve işyeri izinleri | Kurucuların başvurusu ve il müdürlüğünce spor kulüpleri siciline tescil |
| Yönetim | İşletme sahibi veya şirket organları | Genel kurul, yönetim kurulu, denetim kurulu |
| Yarışmalara katılım | Tek başına kulüp adına katılamaz | Spor dalı federasyona tescil edildikten sonra katılır |
| Sporcu lisansı | Kulüp lisansı düzenletemez | Sporcularına kulüp lisansı çıkarılabilir |
| Kayıt düzeni | Vergi mevzuatına göre işletme kayıtları | Ayrıca kulüplere özgü defterler ve alındı belgeleri |
| Denetim | Tesis yönünden il müdürlüğü ve diğer kurumlar | Bakanlık denetimi ve yıllık beyanname |
Pek çok akademi bu yapıları birlikte kullanır: eğitim işini okul yürütür, yarışmaya hazır öğrenciler ise okulla bağlantılı ya da iş birliği yapılan bir kulübün sporcusu olarak lisans alır. Bu modelin vergi ve sözleşme yönünü mutlaka bir mali müşavir ve hukukçuyla birlikte kurun; okulun ve kulübün gelir ve giderleri birbirine karışmamalıdır.
Kulüp kurmadan önce vermeniz gereken kararlar
Kulübe gerçekten ihtiyacınız var mı?
Öğrencileriniz yalnızca antrenman yapıyor, okul içi etkinliklere katılıyorsa kulüp kurmak zorunda değilsiniz. Kulübü gerekli kılan şey genellikle federasyonun düzenlediği lig, şampiyona ve yarışmalara takım ya da sporcu çıkarmak istemenizdir. Sporcu lisansı tarafını sporcu lisansı nasıl çıkarılır rehberimizde ayrıca anlatıyoruz.
Hangi spor dallarında faaliyet göstereceksiniz?
Kanuna göre spor kulüpleri istedikleri spor dalında faaliyet gösterebilir; ancak her dal ayrı tescil, ayrı antrenör ve çoğu zaman ayrı tesis bilgisi demektir. Sınırlı sayıda dalda, o dalların bütün kategorilerinde faaliyet gösteren kulüpler ihtisas spor kulübü adını alabilir. Spor Kulüpleri ve Spor Anonim Şirketleri Tescil Yönetmeliği m.10 ihtisas kulüplerinden seçtikleri dalın bütün kategorilerinde faaliyet, daha üst kademe belgeli sözleşmeli antrenör ve tapulu, tahsisli ya da kiralanmış tesis ister. Başlangıçta yalnızca gerçekten yürütebileceğiniz dalları seçmek daha sağlıklıdır.
İsim, renk ve amblem
Kulüp; kanunun emredici hükümlerine, ahlaka, kamu düzenine ve kişilik haklarına aykırı olmamak şartıyla istediği ismi alabilir, ama başka bir kulübün ismini ya da ondan ayırt edilemeyecek kadar benzer bir ismi kullanamaz (Tescil Yönetmeliği m.20). Renk ve amblem tüzükte yazılır ve Bakanlığa bildirilen renk ile amblem kullanılmak zorundadır; başka kulüplerin tescilli amblemleri ve milli takımların ayırıcı işareti olan ay-yıldız kullanılamaz (m.21). Sonradan isim değiştirmek Bakanlık iznine bağlıdır.
Kurucu ve yönetici adayları
Kurucular gerçek ya da tüzel kişi olabilir. Belirli suçlardan mahkûm olanlar ile yönetmelikte sayılan ölçüde hak mahrumiyeti cezası almış olanlar, kulübün genel kurul dışındaki organlarında görev alamaz (7405 sayılı Kanun m.5). Bu nedenle yönetim ve denetim kuruluna önereceğiniz kişilerle bu konuyu baştan konuşun. Yabancı uyruklu kurucular için Türkiye'de ikamet izni belgesi istenir.
Tesis
Kanun, kulüplerin faaliyet gösterdikleri dallara uygun saha veya tesisleri yapabileceğini, işletebileceğini, kiralayabileceğini ya da tahsis isteyebileceğini söyler (m.10). Federasyona spor dalı tescili yapılırken faaliyetlerin yürütüleceği tesisin bilgileri istenir; tesiste yürütülmesi zorunlu olmayan dallarda bu şart aranmaz (Tescil Yönetmeliği m.8). Okulunuzun mevcut salonunu ya da sahasını kulübün de kullanacaksanız, kullanımın hangi sözleşmeye dayandığını yazılı hâle getirin.
