Öğrenci Koçluk Programı Seçimi: Eğitim Koçları İçin Rehber

Seçimden önce takip yönteminizi yazın

Koçluk yazılımı ararken en sık yapılan hata, yöntemi programa bırakmaktır. Önce kendi sürecinizi yazın: ilk görüşmede hangi bilgileri topluyorsunuz, haftalık planı nasıl hazırlıyorsunuz, öğrenci ne kaydediyor, deneme sonuçlarını hangi ayrıntıda izliyorsunuz, görüşmeleri nasıl yapıyorsunuz, veliye neyi hangi düzende iletiyorsunuz. Bu adımların ayrıntısını öğrenci takibi nasıl yapılır rehberimizde anlattık; programı değerlendirirken o yazıdaki kayıt türlerini bir kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz.

• Kimlerle çalışıyorsunuz: lise ya da mezun YKS öğrencileri, ortaokul LGS öğrencileri, belirli bir derste özel ders alan öğrenciler?
• Görüşmeler aynı ortamda mı, görüntülü mü, yoksa karma bir düzende mi yapılıyor?
• Tek başınıza mı çalışıyorsunuz, yoksa birden fazla koçun aynı öğrencilere baktığı bir ekip misiniz?
• Paketlerinizi internetten satıyor musunuz?
• Bugün hangi araçları kullanıyorsunuz ve öğrenci bilgileri nerede duruyor?

Sınava göre ihtiyaç da değişir. Bir YKS öğrencisi kendi kaydını büyük ölçüde kendisi tutar ve deneme analizi ağırlıklıdır; ayrıntıları YKS koçluğu rehberinde anlattık. Bir LGS öğrencisinde ise velinin rolü büyür, program daha görünür ve somut olmalıdır; bunu da LGS koçluğu rehberinde ele aldık. Hem YKS hem LGS öğrencileriyle çalışıyorsanız, programın bu farklı düzenleri aynı anda taşıyıp taşıyamadığına bakın.

Öğrenci koçluk programında koçluğa özgü ölçütler

Haftalık plan ve çalışma kaydı

Programın kalbi, plan ile gerçekleşenin karşılaştırılmasıdır. Haftalık planı öğrenciyle birlikte hazırlayabilmeli, plan değiştiğinde eski hâlinin karışmaması için tek bir güncel sürümün hem sizde hem öğrencide görünmesi gerekir. Öğrencinin çalışma kaydı ise birkaç dokunuşla girilebilmelidir: hangi ders ve konu, yapılan iş, kısa bir not. Kayıt zahmetli olursa öğrenci kısa sürede bırakır ve program boş bir ekrana dönüşür. Bu yüzden değerlendirmede en çok ağırlığı yönetici ekranına değil, öğrencinin telefondaki kayıt ekranına verin.

Konu takibi ve deneme analizi

Her dersin konularını ve öğrencinin bu konulardaki durumunu izleyebilmeli, deneme sonuçlarını ders ve konu bazında kaydedebilmelisiniz. Önemli olan tek bir sonucu göstermek değil, sonuçların zaman içindeki yönünü ve tekrar eden hata türlerini görünür kılmaktır. Programın yanlış ve boş bırakılan soruların nedenini, örneğin bilgi eksiği, dikkat hatası ya da zaman yetmemesi gibi, not etmeye izin verip vermediğine ve bu notları bir sonraki haftanın planıyla ilişkilendirmenizi kolaylaştırıp kolaylaştırmadığına bakın. Puan ve sıralama tahminleri sunan ekranlara karar ölçütü olarak güvenmeyin; sınav kapsamı ve kuralları her dönem resmî kılavuzla duyurulur.

Görüşme notları ve hatırlatmalar

Her görüşmede alınan kararlar ve bir sonraki adımlar kaydedilmeli, bir sonraki görüşmeden önce kolayca önünüze gelmelidir. Uzun süre kayıt girmeyen öğrenciyi fark etmenizi sağlayan bir uyarı, öğrenci sayınız arttığında kimin nerede kaldığını hatırlama yükünü üzerinizden alır. Görüşme planlamasını programın içinde mi yoksa ayrı bir randevu aracıyla mı yapacağınızı da baştan düşünün; genel randevu sistemlerinin işleyişi için online randevu sistemi nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Veli erişimi ve paylaşım sınırları

Koçluk yazılımını genel bir öğrenci takip aracından ayıran en önemli konu budur. Veliye düzenli ve anlaşılır bir özet verilmesi gerekir; ama öğrencinin size güvenle anlattığı her ayrıntının veliye açılması, koçluk ilişkisini ve dürüst çalışma kaydını bozar. Programın veliye hangi bilgilerin görüneceğini sizin belirlemenize izin vermesi, görüşme notlarınızı yalnızca size açık tutabilmesi ve veli raporunu birkaç adımda hazırlayabilmesi gerekir.

