Tur düzenlemek için hangi belge gerekir? Seyahat acentası belgesi ve paket tur kuralları

Tur düzenlemek için hangi belge gerekir?

Kısa cevap: seyahat acentası işletme belgesi. Kanun bu belgeyi "işletme belgesi" olarak adlandırır ve Bakanlıkça verildiğini açıkça yazar. Belge bir işletmeye özgüdür ve tüzel kişilere verilir; yani şahıs olarak, yalnızca vergi kaydınızla tur satma yolunu kanun tanımaz. Belgeyi almak için önce acentalık ya da turizm faaliyetini iştigal konusu olarak gösteren bir şirkete ihtiyacınız vardır.

Bir diğer önemli nokta meslek birliğidir. Kanun, seyahat acentalarının Seyahat Acentaları Birliğine üye olmasını zorunlu tutar; yönetmelik de seyahat acentası sıfatının Birliğe üye olmak ve Bakanlıktan işletme belgesi almak suretiyle kazanıldığını, acentanın faaliyete ancak belgeyi aldıktan sonra başlayabileceğini söyler. Başvuru dosyasının büyük kısmı da bu nedenle Birlik üzerinden yürür.

Tur ile paket tur arasındaki fark

Mevzuat birbirinden ayrı kavramlar kullanır ve yükümlülükler bu ayrıma göre değişir. Kanun ve yönetmelikteki tanıma göre tur, Türkiye'nin tarihî, doğal, kültürel ya da turistik değerlerinden birini tanıtmayı ve ulaştırmayı birlikte kapsayan, tek bir fiyatla satılan, kanunda belirtilen süreden kısa süren ya da konaklama içermeyen ticari faaliyettir. Klasik günübirlik gezi bu tanıma girer.

Paket tur ise 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun m.51 ve yönetmelikteki tanıma göre ulaştırma, konaklama ve bunlara bağlı olmayan başka turizm hizmetlerinden birden fazlasının birlikte, her şeyin dahil olduğu bir fiyatla satıldığı ve kanunda belirtilen süreden uzun sürdüğü ya da gecelik konaklama içerdiği düzenlemedir. Kanun, turun ayrıntılarını tüketicinin belirlemesi ya da hizmetlerin ayrı ayrı faturalanması hâlinde de paket tur hükümlerinin uygulanacağını özellikle belirtir.

Günübirlik turlar ve etkinlikler

Yönetmeliğin seyahat acentalarına özgü hizmetler listesi, münferit ya da grup için, programa bağlı ya da programsız, gecelemeli ya da gecelemesiz tur ve paket turları tanıtmayı, oluşturmayı, pazarlamayı ve satmayı açıkça sayar. Dolayısıyla bedel karşılığında satılan günübirlik bir gezi, tanıtma ve ulaştırmayı birlikte içeriyorsa acentalık kapsamındadır.

Ulaştırma içermeyen etkinlikler, örneğin tesisinizde yapılan bir yemek atölyesi ya da bahçede düzenlenen bir tadım, okuduğumuz metinlerde ayrıca tanımlanmamıştır. Bu tür bir faaliyetin acentalık sayılıp sayılmayacağı, belediye ruhsatınız ve faaliyetin niteliği gibi etkenlere bağlıdır; burada tahmin yürütmek yerine il kültür ve turizm müdürlüğüne ve belediyenize sormanızı öneririz. 2634 sayılı Turizmi Teşvik Kanunu turizm amaçlı sportif faaliyetler için ayrı bir izin kavramı da kullanır; doğa sporu ya da su sporu gibi bir etkinlik planlıyorsanız bu izni de sorun.

Hangi işler yalnızca seyahat acentasına aittir?

Yönetmelik, tüketiciye yönelik ve bedel karşılığında yapılan bazı hizmetleri acentalığa özgü sayar ve bunların acenta olmayan kişi ve kuruluşlarca yapılmasını yasaklar. Kendi cümlelerimizle özetlersek bu liste şunları kapsar:

• Tur ve paket turları tanıtmak, oluşturmak, pazarlamak ya da satmak; bireysel ya da grup, gecelemeli ya da gecelemesiz fark etmeksizin.
• Kara, deniz ve hava ulaştırma araçlarının rezervasyonunu yapmak ve biletini satmak.
• Başka bir acentanın ürettiği hizmetleri, ürün sahibi acentanın yetki vermesiyle satmak.
• Transfer hizmeti vermek.
• Konaklama, ulaşım, gezi, yeme içme, eğlence, spor, kongre, kültür, sağlık ya da eğitim amaçlı seyahatleri ve bunlara bağlı hizmetleri içeren tur ve paket turları kâr amacıyla düzenlemek ve satmak.
• Bedelini bir kişi ya da kuruluşun ödediği teşvik ve ikram amaçlı seyahatleri kâr amacıyla oluşturmak ve satmak.