Spor kulübü nasıl kurulur? Adım adım tescil süreci
Aşağıdaki sıra 7405 sayılı Spor Kulüpleri ve Spor Federasyonları Kanunu m.3 ile Spor Kulüpleri ve Spor Anonim Şirketleri Tescil Yönetmeliği m.5 ve m.6'ya dayanır. Formların güncel hâli gibi uygulama ayrıntıları için il müdürlüğüyle görüşün.
Kurucu kadroyu oluşturun
Kanunda belirtilen asgari sayıda gerçek veya tüzel kişiyi bir araya getirin. Kurucular arasında bir şirket ya da başka bir tüzel kişi varsa, o tüzel kişinin unvanını ve merkezini gösteren belge ile kulübe kurucu olma kararını ve kendisini temsil edecek gerçek kişiyi gösteren yönetim organı kararının örneği istenir.
Tüzüğü hazırlayın
Her spor kulübünün bir tüzüğü olmak zorundadır. Tescil Yönetmeliği m.7'ye göre tüzükte en az şunlar yer almalıdır:
- Kulübün adı, merkezi ve kurucu üye listesi
- Renk, amblem ve benzeri ayırıcı işaretler
- Kulübün amacı ve faaliyet alanları
- Üye olma, üyelik başvurusunun reddi sebepleri, üyelikten çıkma şartları, üyelerin hak ve yükümlülükleri
- Kulübün organları ve geçici yönetim kurulu üye listesi
- Genel kurulun oluşumu, toplanma şekli, usulü ve zamanı, görev ve yetkileri, oy kullanma ve karar alma usulü
- Yönetim ve denetim kurullarının görev ve yetkileri, seçim şekli, asıl ve yedek üye sayısı
- Kurulacaksa diğer kurulların görev ve yetkileri
- Gelir kaynakları, bütçenin hazırlanması ve uygulanması, borçlanma usulleri
- İç denetim şekli, tüzüğün nasıl değiştirileceği
- Fesih prosedürü ve fesih hâlinde mal varlığının tasfiye şekli
Kuruluş bildirimini ve ekleri hazırlayın
Başvuru, kurucuların imzaladığı ve yönetmelik ekindeki örneğe uygun kuruluş bildirimiyle yapılır. Yanına şunlar eklenir:
- Kurucular tarafından her sayfası imzalanmış tüzük
- Tüzel kişi kurucu varsa unvan ve merkez belgesi ile yetkilendirme kararı
- Yabancı uyruklu kurucu varsa ikamet izni belgesi
- Kulüp bir kamu kurumu ya da eğitim kurumu bünyesinde kuruluyorsa o kurumdan alınan izin yazısı
- Kurucu üye bilgileri
Başvurunun incelenmesi ve tescil
İl müdürlüğü kuruluş bildirimini, belgelerin doğruluğunu ve tüzüğü yönetmelikte belirtilen süre içinde dosya üzerinden inceler. Mevzuata aykırılık ya da eksiklik bulunursa giderilmesi kuruculardan yazılı olarak istenir; belirtilen süre içinde giderilmezse başvuru reddedilir. Dosya uygunsa kulüp spor kulüpleri siciline tescil edilir ve kendisine bir sicil numarası verilir (Tescil Yönetmeliği m.6, m.38).
İlk genel kurul ve zorunlu organlar
Kulübün zorunlu organları genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kuruludur; disiplin, eğitim, sağlık gibi başka kurullar da kurulabilir ama zorunlu organların görevleri bunlara devredilemez (7405 sayılı Kanun m.5). Genel kurul, yönetim ve denetim kurulunun oluşumu, toplanması ve kararları konusunda Türk Medenî Kanunu ile Dernekler Kanunu'nun ilgili hükümleri uygulanır (m.7). Genel kuruldaki seçimden sonra seçilen asıl ve yedek üyelerin bilgileri, genel kurul tutanakları ve dayanak belgeleri yönetmelik ekindeki genel kurul sonuç bildirim formuyla birlikte, yönetmelikte belirtilen süre içinde il müdürlüğüne bildirilir (Tescil Yönetmeliği m.12).
İlk genel kurul toplantısı kanunda öngörülen sürede yapılmaz ve zorunlu organlar oluşturulmazsa kulüp kendiliğinden sona erer (m.9). Tescil tamamlandıktan sonra genel kurul takvimini hemen planlayın.