Ergin öğrencilerde bu konu ayrıca yasal bir boyut taşır. YKS koçluğu rehberimizde anlattığımız gibi, ergin öğrencinin deneme sonuçları ve çalışma kayıtları veli açısından üçüncü bir kişiye ait verilerdir ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.8, kişisel verilerin kural olarak ilgili kişinin açık rızası olmadan aktarılamayacağını, ancak m.5'te sayılan şartlardan biri varsa açık rıza aranmayabileceğini düzenler. Hizmeti veli satın alsa bile, programın ergin öğrencinin hangi bilgilerinin veliyle paylaşılacağını öğrenci bazında ayarlamanıza izin vermesi bu yüzden önemlidir.

Reşit olmayan öğrenciler ve veli bilgilendirmesi

6698 sayılı Kanunda çocuklara özgü ayrı bir hüküm yer almaz. 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu m.342 ise ana ve babanın velayetleri çerçevesinde çocuğun yasal temsilcisi olduğunu belirtir. LGS koçluğu rehberimizde anlattığımız gibi, koçluk sözleşmesini veliyle kurmak ve aydınlatmayı veliye yapmak bu kaynaklarla uyumlu bir yoldur. Programda bunun karşılığı şudur: veli hesabı ile öğrenci hesabı ayrı olmalı, aydınlatma metninin veliye ne zaman iletildiği ve gerekiyorsa alınan onaylar kayıt altında tutulabilmelidir.

Sağlık bilgisi ve özel nitelikli veri

Görüşmelerde dikkat eksikliği tanısı, öğrenme güçlüğü raporu ya da kullanılan bir ilaç gibi bilgiler paylaşılabilir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.6 bu tür bilgileri özel nitelikli kişisel veri sayar. Koçluk için gerçekten gerekli değilse bu bilgileri hiç kaydetmemek en doğrusudur; gerekliyse programın bu notları genel kayıtlardan ayrı ve daha sıkı yetkiyle korunan bir alanda tutup tutmadığına bakın. Herkesin gördüğü serbest bir not alanı bu iş için uygun değildir.

Ekip, yetkiler ve kurum yapısı

Birden fazla koçla çalışıyorsanız her koçun yalnızca kendi öğrencilerini görmesi, yöneticinin genel tabloyu izleyebilmesi ve bir koç ayrıldığında öğrencilerin başka bir koça kayıt kaybı olmadan devredilebilmesi gerekir. Yetkilerin rol bazında verilmesi ve kimin hangi kayda eriştiğinin izlenebilmesi, hem düzen hem de veri güvenliği açısından önemlidir.

Paket satışı ve kendi siteniz

Koçluk paketlerini internetten satıyorsanız Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği devreye girer: m.5 ön bilgilendirmeyi, m.6 temel bilgilerin ödeme öncesinde ayrıca gösterilmesini ister; m.15 ise cayma süresi dolmadan tüketicinin onayıyla ifasına başlanan hizmetleri, taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça cayma hakkının kullanılamadığı sözleşmeler arasında sayar. Bu onayın kanıtlanabilir olması gerekir. Programın satış akışında hangi metnin ne zaman onaylandığını kaydedip kaydetmediğine ve kendi alan adınızla çalışan sitenize bağlanıp bağlanamadığına bakın; sitenin yapısını ve yasal sayfalarını özel öğretmen web sitesi nasıl kurulur rehberinde anlattık. Velilere kampanya ve duyuru mesajı göndermeyi planlıyorsanız, bunların ticari ileti kurallarına tabi olduğunu ve programın bilgilendirme ile tanıtım iletilerini ayrı yönetmesi gerektiğini de unutmayın.

Öğrenci verisi ve KVKK: satıcıdan yazılı isteyin

Öğrenci takibi kişisel veri işlemek demektir ve bireysel çalışan bir koç da kendi kayıtları için veri sorumlusudur. Bir yazılım kullandığınızda bu kayıtlar sağlayıcının sunucularında durur; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.3 tanımlarına göre sağlayıcı sizin adınıza veri işleyen konumundadır. Kanunun m.12 hükmü, verilerin sizin adınıza başkası tarafından işlenmesi hâlinde güvenlik tedbirlerinin alınmasından bu kişiyle birlikte müştereken sorumlu olduğunuzu söyler. Öğrencilerinizin çoğu çocuk olduğu için bu sorumluluğu hafife almayın.