Aynı yönetmelik, acentalık sayılmayan hizmetleri de sayar. Bunlardan biri sizin için özellikle önemlidir: konaklama, ağırlama, eğlence ve ulaştırma işletmelerinin, tabi oldukları düzenlemenin izin verdiği ölçüde kendi ürünlerini pazarlaması, rezervasyonunu yapması ve satması acentalık değildir. Yani pansiyonunuzun odalarını kendi sitenizden ya da telefonla satmanız için acenta belgesi gerekmez. Sınır, kendi ürününüzün dışına çıkıp ulaşım ve gezi gibi hizmetleri bir araya getirerek tur ya da paket tur satmaya başladığınızda aşılır.

Seyahat acentası grupları

Kanun ve yönetmelik seyahat acentalarını verdikleri hizmete göre gruplara ayırır. Hangi grubu seçeceğiniz, hangi müşteriye hangi turu satabileceğinizi belirler.

Konuklarınızın bir kısmı yabancıysa ve onlara tur satmayı düşünüyorsanız, C grubu belge bu işi karşılamaz. B ve C grubu acentalar, A grubu bir acentanın verdiği işi yürütebilir; ancak yönetmelik bu görevin yazıyla ya da sözleşmeyle belgelenmesini ister ve A grubu acentanın bir turunun tamamının bu yolla devredilemeyeceğini belirtir.

Seyahat acentası belgesi nasıl alınır? Adım adım

Aşağıdaki sıra yönetmelikteki başvuru düzenini izler. Dosyanızı hazırlamadan önce Birlikten ve Bakanlıktan güncel listeyi isteyin.

Şirketi kurun ve iştigal konusunu doğru yazın

Başvuru sahibi tüzel kişinin ana sözleşmesinde turizm ya da seyahat acentalığı faaliyetinin iştigal konusu olarak yer alması gerekir. Yönetmelik, bu ana sözleşmenin yayımlandığı ticaret sicili gazetesinin bilgisini ve temsile yetkili kişileri gösteren ticaret sicil tasdiknamesini başvuru belgeleri arasında sayar. Şirket türünü mali müşavirinizle birlikte seçin.

Acenta unvanı için Bakanlığa başvurun

İlk resmî adım, bir dilekçe ve varsa isim tesciline ilişkin belgeyle acenta unvanı almak üzere Bakanlığa başvurmaktır. Kanun, mevcut bir acentanın unvanının ya da onunla karışıklığa yol açacak bir benzerinin başka bir acentaca alınamayacağını söyler. Unvan uygun görülürse bu durum size ve Birliğe yazılı olarak bildirilir.

Başvuru dosyasını Birliğe verin

Unvan bildiriminden sonra, yönetmelikte belirtilen süre içinde dosyanızla Birliğe başvurursunuz. Yönetmeliğin saydığı başlıca belgeler şunlardır:

• Başvuru dilekçesi.
• Ana sözleşmenin yayımlandığı ticaret sicili gazetesinin tarih ve sayısını gösteren beyan.
• Temsile yetkili kişileri de gösteren ticaret sicil tasdiknamesi.
• Yönetmelik ekindeki örneğe uygun acenta unvanı taahhütnamesi.
• Şirket türüne göre yönetim kurulu üyeleri, müdürler, ortaklar ve temsile yetkili kişilerin kimlik numarası ve adli sicil beyanı.
• Nitelikli personele ait belge ile işyeri sosyal güvenlik kaydı ve çalışanların kimlik numaralarını gösteren beyan.
• Yönetmelikte belirtilen kuruluş teminatının aslı.

Yönetmelik, süresinde başvurulmaması, Birliğin bildirdiği eksiklerin süresinde tamamlanmaması ya da gerçeğe aykırı belge verilmesi hâlinde başvurunun işlemden kaldırılacağını söyler. Gerçeğe aykırı beyan ayrıca suç duyurusu konusudur.

Sahip ve yöneticilerin niteliklerini kontrol edin

Kanun, acenta sahiplerinde, tüzel kişilerde yönetim kurulu üyeleri ve yetkili yöneticilerde bazı nitelikler arar: kanunda belirtilen yaşı bitirmiş olmak, kanunda sayılan suçlardan mahkûm olmamak, ticari itibar bakımından yeterli olmak ve belgesiz acentalık nedeniyle cezalandırılmamış olmak.