Spor dalını federasyona tescil ettirin
Kulübün bir spor dalında faaliyetlere katılabilmesi, o dalın bağlı olduğu federasyon tarafından tescil edilmesine bağlıdır (7405 sayılı Kanun m.4). Tescil Yönetmeliği m.8'e göre federasyona şunların verilmesi zorunludur:
- Taahhüt edilen spor dallarına ilişkin yönetim kurulu kararı
- Görevlendirilecek antrenörlerin antrenörlük belgesi: genel kural olarak en az ikinci kademe, ihtisas kulüplerinde en az üçüncü kademe
- Kulüp ile antrenör arasında imzalanan antrenörlük sözleşmesi
- Faaliyetlerin yürütüleceği tesislerin bilgileri (tesiste yürütülmesi zorunlu olmayan dallarda aranmaz)
- Dalın özelliğine göre federasyon talimatında belirlenen diğer belgeler
O ilde yeterli sayıda ikinci kademe antrenör bulunmuyorsa birinci kademe belgesi de kabul edilir. Antrenörlük kapsamı dışında kalan ve müsabakası yapılmayan rekreatif dallarda ise federasyon talimatına göre verilecek belge sunulur. Tescil, federasyonlar tarafından Bakanlık bilişim sistemi üzerinden yapılır; tescil ücreti, başvuru şekli ve ek belgeler her federasyonun kendi talimatında yer alır. Antrenör tarafındaki şartları spor okulu antrenör şartları rehberimizde ayrıntılı anlattık.
Spor kulübünün tutması gereken defter ve kayıtlar
Spor Kulüpleri Tarafından Tutulacak Defter ve Kayıtlar Hakkında Yönetmelik kulübün mali durumunu, borç ve alacaklarını ve faaliyetlerinin gelişimini üçüncü kişi uzmanların inceleyebileceği açıklıkta tutmasını ister (m.5). Kulüpler işletme hesabı esasına ya da bilanço esasına göre defter tutar. Bünyesinde ticari işletme, iştirak, bağlı ortaklık veya spor anonim şirketi bulunan ya da kamu yararına çalışma statüsü olan kulüpler bilanço esasına göre defter tutmak zorundadır (m.6).
| Defter | Kim tutar | Ne yazılır |
|---|---|---|
| Karar defteri | Bütün kulüpler | Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla, toplantıya katılan üyelerin imzasıyla |
| Üye kayıt defteri | Bütün kulüpler | Üyelerin kimlik bilgileri, üyeliğe giriş ve çıkış tarihleri; istenirse aidat bilgisi |
| Evrak kayıt defteri | Bütün kulüpler | Gelen ve giden evrak, tarih ve sıra numarasıyla; e-postalar çıktı alınarak saklanır |
| İşletme hesabı defteri | İşletme hesabı esasındaki kulüpler | Kulüp adına alınan gelirler ve yapılan giderler |
| Demirbaş defteri | İşletme hesabı esasındaki kulüpler | Demirbaş eşya, alınış tarihi ve değeriyle |
| Borç-alacak defteri | İşletme hesabı esasındaki kulüpler | Borç ve alacakların doğduğu ve sona erdiği anlar |
| Yevmiye, büyük defter ve envanter defteri | Bilanço esasındaki kulüpler | Vergi Usul Kanunu ve muhasebe tebliğlerine göre kayıtlar |
Tasdik ve kayıt kuralları
Ticari defterler Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre, diğer defterler ise kullanılmaya başlanmadan önce il müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilir; elektronik ortamda tutulan defterler bu tasdikin dışındadır (m.11). Defterler Bakanlıkça oluşturulan veya izin verilen yazılımlarla elektronik ortamda da tutulabilir (m.7). Kayıtlar Türkçe, eksiksiz ve zamanında yapılır; önceki içeriği okunamayacak şekilde çizilemez (m.8).
Gelir ve gider belgeleri
Kulübün gelirleri alındı belgesiyle tahsil edilir; banka aracılığıyla yapılan tahsilatta dekont ve hesap özeti alındı belgesi yerine geçer. Giderler fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleriyle yapılır (m.12). Gelir toplayacak kişilere yönetim kurulu kararıyla yetki belgesi düzenlenir (m.22). Kulüp adına yapılan ödeme ve tahsilatların, Hazine ve Maliye Bakanlığının belirlediği sınırlar çerçevesinde banka veya finansal kuruluş aracılığıyla yapılması gerekir ve bu yolla yapılmayan işlemlerin varlığı ispatlanamaz (m.24).