• Veri işleme koşullarını düzenleyen bir sözleşme ya da metni yazılı isteyin.
• Verilerin hangi ülkede tutulduğunu sorun; yurt dışına aktarım 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.9 kapsamındadır ve aktarımın hangi dayanakla yapıldığını öğrenmeniz gerekir.
• Sağlayıcı çalışanlarından kimlerin, hangi durumlarda öğrenci kayıtlarına erişebildiğini ve bu erişimlerin kayıt altına alınıp alınmadığını sorun.
• Bir güvenlik olayı yaşanırsa size nasıl haber verileceğini yazılı olarak öğrenin.
• Veli ya da öğrenci m.11 kapsamındaki haklarını kullanıp bilgilerinin düzeltilmesini veya silinmesini istediğinde bunun programda nasıl yapıldığını sorun.
• Koçluk sona erdiğinde kayıtların nasıl silineceğini ya da anonim hâle getirileceğini sorun; m.7, işleme sebebi ortadan kalkan verilerin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hâle getirilmesini öngörür.

Sitenizdeki formlar ve aydınlatma metni de bu zincirin parçasıdır; genel bir kontrol için web sitesi KVKK uyumu kontrol listesi yazımızı kullanabilirsiniz.

Satıcıya sorulacak sorular

Aşağıdaki soruları deneme hesabı açmadan önce ya da hemen sonra yazılı olarak iletin ve cevapları saklayın.

• Öğrenci çalışma kaydını telefondan kaç adımda girebiliyor, kayıt ekranını sadeleştirebiliyor muyum?
• Haftalık planı öğrenciyle birlikte düzenleyebiliyor muyuz, güncel sürüm hem bende hem öğrencide aynı mı görünüyor?
• Konu listelerini ve deneme kayıt düzenini kendi yöntemime göre ayarlayabiliyor muyum?
• Veliye hangi bilgilerin görüneceğini öğrenci bazında belirleyebiliyor muyum, görüşme notlarım yalnızca bana mı açık?
• Veli ve öğrenci hesapları ayrı mı, aydınlatma ve onay kayıtları tutulabiliyor mu?
• Sağlık gibi özel nitelikli bilgileri ayrı ve sınırlı yetkiyle saklayabiliyor muyum?
• Birden fazla koç için rol bazında yetki verebiliyor ve öğrenci devri yapabiliyor muyum?
• Paket satışında ön bilgilendirme ve onay kayıtlarını görüntüleyip dışa alabiliyor muyum?
• Veriler nerede tutuluyor, veri işleme koşullarınızı yazılı paylaşabilir misiniz?
• Tüm öğrenci, plan, çalışma kaydı, deneme ve görüşme notlarını düzenli bir biçimde dışa aktarabilir miyim?
• Fiyatlandırma modelinizi, hangi işlevlerin buna dahil olduğunu ve sözleşme koşullarını yazılı olarak paylaşabilir misiniz?
• Destek hangi kanaldan ve Türkçe olarak veriliyor?

Deneme sürecini nasıl değerlendirmelisiniz?

Deneme hesabını gerçek bir koçluk haftasını küçük ölçekte canlandırmak için kullanın. Kendinize bir koç hesabı, güvendiğiniz bir tanıdığa test öğrenci hesabı, bir başkasına da test veli hesabı açın. İlk görüşme bilgilerini girin, birlikte bir haftalık plan hazırlayın ve test öğrenciden birkaç gün boyunca telefondan çalışma kaydı girmesini isteyin. Ardından bir deneme sonucunu ders ve konu bazında kaydedin, hata nedenlerini not edin ve bir sonraki haftanın planını buna göre güncelleyin.

Sonra veli hesabıyla giriş yapın ve yalnızca görmesini istediğiniz bilgileri görüp görmediğini kontrol edin. Bir görüşme notunun veliye kapalı kaldığından emin olun. Bir veli raporu hazırlayın ve ne kadar zaman aldığını not edin. Son olarak tüm verileri dışa aktarın ve çıkan dosyanın başka bir sistemde kullanılabilir olup olmadığına bakın. Deneme sonunda test öğrenciye sorun: kayıt girmek zahmetli miydi, planını kolayca bulabildi mi? Öğrencinin cevabı, sizin izleniminizden daha belirleyicidir.