Nitelikli personeli belirleyin

Yönetmeliğe göre her acenta merkezinde ve şubesinde belirli niteliklerden birine sahip nitelikli personel çalıştırılır: otelcilik ve turizm alanında meslek lisesi, ön lisans ya da lisans eğitimini tamamlamış olmak, enformasyon memurluğu yabancı dil başarı belgesine sahip olmak ya da Bakanlıkça verilmiş rehber belgesine sahip olmak. C grubu acentalarda enformasyon memurluğu başarı belgesi sahibi de bu personelin yerine çalıştırılabilir. Bu niteliklerden birine sahip olan ve acentasında fiilen çalışan acenta sahibi de personel sayılır.

İşyerini hazırlayın ve denetime açın

Yönetmelik acenta işyerinde şunları arar: herkesin serbestçe ulaşabileceği bir yerde olması, acenta unvanını taşıyan tabelanın dışarıdan görülebilmesi, grubunun gerektirdiği faaliyete uygun büyüklükte ve özenle düzenlenmiş olması, acenta işlemlerini internetten yapabilecek iletişim donanımının bulunması ve acentalık dışında başka faaliyet yapılmaması. Birlik, bildirdiğiniz adreste bu nitelikleri ve personel kayıtlarını denetler; Bakanlık da gerekli görürse ayrıca denetim yapabilir.

Belgenin verilmesi ve üyeliğin kesinleşmesi

Birlik başvuru hakkındaki görüşünü Bakanlığa ve size yazılı olarak bildirir. Başvurunuz reddedilirse, yönetmelikte belirtilen süre içinde Bakanlığa itiraz edebilirsiniz. Bakanlığın incelemesi olumlu sonuçlanırsa işletme belgesi düzenlenir; yönetmelik, Birlik üyeliğinin de belgenin düzenlenmesiyle kesinleştiğini söyler. Ancak bu aşamadan sonra tur satmaya başlayabilirsiniz.

Belgeyi aldıktan sonra: günlük yükümlülükler

Yönetmelik, acentanın belge almaya esas niteliklerini sürekli korumasını ister. Başlıca günlük yükümlülükler şunlardır:

• İşletme belgesini merkez ve şubede herkesin görebileceği bir yere asın; Birliğin düzenlediği acenta plaketini de dışarıdan görülebilir bir yere yerleştirin.
• Online satış yapıyorsanız bunu yalnızca acentalık hizmetleri için kullandığınız kanallardan yapın; belge numaranızı ve acenta unvanınızı açılış sayfasında, diğer sayfalarda sayfa sonunda gösterin ve bu kanalları Bakanlığa ve Birliğe bildirin.
• Satışını yaptığınız konaklama tesislerinin ve turizm amaçlı konutların belge numaralarını Bakanlık veri tabanından doğrulayın ve satışta bunlara yer verin; yönetmelik, acentaların belgesiz tesis ve konut satamayacağını açıkça yazar.
• Paket tur ve turlarda yönetmelikte sayılan belgeleri yanınızda bulundurun: işletme belgesinin onaylı sureti, katılımcı listesi, araç plakası, araç kiralıksa sözleşme sureti, başlangıç noktasını da gösteren program ve paket turda zorunlu sigorta poliçe sertifikası sureti.
• Kanunun öngördüğü durumlarda turlarda rehber bulundurun; kanun, turistlere rehberler dışında birinin rehberlik niteliğinde bilgi vermesini yasaklar.
• Müşterilerinizin isim ve adreslerini ve geziyle ilgili kişisel bilgilerini gizli tutun; kanun bunu mesleki sır olarak düzenler.
• Gerçeğe aykırı ve yanıltıcı tanıtım ve reklam yapmayın.
• Müşterileri, bilgileri ve onayları dışında alışveriş amacıyla belirli bir işletmeye götürüp bunun karşılığında menfaat sağlamayın; kanun bu durumda belgenin iptalini ve acentalık yapma yasağını öngörür.

Kanun, paket turlarda acentanın müşteriye taahhüt ettiği hizmetlerin, acentanın iflası da dahil herhangi bir nedenle verilmemesinden doğan sorumluluğunu sigorta ettirmesini zorunlu tutar. Bunun yanında acenta, paket tur sözleşmesi düzenlerken müşteriye kaza ve hastalık hâlinde dönüş masraflarını ve kazadan doğan zararları karşılayacak bir sigorta yaptırabileceğini bildirmek zorundadır.

Paket tur satarken broşür ve sözleşme kuralları

Paket turun tüketici tarafı 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun m.51 ve Paket Tur Sözleşmeleri Yönetmeliği ile düzenlenir. Sözleşmeden önce broşür verilmesi ve sözleşmenin bir nüshasının kâğıtta ya da kalıcı veri saklayıcısıyla tüketiciye verilmesi zorunludur.