Saklama ve koruma
Karar ve üye kayıt defterleri ile ödül, madalya gibi kalıcı nitelikteki kayıtlar süresiz saklanır; diğer kayıt ve belgeler yönetmelikte belirtilen süre boyunca saklanır (m.13). Kulüp yöneticileri belgeleri yangın, su baskını, rutubet gibi tehlikelere karşı korumaktan, elektronik belgeler için de siber saldırı ve donanım arızasına karşı yedekleme ve felaket kurtarma planı yapmaktan sorumludur (m.14).
Kulübün resmî defterleri bir yana, okulunuzun öğrenci, veli, yoklama ve antrenman kayıtlarını da baştan düzenli tutmak okul ile kulübü birbirinden ayırmanızı kolaylaştırır; spor okulları için hazırladığımız yazılım da bu günlük düzen ihtiyacından doğdu. Resmî kulüp defterleri için ise yalnızca mevzuatın kabul ettiği yöntemleri kullanın.
Kulüp kurulduktan sonra süren yükümlülükler
Üyelik işlemleri
Fiil ehliyetine sahip kişiler kulübe üye olabilir. Üyelik başvurusu yazılı yapılır, yönetim kurulu yönetmelikte belirtilen süre içinde karar verir ve sonucu yazılı bildirir; kabul edilen üye deftere kaydedilir. Başvuru, tüzükte gösterilen sebepler dışında ancak haklı sebeple reddedilebilir (7405 sayılı Kanun m.6). Üyeliğe kabul ve üyeliğin sona ermesine ilişkin değişiklikler il müdürlüğüne bildirilir (Tescil Yönetmeliği m.11).
Burada önemli bir ayrım var: spor okulunuza kayıtlı çocuklar kulübün üyesi değildir. Kulüp üyeliği genel kurulda oy kullanma gibi haklar doğuran bir ilişkidir; sporcu olmak ise lisansla kurulur. Velilerin bunları karıştırmaması için kayıt belgelerinizde ayrımı açıkça yazın. Kayıt sözleşmesi tarafını spor okulu kayıt sözleşmesi rehberinde anlatıyoruz.
Organ ve tüzük değişiklikleri
Organlarda meydana gelen her değişiklik genel kurul sonuç bildirimindeki usulle il müdürlüğüne bildirilir. Tüzük değişikliği için genel kurul kararı ve tüzüğün değişmiş hâli il müdürlüğüne verilir ve kuruluştaki inceleme usulü uygulanır (Tescil Yönetmeliği m.12, m.22).
Denetim ve yıllık beyanname
Kulübün amacına uygun faaliyet gösterip göstermediği, defter ve kayıtlarını mevzuata uygun tutup tutmadığı ve her türlü idari ve mali işlemi Bakanlık tarafından denetlenir. Kulüpler gelir ve gider sonuçlarını, kâr-zarar ve bilanço hesaplarını gösteren beyannameyi her yıl, kanunda belirtilen süre içinde Bakanlığa vermekle yükümlüdür (7405 sayılı Kanun m.13).
Antrenör sözleşmelerinin takibi
Kulüp ile antrenör arasındaki sözleşme herhangi bir nedenle sona ererse kulüp bunu yönetmelikte belirtilen süre içinde ilgili federasyona bildirir (Tescil Yönetmeliği m.8).
Yasaklar
- Kulüpler toplantılarında ve tesislerinde siyasi faaliyette bulunamaz, siyasi partilerden yardım alamaz ve onlara yardım yapamaz (Tescil Yönetmeliği m.25).
- Bakanlık ya da federasyondan yazılı izin almadan federasyon gibi faaliyet gösterdiği izlenimi uyandıracak söz ve deyimleri unvanda, ilanda ve reklamda kullanmak kanunda suç olarak düzenlenmiştir (7405 sayılı Kanun m.47). Akademinizin tanıtımında federasyon adını ve ifadelerini kullanırken dikkatli olun.
- Taahhüt edilen spor dalı faaliyetlerine izinsiz ve mazeretsiz olarak kanunda belirtilen süre boyunca katılmayan kulübün o daldaki tescili federasyonca iptal edilir (m.9).
Spor okulu sahibi için kulüp kurmanın pratik anlamı
Kanun, kulüplerin gelir kaynakları arasında üye aidatlarını, sponsorluk gelirlerini ve sporcu eğitimi, kurs ve benzeri ücretleri sayar (7405 sayılı Kanun m.19). Yani kulüp de eğitim faaliyeti yürütebilir. Buna karşın kulübün gelirleri kulübündür; yönetim kurulu kararlarıyla, alındı belgesiyle ve bankadan yönetilir ve kulüp bir kişinin işletmesi gibi kullanılamaz. Okul ile kulübün hesaplarını ve sözleşmelerini net çizgilerle ayırın; vergi sonuçları için bir mali müşavire danışın.