Eski düzenden geçiş ve veri taşıma

Koçların çoğu işe hesap tabloları, mesajlaşma grupları ve defterlerle başlar. Geçişte amaç her şeyi taşımak değil, aktif öğrencilerin takibini kesintisiz sürdürmektir.

• Aktif öğrencilerin profilini, güncel planını, konu durumunu ve son deneme sonuçlarını önceliklendirin.
• Görüşme notlarından yalnızca hâlâ işe yarayan kararları taşıyın; eski ve gereksiz notları kendi saklama düzeninize göre değerlendirin.
• Sağlık bilgisi gibi özel nitelikli kayıtları yalnızca gerçekten gerekliyse ve güvenli bir yolla taşıyın.
• Geçişi bir haftanın başında yapın, öğrencilere ve velilere yeni düzeni, giriş yöntemini ve neyin değişmediğini önceden anlatın.
• İlk haftada her öğrencinin kayıt girip girmediğini kontrol edin ve takılanlara birebir yardım edin.
• Geçiş tamamlandığında mesajlaşma gruplarında ve eski dosyalarda kalan öğrenci verilerini silin ya da arşivleyin.

Biz de bu ölçütleri kendimize sorarak eğitim koçları ve özel öğretmenler için hazırladığımız yazılım üzerinde çalışıyoruz; satışa çıktığında onu da aynı listeyle değerlendirmenizi öneririz.

Karar tablosu

Sık yapılan hatalar

• Yöntemi yazmadan program aramak ve programın varsayılan düzenini koçluk yöntemi hâline getirmek.
• Yalnızca koç ekranına bakıp öğrencinin kayıt deneyimini denememek.
• Veliye her şeyi otomatik olarak açan bir yapı kurmak.
• Ergin öğrencinin verilerini onunla konuşmadan veliyle paylaşmak.
• Sağlık bilgilerini herkesin gördüğü serbest not alanlarına yazmak.
• Veri işleme koşullarını ve verilerin nerede tutulduğunu sormadan sözleşme imzalamak.
• Puan tahmini gibi göz alıcı ekranları takip sürecinin yerine koymak.
• Dışa aktarmayı denemeden karar vermek.

Sık Sorulan Sorular

Eğitim koçları için en iyi program hangisi?

Herkes için tek bir en iyi program yoktur. Doğru program, sizin takip yönteminizi bozmadan taşıyan, öğrencinin kolayca kullandığı, veli paylaşımını sizin kontrolünüze bırakan ve verilerinizi güvenle tutan programdır. Önce yönteminizi yazın, sonra adayları bu yöntemle deneyin.

Hesap tablosu ile öğrenci takibi yapmak yeterli mi?

Az sayıda öğrenciyle başlarken yeterli olabilir. Öğrenci sayısı arttığında plan, kayıt, deneme ve görüşme notlarının farklı dosyalara dağılması, veliyle paylaşım sınırlarını yönetmenin zorlaşması ve erişim kontrolünün zayıf kalması sorun yaratır.

Veli, öğrencinin tüm kayıtlarını görmeli mi?

Veliye düzenli ve anlaşılır bir özet verilmelidir; ancak hangi bilgilerin paylaşılacağını baştan öğrenciyle konuşmanız gerekir. Ergin öğrencilerde bilgilerin veliyle paylaşımı 6698 sayılı Kanun m.8 açısından ayrıca değerlendirilmelidir. Öğrencinin sağlığı ya da güvenliğiyle ilgili ciddi bir durum ise veliden saklanmamalıdır.

Reşit olmayan öğrencinin bilgilerini programa girmek için ne gerekir?

Veliyi yazılı olarak bilgilendirmeniz, yalnızca gerekli bilgileri toplamanız ve sağlık bilgisi gibi özel nitelikli verilerde kanundaki şartlara uymanız gerekir. Açık rızanın nasıl alınacağı konusunda tereddüdünüz varsa bir hukukçuya danışın.

Program değiştirirken öğrenci verileri nasıl taşınmalı?

Aktif öğrencilerin profili, güncel planı, konu durumu ve son deneme sonuçları öncelikli taşınmalıdır. Gereksiz eski notları taşımak yerine kendi saklama düzeninize göre değerlendirin ve geçişten sonra dağınık kanallarda kalan kopyaları temizleyin.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Eğitim koçluğu nasıl yapılır? · Öğrenci takibi · YKS koçluğu · LGS koçluğu · Özel öğretmen web sitesi · KVKK uyumu kontrol listesi