Broşürde ne olmalı?

Yönetmeliğe göre broşürde paket turun vergiler dahil toplam fiyatı, ön ödeme tutarı ve kalan bedelin ödeneceği tarih yer alır. Paket turun içeriğine göre şu bilgiler de zorunludur: yolculuğun başlangıç ve bitiş tarihi ile yeri, ulaşım araçlarının türü ve hareket bilgileri, konaklamanın türü, yeri, nitelikleri ve sınıfı, yemek planı, güzergâh, pasaport, vize, yaş ve sağlık şartları, asgari katılımcı sayısı öngörülmüşse bu sayı ve iptalin bildirileceği son tarih, sigorta bilgileri ve rehberlik hizmetleri. Broşürdeki bilgiler düzenleyici ve aracı için bağlayıcıdır.

Sözleşmede ne olmalı?

Sözleşme broşürdeki bilgilere ek olarak tarafların adını ve iletişim bilgilerini, varış yerlerini ve kalış sürelerini, vergiler dahil toplam fiyatı, fiyat değişikliğinin şartlarını, ödeme planını, kabul edilen özel talepleri, mücbir sebep hâllerini ve sözleşmeden dönme ve fesih şartlarını içerir. Seyahat Acentaları Yönetmeliği de sözleşmede belge numarasının, acenta ve ticaret unvanının ve adresin yazılmasını, ürün başka bir acentaya aitse ürün sahibi acentanın açıkça belirtilmesini ister. Sözleşme ve bilgilendirmeler anlaşılır, açık ve okunabilir olmalıdır.

Değişiklik, iptal ve fesih

Düzenleyici, tüketiciden kaynaklanmayan nedenlerle sözleşmenin esaslı bir unsurunu değiştirirse ya da turu başlamadan iptal ederse, tüketici değişikliği kabul edebilir, sunulan başka bir tura katılabilir ya da tazminat ödemeden sözleşmeden dönebilir; dönme hâlinde ödediği bedel kesintisiz iade edilir. Tüketicinin kendi fesih talebinde ise yönetmelik, turun başlamasına kalan süreye göre farklı kurallar koyar ve belirli durumlarda kesinti yapılabilmesini bu kesintinin sözleşmede önceden belirtilmesine bağlar. Tüketicinin bu haklardan feragat ettiğini ya da düzenleyicinin sorumluluğunu sınırladığını gösteren kayıtlar geçersizdir.

Belgesiz tur düzenlemenin riskleri

Kanunun yaklaşımı nettir: geçici işletme ya da işletme belgesi olmadan acentalık faaliyetinde bulunanlar, bulundukları yerin en büyük mülki amiri tarafından derhal faaliyetten men edilir ve bundan ayrı olarak mülki amir tarafından idari para cezası verilir.

• Faaliyetten men ve idari para cezası riski.
• Paket turlarda zorunlu sigortanın yapılamaması; bir aksilikte müşterinin güvencesiz kalması ve sorumluluğun size dönmesi.
• Online ilanlarınızın belgesiz faaliyetin delili hâline gelmesi.

Pansiyon ve butik oteller konuklarına tur sunmak isterse

Konukların "buradan bir gezi ayarlayabilir misiniz?" sorusu her konaklama işletmesinin gündelik gerçeğidir. Bu talebe yasal olarak şu yollardan biriyle cevap verebilirsiniz:

Belgeli bir acentayla çalışmak

En pratik yol, turu belgeli bir seyahat acentasının düzenlemesi ve satmasıdır. Bu durumda tur acentanın ürünüdür; sözleşmede acentanın belge numarası, unvanı ve adresi yer alır, zorunlu sigorta ve rehber gibi yükümlülükler acentadadır. Siz konuğunuza bu acentanın iletişim bilgisini ve programını iletirsiniz. Yönlendirme karşılığında bir bedel almak gibi ara durumlar okuduğumuz metinlerde ayrıca düzenlenmemiştir; bu konuda il kültür ve turizm müdürlüğüne danışın.

Kendi acentanızı kurmak

Tur talebi işinizin kalıcı bir parçasıysa, ayrı bir tüzel kişilikle acenta belgesi almak düşünülebilir. Yönetmelik acenta işyerinde başka faaliyet yapılmamasını istediği için ofisin konumu konusunda önceden Birlikten görüş alın.