Senaryo: sezon başında bir akademi yöneticisinin günü
Sabah, okulun yeni dönem kayıtlarını ve yoklama listelerini kontrol edersiniz; bunlar okulun kayıtlarıdır. Öğleden sonra kulübün yönetim kurulu toplantısı vardır: yeni sezonda hangi kategorilerde yarışılacağı, antrenör sözleşmelerinin yenilenmesi ve tesis kullanım sözleşmesi görüşülür, kararlar karar defterine yazılıp imzalanır. Federasyon talimatında istenen belgeler gözden geçirilir, yeni sezonda görev alacak antrenörün belge kademesi kontrol edilir. Akşam, yarışmaya katılacak öğrencilerin velilerine lisans sürecinde hangi belgelerin gerektiği yazılı olarak iletilir. Günün sonunda kulübe ait bir tahsilat varsa alındı belgesi düzenlenir ve para kulübün banka hesabına yatırılır.
Sık yapılan hatalar
- Kulübü tescil ettirip spor dalı tescilini unutmak; kulüp sicile kaydedilse bile federasyon tescili olmadan yarışmalara katılamaz.
- İlk genel kurulu ertelemek; kanunda öngörülen sürede yapılmazsa kulüp kendiliğinden sona erer.
- Okulun ve kulübün gelir ve giderlerini aynı hesapta toplamak.
- Yönetim kuruluna, kanunda sayılan suçlardan mahkûmiyeti olan birini seçmek.
- Antrenör ayrıldığında federasyona bildirim yapmamak ve yerine şartları taşımayan birini görevlendirmek.
- Kulüp adına toplanan parayı alındı belgesi düzenlemeden ve banka dışından tahsil etmek.
- Okula kayıtlı her çocuğu kulüp üyesi saymak ya da üyelik ile sporculuğu karıştırmak.
- Akademinin tanıtımında federasyon izlenimi uyandıran ifadeler kullanmak.
Sık Sorulan Sorular
Spor okulu açmak için kulüp kurmak gerekir mi?
Hayır. Spor okulu, 3289 sayılı Kanun m.28 gereği Bakanlığın izni ve kontrolüyle açılan bir işletmedir ve kulüp kurmadan da eğitim verebilir. Kulüp, öğrencilerinizi federasyonun yarışmalarına kulüp adına çıkarmak istediğinizde gerekir. Okul açma adımlarının tamamı için spor okulu nasıl açılır rehberimize bakın.
Spor kulübü hâlâ dernek olarak mı kuruluyor?
7405 sayılı Kanun ile spor kulüpleri, Bakanlığa tescil edilen özel hukuk tüzel kişileri olarak ayrıca düzenlendi ve başvuru gençlik ve spor il müdürlüğüne yapılıyor. Kanundan önce Dernekler Kanunu'na göre kurulmuş kulüplerin spor kulübü ya da gençlik derneği olarak tercih yapması öngörüldü. Kulüp organları için Dernekler Kanunu'nun ilgili hükümleri hâlâ uygulanır.
Spor kulübü kurmak için kendi tesisim olması şart mı?
Kulüp kurmak için değil, ama spor dalı tescilinde faaliyetin yürütüleceği tesisin bilgileri istenir; tesiste yürütülmesi zorunlu olmayan dallarda bu şart aranmaz. İhtisas kulüplerinde ise tapulu, tahsisli veya kiralanmış tesis zorunludur. Kiralık ya da paylaşımlı bir tesisi kullanıyorsanız sözleşmeyi yazılı hâle getirin.
Kulüp tescil edilince hemen maçlara katılabilir miyim?
Hayır. Önce zorunlu organları oluşturmanız, ardından katılmak istediğiniz spor dalını federasyona tescil ettirmeniz ve sporcularınız için lisans çıkarmanız gerekir. Her federasyonun tescil ve lisans talimatı farklıdır.
Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.
İlgili içerikler: Spor okulu nasıl açılır? · Sporcu lisansı nasıl çıkarılır? · Spor okulu antrenör şartları · Futbol okulu nasıl açılır? · Spor okulu kayıt sözleşmesi · Spor tesisi için gerekli belgeler