Yalnızca kendi hizmetinizi satmak

Son yol, odanızı ve tesisinizdeki kendi hizmetlerinizi satmak ve tur taleplerini belgeli acentalara bırakmaktır. Bu durumda konuklarınıza bölgedeki belgeli acentaları gösteren bir bilgi notu hazırlamak, hem hizmet kalitenizi artırır hem de sizi belgesiz faaliyet riskinden uzak tutar.

Hangi yolu seçerseniz seçin, rezervasyonlarınızı, konuk taleplerini ve tur yönlendirmelerinizi tek bir yerde kayıtlı tutmak işinizi kolaylaştırır. pansiyon, butik otel ve tur işletmeleri için hazırladığımız rezervasyon yazılımı bu tür işletmelerin günlük düzeni düşünülerek hazırlanıyor; seçim ölçütleri için otel rezervasyon programı seçimi rehberine de bakabilirsiniz.

Bir tur işletmesinde iş günü

Belgeli küçük bir acentanın sabahı, o günün turu için gereken belgelerin kontrolüyle başlar: onaylı belge sureti, katılımcı listesi, program ve paket turlarda sigorta sertifikası. Öğleye doğru bölgedeki bir pansiyondan gelen konuklar için günübirlik geziye kayıt alınır ve katılımcılara program bilgisi gönderilir. Öğleden sonra konaklamalı bir paket tur için otel seçilirken tesisin belge numarası Bakanlık veri tabanından doğrulanır. Gün, sosyal medyadaki tanıtımlarda belge numarasının ve unvanın doğru yazıldığı kontrol edilerek kapanır.

Sık yapılan hatalar

• Günübirlik gezilerin belge gerektirmediğini varsaymak.
• Şahıs işletmesiyle acentalık yapılabileceğini düşünmek; kanun belgeyi tüzel kişilere verir.
• Yabancı konuklara tur satmayı planlarken yalnızca yerli müşteriye hizmet veren grup belgesiyle başvurmak.
• Paket turda broşür vermeden, sözleşmeyi yalnızca mesajlaşma uygulamasında sözlü olarak kurmak.
• İptal kesintisini sözleşmede önceden yazmadan uygulamaya çalışmak.
• Sözleşmeye "hiçbir sorumluluk kabul edilmez" türünden kayıtlar koymak; yönetmelik bu kayıtları geçersiz sayar.
• Belgesiz tesislerle paket tur kurmak ya da onların ilanlarını paylaşmak.
• Online satış sayfalarında belge numarası ve unvanı göstermemek.
• Müşteri listelerini başka amaçlarla paylaşmak.

Sık Sorulan Sorular

Günübirlik tur düzenlemek için belge gerekir mi?

Bedel karşılığında satılan ve tanıtma ile ulaştırmayı birlikte içeren bir günübirlik gezi, kanundaki tur tanımına girer. Yönetmelik gecelemesiz turları tanıtmayı, oluşturmayı ve satmayı da seyahat acentalarına özgü işler arasında saydığı için seyahat acentası işletme belgesi gerekir.

Şahıs şirketiyle seyahat acentası açılır mı?

Hayır. 1618 sayılı Seyahat Acentaları ve Seyahat Acentaları Birliği Kanunu m.4 işletme belgesinin bir işletmeye özgü olarak tüzel kişilere verileceğini söyler. Başvuru için iştigal konusunda turizm ya da acentalık faaliyeti bulunan bir şirket gerekir.

Pansiyon konuklarına tur satabilir mi?

Pansiyonun kendi odalarını ve tesis içindeki kendi hizmetlerini satması acentalık sayılmaz. Ulaşım ve gezi gibi hizmetleri bir araya getirip tur olarak satmak ise acentalık kapsamındadır. Bu durumda belgeli bir acentayla çalışmanız ya da ayrı bir tüzel kişilikle belge almanız gerekir.

Paket tur iptal edilirse müşterinin hakları nelerdir?

Düzenleyici turu müşteriden kaynaklanmayan bir nedenle iptal ederse, müşteri sunulan başka bir tura katılabilir ya da tazminat ödemeden sözleşmeden dönebilir; dönme hâlinde ödediği bedel kesintisiz iade edilir. Ayrıntılar Paket Tur Sözleşmeleri Yönetmeliği ile düzenlenir.

Marka adları sahiplerine aittir. Bu yazı bağımsız bir teknik rehberdir; adı geçen kuruluşlarla bayilik veya ortaklık ilişkisi bulunduğu anlamına gelmez.

İlgili içerikler: Pansiyon nasıl açılır? · Turizm işletmesi belgesi · Kapora ve iptal kuralları · Pansiyon müşteri bulma · Mesafeli satış sözleşmesi · Randevu ile rezervasyon farkı